+7 (495) 956-79-28
ГлавнаяПресс - центрСтатьи и интервьюСЭД/ECM как система для управления знаниями

СЭД/ECM как система для управления знаниями

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №6, 2015

Какие информационные системы позволяют управлять знаниями?

Консультант отдела информационного обеспечения, г. Самара

 

__200.jpgДля того чтобы управлять знаниями, их надо уметь фиксировать. То есть, должна сложиться определенная корпоративная культура. Знания организации рождаются в ходе различных деловых процессов. И наиболее ценные знания связаны несомненно с главными процессами организации — теми, которые сопровождают ее основную деятельность. Скажем, для розничного банка таким процессом будет выдача потребительских кредитов, а для муниципальной администрации —  обработка обращений граждан и оказание соответствующих услуг.

Если существует некая удобная для носителей знаний система, позволяющая по ходу делового процесса создавать, совместно использовать и сохранять документы процесса в едином инфопространстве, то это и создает условия для фиксации знаний. Знания в любом случае формализуются и накапливаются в виде документов, даже если и не в текстовом формате. Это могут быть видео- или аудиозаписи, презентации, графические файлы и т.д. Словом, контент. А значит, логично предположить, что системы управления контентом, или СЭД/ECM, лучше других подходят для создания корпоративных баз знаний.  Извлечение и предоставление накопленных знаний — это вопрос интеллектуального поиска, наличия аналитических приложений, которые должны быть интегрированы с СЭД.

Наиболее современным подходом к сохранению знаний, возникающих по ходу деловых процессов, является адаптивный кейс-менеджмент. Технология ACM, интегрированная в современную CЭД, позволяет документировать процессы, накапливать и совершенствовать лучшие практики. Инструменты ACM применяются непосредственными владельцами процессов, а не ИТ-специалистами или бизнес-аналитиками. А это значит, что полученные знания — шаблоны кейсов, результаты обсуждений, последовательность проведения работ — будут максимально приближены к повседневной деловой практике.

Как избежать потери непрерывности процесса при переходе  на автоматизированную систему?

Ведущий менеджер направления СЭД/ECM, г. Нижний Тагил

Один из способов опробовать новые технологии без ущерба для бизнеса — создать внутри организации своего рода экспериментальную площадку, где в рамках небольших пилотных проектов ИТ-специалисты смогут оценить возможности продуктов, появляющихся на высокотехнологичном рынке. Такой подход применяют крупные компании и организации. Если пилотный проект оказывается успешным, систему можно развивать дальше — внедрять для решения более широкого круга задач, проводить развертывание в филиалах и т.п.

Наличие такого «полигона» позволяет проводить пробные внедрения систем, не использующихся в организации на данный момент, а также анализировать возможности уже работающих решений, но применительно к новым предметным областям. Суть подхода в том, чтобы в рамках небольшого бюджета и сжатых сроков решить некую локальную бизнес-задачу. Этого, как правило, достаточно, чтобы протестировать возможности системы и ее работоспособность, не ввязываясь сразу в долговременный и дорогостоящий проект с широким спектром задач.

Можно ли считать корпоративный портал хранилищем документов?

Начальник отдела ДОУ, г. Петропавловск-Камчатский

Портал — это способ и форма представления данных и работы с ними, но сами данные могут содержаться в различных системах, включая CRM, ERP, HRM, СЭД и др. Если речь идет о документах, то их хранилищем является СЭД/ECM, а портал служит инструментом для удобного поиска необходимого контента. Объединяя данные из нескольких систем, портал является единой информационной средой, предназначенной для совместной работы и взаимодействия. Основная функция корпоративного портала — обеспечивать эффективные коммуникации внутри компании. Хранилищем он не является.

 

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.