Строительство котельной. Как сохранить документы и данные

Типовой проект строительства промышленной котельной требует слаженной работы шести-семи различных подразделений компании-подрядчика. При этом процесс строительства от начала до завершения сопровождают документы, и не только внешние регуляторные, но и внутренние — договор с заказчиком и контракты с субподрядчиками, требования к оборудованию, сметы, проектная документация, акты приемки работ и т.п. Как обеспечить участников строительства котельной удобной средой для коллективной работы, которая объединяла бы в себе инструменты для управления проектами с возможностью структурированного хранения и анализа всей значимой информации? Об этом — в статье, основанной на опыте двух компаний. Первая из них, "Rainbow – Инженерные системы", специализируется на проектировании, строительстве и обслуживании промышленных и бытовых котельных. В свою очередь компания "ИнтерТраст" является одним из ведущих разработчиков систем для управления бизнес-процессами, задачами и документами.

Наверное, ключевой особенностью отрасли является то, что котельные относятся к категории особо опасных объектов, их строительство регулируется множеством надзорных организаций и во многом является регламентируемым процессом. В зависимости от типа котельной и вида топлива применяется тот или иной набор регламентов, диктующих порядок выполнения каждого этапа проекта и определяющих, какие разрешительные документы и сертификаты необходимо предоставить в регулирующие организации.

"Важно, чтобы к определенному этапу проекта были зарезервированы не только необходимые ресурсы, но и подготовлены все документы, — рассказывает Антон Анохин, генеральный директор группы компаний "Rainbow - Инженерные системы". — Часть этих документов предоставляется в надзорные органы, часть — заказчику. Речь порой идет о довольно объемных комплектах документации, которую необходимо сформировать и согласовать в определенное время. Ситуация дополнительно усложняется тем, что каждый руководитель проекта отвечает за несколько объектов и должен держать в памяти не одну контрольную дату. При этом нужно понимать, что ни один сложный проект не идет в абсолютном соответствии с планом: появляются объективные обстоятельства, вынуждающие корректировать ход работ, переносить сроки отдельных этапов или включать в проект новые этапы".

Руководитель проекта и специалисты, ответственные за тот или иной этап, должны оперативно получать информацию об изменении хода работ и контролировать процессы подготовки необходимых документов. Эти задачи зачастую решаются с помощью нескольких информационных систем, не связанных друг с другом. Планирование и общий контроль проекта осуществляются с помощью MS Project, сопровождающая проект документация содержится в файловом хранилище, часть необходимых данных — в ERP и бухгалтерской системе. Необходимо также учитывать, что большой объем информации содержится в электронной почте и на локальных дисках сотрудников, участвующих в проекте.

Контент, создаваемый в ходе каждого проекта, хранит немало полезной для бизнеса информации, которая может быть использована для оптимизации работ по предстоящим проектам. Документы и данные — при условии их централизованного сбора и структурированного хранения — могли бы стать основой для качественной аналитики. Такой анализ дает возможность точнее оценить финансовые и временные показатели будущих проектов.

"На деле здесь происходит разрыв: после подписания последних закрывающих актов анализ не проводится, даже если все необходимые данные для этого собраны, — комментирует Антон Анохин. — Мы пытались решить эту проблему и даже организовали облачное хранилище всех проектных документов, но этого оказалось недостаточно. Некоторые проекты длятся по полтора-два года, и собрать все документы за такой срок бывает непросто. В итоге мы не всегда имеем полную картину проекта и не можем точно оценить, почему одни параметры соответствуют плановым, а другие существенно отличаются от наших прогнозов. Мы бы хотели иметь в своем распоряжении систему, в которой можно было бы совместить функции гибкого управления проектами с инструментами для управления документацией и анализа корпоративного контента".

Оптимальным инструментом для решения подобных задач является адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM) и программные продукты, реализующих этот подход. ACM применяется для управления нерегламентированными или частично регламентированными процессами, когда ход работ заранее не предопределен с абсолютной точностью, хотя конечная цель и перечень этапов в общем виде известны заранее.

Еще одна особенность кейсов — значительный объем контента, который сопровождает решение задачи и рождается в ходе работ. Контент — это не только документы, но также электронные таблицы, переписка по электронной почте, файлы изображений (в том числе сканированных), аудио- и видео-файлы и т.д. Именно поэтому инструменты ACM демонстрируют наибольшую эффективность, когда применяются в связке с системами электронного документооборота (СЭД). СЭД, с одной стороны, служит хранилищем контента, а с другой — предоставляет участникам кейса рабочую среду, единый интерфейс и все необходимые инструменты для достижения целей проекта. Одним из решений, объединяющих функциональность ACM и СЭД, является система управления документами и задачами CompanyMedia, разработанная компанией "ИнтерТраст".

Рис. 1. Кейсы объединяют все ресурсы, необходимые для достижения цели 

"В кейсах отправной точкой является группа людей, работающих по проекту, — говорит Вадим Ипатов, заместитель генерального директора "ИнтерТраст" по развитию бизнеса.  — Для создания шаблона кейса достаточно общего описания процесса без глубокой детализации. Основой для такого шаблона может служить успешный проект, в нашем случае — проект строительства котельной. В шаблоне обозначаются этапы проекта, задачи и документы, сроки, ответственные подразделения и конкретные исполнители. На формирование кейса и его запуск уходит не более одной недели. После запуска бизнес-процесс корректируется и изменяется самими специалистами, отвечающими за конкретную ветку проекта".

Все элементы, необходимые для решения поставленной задачи — люди, документы, задачи, а также инструменты коммуникаций, планирования и контроля — объединены в единой рабочей среде ACM. В этой среде составляется план в виде перечня задач, ведущего к достижению требуемого результата и  чек-лист — как перечень критериев достижения результата. Весь процесс, включая планирование, назначение ответственных, работу с задачами и документами, контроль хода их выполнения, нагляден и прозрачен. В той же среде при необходимости происходит переназначение ответственных, изменение первоначального плана и перегруппировка ресурсов.

На основе успешно завершенного проекта (или нескольких) шаблон кейса можно усовершенствовать. Если со схожими процессами работают несколько групп, то благодаря шаблонам появляется возможность сравнить алгоритмы решения задач, выявить наиболее эффективный подход. Создается не просто база знаний — формируется набор лучших корпоративных практик.

В среде ACM сохраняются не только наработанные алгоритмы решения определенных задач, но и весь комплекс документов, сопровождающих проект. В свою очередь интеграционные возможности системы CompanyMedia позволяют организовать автоматизированный обмен данными между СЭД и другими информационными системами, включая ERP и бухгалтерские приложения. Таким образом, значимые для бизнеса данные консолидируются в одной системе, становятся доступны для ознакомления и анализа.