В администрации города Мурманска планируется полный переход на импортонезависимую СЭД CompanyMedia

В 2020 году в администрации города Мурманска проведено внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia в 141 подведомственной организации. Всего, на сегодняшний день, в администрации города в системе CompanyMedia работает 155 организаций: администрация с разными комитетами и учреждения, подведомственные комитетам по образованию и по жилищной политике. В администрации города Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую версию CompanyMedia.

О заказчике

Мурманск находится на восточном побережье Кольского залива Баренцева моря. Это крупнейший в мире город, расположенный за Северным полярным кругом. Основа экономики - Мурманский морской порт, один из крупнейших незамерзающих портов в России. Город разделён на 3 внутригородские административно-территориальные единицы: Ленинский, Октябрьский и Первомайский административные округа. Площадь города - 138,98 кв. км.

Об исполнителе

Компания «Кроссджойн» образована в 2012 году. Авторизованный центр компетенции компании «Интертраст». Помимо внедрения и сопровождения СЭД CompanyMedia «Кроссджойн» занимается разработкой собственного программного обеспечения. Клиенты - как организации Мурманска из государственного сектора, так и коммерческие структуры.

О разработчике

Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, - один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. В числе основных направлений деятельности - разработка, внедрение и сопровождение систем электронного документооборота на базе CompanyMedia. За 25 лет компанией «ИнтерТраст» выполнено свыше 3 тыс. проектов, более 500 тыс. пользователей ежедневно работают с документами с помощью программных продуктов «ИнтерТраст».

История проекта

Проект внедрения системы управления документами, задачами и личной продуктивностью CompanyMedia начался в 2012 году. До этого в администрации города Мурманска и ее подразделениях использовались обособленные системы для регистрации входящей, исходящей, внутренней корреспонденции и обращений граждан: MS Access, СЭД «Дело» и другие. По факту эти системы обеспечивали только регистрацию документов, при этом контроль исполнения осуществлялся делопроизводителями, а вся информация передавалась на бумажных носителях.

СЭД CompanyMedia была выбрана, так как соответствовала всем основным задачам, поставленным при внедрении на тот момент:

• обеспечение регистрации документов в подразделениях администрации города, являющимися отдельными юридическими лицами,
• обеспечение электронного обмена документами между участниками документооборота,
• возможность разграничения доступа к документам, в зависимости от должностных обязанностей пользователей,
• обеспечение контроля исполнения поручений.

Немаловажную роль сыграл тот факт, что вендор, компания «ИнтерТраст», могла предложить услуги по внедрению системы силами сотрудников партнера в городе Мурманске - компании «Кроссджойн». Все работы по внедрению проводились сертифицированными специалистами компании «Кроссджойн». Наличие партнера в городе Мурманске позволило обеспечить качественную и своевременную работу по проекту, обеспечив при этом плотное взаимодействие сотрудников администрации и специалистов партнера.

Во внедренной системе ведется полный цикл работ по входящим, исходящим документам, внутренним и организационно-распорядительным документам, а также обращениям граждан. Обеспечивается контроль исполнения поручений. Внедрено использование КЭП. В администрации города Мурманска руководители используют мобильные рабочие места.

При внедрении системы была осуществлена миграция данных из предыдущих версий различного ПО (MS Access, «Дело» и другие).

Обучение пользователей производилось в очной форме на рабочих местах заказчика при непосредственном участии специалистов центра обучения компании «ИнтерТраст». В ходе этих консультаций и обучения были разработаны краткие инструкции для пользователей СЭД разных уровней. На данный момент консультирование пользователей осуществляется службой технической поддержки. В случае необходимости, учебным центром «ИнтерТраст» проводятся вебинары в онлайн-формате.

Процесс перехода на импортонезависимую СЭД

В 2020 году в администрации г. Мурманск появилась необходимость в тиражировании СЭД на подведомственные организации. Было решено внедрять в новые организации актуальную импортонезависимую систему CompanyMedia, чтобы в дальнейшем все организации, включая администрацию, можно было перевести в единую импортонезависимую среду электронного документооборота CompanyMedia. В результате проекта тиражирования были подключены 141 организация.

В настоящее время система управления документами и задачами CompanyMedia внедрена в 155 системных организациях - непосредственно в администрации и 13 комитетах, а так же в 141 учреждении, подведомственных комитету по образованию администрации и комитету по жилищной политике города Мурманска. В системе работают более 700 пользователей. В администрации города Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую СЭД всех организаций.

Зоны ответственности в проекте между специалистами администрации и специалистами компании «Кроссджойн» распределяются следующим образом: ИТ-специалисты заказчика отвечают и обеспечивают работу серверов, регистрацию пользователей, системное администрирование с привлечением для консультаций специалистов вендора. Задачи по внедрению, настройке, доработке модулей СЭД, а также технической поддержке СЭД, решаются партнером с привлечением специалистов вендора при необходимости.

Результаты внедрения

«Сложно сравнивать практически полностью бумажный документооборот, который имел место до внедрения, и систему, которая развивается уже более 8 лет. Несомненно, благодаря реализованному проекту автоматизации в администрации увеличилась скорость обработки документов, появился контроль за их исполнением, в том числе ускорилась реакция по обращениям граждан. В 2020 году оказалось очень важным обеспечить возможность удаленной работы с документами, особенно для руководителей высшего звена. И это удалось реализовать с помощью тонкого клиента CompanyMedia и мобильных рабочих мест на планшетах, которые позволили работать из дома», - комментирует начальник отдела СЭД компании «Кроссджойн» Екатерина Гаврилкевич.

Начальник отдела СЭД компании «Кроссджойн» Екатерина Гаврилкевич

Планы развития

Дальнейшее развитие СЭД планируется в нескольких направлениях:

• запуск взаимодействия подведомственных учреждений с правительством Мурманской области с использованием МЭДО 2.7;
• перевод всех организаций на импортонезависимую СЭД CompanyMedia;
• увеличение количества пользователей СЭД в организациях;
• подключение новых подведомственных организаций и учреждений;
• интеграция для обеспечения обмена документами между Пенсионным Фондом РФ по Мурманской области и подведомственными учреждениями комитета по образованию.