Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Какие документы нужно хранить в СЭД?
Источник: практический журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера"
Автор: Илья Ипатов, ведущий консультант "ИнтерТраст"
У нас в организации недавно внедрен электронный документооборот, и меня настораживает, что мы вносим в систему все документы подряд. Это связано с дополнительными временными и финансовыми затратами. Что именно хранить в СЭД? (Ксения, секретарь)
Электронный документооборот практически никогда не внедряется «с нуля». К моменту, когда руководство организации приходит к решению о внедрении СЭД — системы электронного документооборота, как правило, уже существуют устоявшиеся правила обычного «бумажного» делопроизводства: как минимум ведется журнал входящей и исходящей корреспонденции. В СЭД будут регистрироваться те же документы, что ранее регистрировались в таком журнале. Нужно сказать, что возможный набор документов, которые можно обрабатывать в СЭД, намного шире, чем входящие/исходящие, но на начальном этапе внедрения системы оптимизируется именно этот участок делопроизводства, и никаких дополнительных затрат времени не возникает.
Вообще согласно действующим в сфере документооборота нормам существуют два типа документов — регистрируемые и условно регистрируемые. Последние по сути не регистрируются в СЭД. Причем выбор — какие именно документы регистрировать, а какие нет — зависит от самой организации, от действующих в ней регламентов и инструкций по делопроизводству. Обычно регистрации подлежат те документы, которые затем пойдут в работу.
В качестве примера можно привести обращения граждан в государственных структурах и заявки или рекламации заказчиков в коммерческих компаниях. Такие документы требуют дальнейшей работы — реакции одного или нескольких сотрудников, согласований, отчетов об исполнении и т.д. Если оставить такой документ в бумажной форме, не регистрируя его в СЭД, то секретарю придется выполнить огромный объем рутинной работы. Ведь всех сотрудников, задействованных в работе с документом, придется обходить лично, причем не один раз. Однако, если документ сканируется и регистрируется в СЭД, то вся его дальнейшая «жизнь» проходит уже в электронной форме. Ознакомление, выдача резолюций и поручений, согласование необходимых дополнительных документов, подготовка отчетов — все эти операции осуществляются уже в электронной форме. Помимо прямой экономии времени, сокращается объем необходимых бумажных носителей. Классический «бумажный» документооборот — это всегда огромное количество копий на всех ключевых этапах жизни документа. Однако это не значит, что регистрации подлежат все документы без разбора. Примером нерегистрируемого документа будет письмо рекламного характера с предложением приобрести некий товар или услугу. В большинстве случаев такие письма отправляются в мусорную корзину и не требуют какой-то дополнительной работы внутри организации.
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.
-
В 2022 год оказался очень плодотворным ...
-
О роли ИТ-мониторинга в проектах внед...
-
Насколько успешно проходит цифровиза...
-
Крупная нефтяная компания в Удмуртск...
-
В Оренбургской области на протяжении ...
-
В ситуации ухода с российского рынка ...
-
Кроссплатформенность и совместимост...
-
Какие результаты были достигнуты в 2021...
-
С какими вызовами встретился в 2021 год...
-
Компания «ИнтерТраст» в числе первых ...
-
Любая организация стремится обеспечи...
-
Вот уже почти два года наша страна, ка...
-
В начале 2021 года компания «ИнтерТраст...
-
Ровно десять лет назад, в 2011-м, компани...
-
РСПП оценил затраты российского бизн...
-
В июле 2019 года специалисты администра...
-
В 2020 году в администрации города Мурм...
-
Одним из следствий пандемии корона...
-
Компания «ИнтерТраст», основанная в 19...
-
Остается ли в эпоху ц...
-
Новая цифровая реальность, появление ...
-
В госорганах Новосибирской области р...
-
Разработка, внедрение и сопровождени...
-
СЭД/ЕСM все чаще выступает в качестве ...
-
На рубеже года принято подводить и...
-
Система документационного обеспечен...
-
Специалисты компании «Интерт... -
Пять лет назад, отвечая на вопрос ж...
-
5 лет назад компания «ИнтерТраст» выв...
-
Системы электронного документооборо...
-
Граница между крупными и средними ком...
-
В последние два десятилетия направле...
-
Широка у нас страна родная, и когда в М...
-
Технология адаптивного кейс-менеджме...
-
Как известно, финансовый год у многих ...
-
По мнению Александра Савельева, замес...
-
Магический квадрант Gartner и «волны» ры...
-
Старая гвардия разработчиков возглав...
-
Направление средств групповой работы...
-
Илья Ипатов, ведущий консультант комп...
-
Бюрократизм традиционных СЭД нередко...
-
Уничтожение документов – это больше, ...
-
Развитие кросплатформенной CompanyMedia 5 я...
-
Каково положение дел с использование...
-
В 2016 году отечественные системы докум...
-
Компания «ИнтерТраст» объявила о вып...
-
В этом году в число лидеров квадранта ...
-
Современные системы электронного док...
-
Электронные государственные услуги с...
-
12 сентября компания OpenText официально о...
-
Безбумажный документооборот пока ост...
-
Десять лет назад в Ямало-Ненецком авт...
-
Бизнес-аналитика становится все боле...
-
Как повлияла на бизнес отечественных ...
-
Скорость изменений в политике и бизне...
-
Компания «ИнтерТраст», один из лидеро...
-
Если говорить о складывающейся на оте...
-
Сегодня всем очевидно, что бумажные д...
-
Мобильные приложения со схожей функц...
-
Решения класса СЭД/ECM относятся к функ...
-
В 2015 году у компании «ИнтерТраст», нес...
-
Как и ожидалось, 2015 год выдался сложны...
-
О лицензиях и методологии в области с...
-
Сегодня речь идет не об оптимизации р...
-
Разговоры о переходе на безбумажный э...
-
Директор центра продаж и внедрения ко...
-
Мобильные решения в составе СЭД/ECM — э...
-
Илья Ипатов, руководитель отдела элек...
-
В конце октября компания "ИнтерТраст" ...
-
Несмотря на то, что понятие системы эл...
-
Как система электронного документооб...
-
В рамках данного обзора Docflow рассмотр...
-
Эдуард Михайлов, руководитель отдела...
-
Импортозамещение и переход на СПО в п...
-
В современных СЭД существуют инструм...
-
Система класса СЭД/ECM, дополненная раз...
-
По итогам обновления СЭД CompanyMedia до че...
-
Благодаря объединению поисковых и ан...
-
По мнению Вадима Ипатова, заместителя...
-
Ровно 15 лет назад вступил в силу нацио...
-
Ирина Соколова, начальник отдела моби...
-
В своем комментарии Вадим Ипатов, зам...
-
Типовой проект строительства промышл...
-
Какие компоненты комплексных мобильн...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Чем отличаются мобильные решения СЭД/...
-
Если еще несколько лет назад управлен...
-
Компания «ИнтерТраст» приняла участи...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Ольга Скиба, бизнес-аналитик компании...