Какие документы нужно хранить в СЭД?

Источник: практический журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера"
Автор: Илья Ипатов, ведущий консультант "ИнтерТраст"

У нас в организации недавно внедрен электронный документооборот, и меня настораживает, что мы вносим в систему все документы подряд. Это связано с дополнительными временными и финансовыми затратами. Что именно хранить в СЭД? (Ксения, секретарь)

Электронный документооборот практически никогда не внедряется «с нуля». К моменту, когда руководство организации приходит к решению о внедрении СЭД — системы электронного документооборота, как правило, уже существуют устоявшиеся правила обычного «бумажного» делопроизводства: как минимум ведется журнал входящей и исходящей корреспонденции. В СЭД будут регистрироваться те же документы, что ранее регистрировались в таком журнале. Нужно сказать, что возможный набор документов, которые можно обрабатывать в СЭД, намного шире, чем входящие/исходящие, но на начальном этапе внедрения системы оптимизируется именно этот участок делопроизводства, и никаких дополнительных затрат времени не возникает.

Вообще согласно действующим в сфере документооборота нормам существуют два типа документов — регистрируемые и условно регистрируемые. Последние по сути не регистрируются в СЭД. Причем выбор — какие именно документы регистрировать, а какие нет — зависит от самой организации, от действующих в ней регламентов и инструкций по делопроизводству. Обычно регистрации подлежат те документы, которые затем пойдут в работу.

В качестве примера можно привести обращения граждан в государственных структурах и заявки или рекламации заказчиков в коммерческих компаниях. Такие документы требуют дальнейшей работы — реакции одного или нескольких сотрудников, согласований, отчетов об исполнении и т.д. Если оставить такой документ в бумажной форме, не регистрируя его в СЭД, то секретарю придется выполнить огромный объем рутинной работы. Ведь всех сотрудников, задействованных в работе с документом, придется обходить лично, причем не один раз. Однако, если документ сканируется и регистрируется в СЭД, то вся его дальнейшая «жизнь» проходит уже в электронной форме. Ознакомление, выдача резолюций и поручений, согласование необходимых дополнительных документов, подготовка отчетов — все эти операции осуществляются уже в электронной форме. Помимо прямой экономии времени, сокращается объем необходимых бумажных носителей. Классический «бумажный» документооборот — это всегда огромное количество копий на всех ключевых этапах жизни документа. Однако это не значит, что регистрации подлежат все документы без разбора. Примером нерегистрируемого документа будет письмо рекламного характера с предложением приобрести некий товар или услугу. В большинстве случаев такие письма отправляются в мусорную корзину и не требуют какой-то дополнительной работы внутри организации.