НМИЦ хирургии им. А.Н. Бакулева

Внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia для автоматизации внутреннего документооборота позволило центру преодолеть зависимость от гигантских объемов бумажной документации, ускорить процессы согласования и регистрации документов до 60%, а также заложить основу для будущей интеграции с внешними системами здравоохранения.

Введение: Вызов времени для флагмана медицины

Национальный медицинский исследовательский центр сердечно-сосудистой хирургии им. А.Н. Бакулева — это мировой лидер в кардиохирургии, где ежедневно борются за человеческие жизни. Но в начале 2021 года Центр столкнулся с вызовом, который тормозил его развитие: гигантские объемы бумажной документации. Ежедневно сотрудники секретариата начинали день с разбора кипы документов высотой до 60 сантиметров. Пандемия и открытие ковидного госпиталя лишь усугубили ситуацию, показав, что «бумажное» наследие стало угрозой оперативности и современности одного из самых инновационных медицинских учреждений страны.

Руководство Центра осознало: чтобы сердце клиники билось в ритме времени, необходимо «перезапустить» его документооборот.

Решение: Выбор интеллектуальной системы

Центру требовалось не просто программное обеспечение, а надежный партнер. Критерии были строгими: дружелюбный интерфейс для сотрудников с разным уровнем компьютерной грамотности, простота обслуживания и доступная цена, соответствующая бюджетной организации. Приоритет был отдан отечественным решениям.

По итогам конкурса, инициированного директоратом и секретариатом, победителем была признана система электронного документооборота CompanyMedia от нашей компании. Она идеально соответствовала всем требованиям и обещала стать тем цифровым каркасом, который нужен Центру.

Реализация: Виртуозное внедрение в сжатые сроки

Перед командой внедрения стояла амбициозная задача — запустить систему в рекордные сроки. Несмотря на январские праздники, проект был реализован менее чем за месяц. Уже 1 февраля 2021 года СЭД CompanyMedia была запущена в промышленную эксплуатацию.

На первом этапе на 200 рабочих местах были подключены ключевые сотрудники: заведующие отделениями, их помощники, руководство и специалисты бухгалтерии, планово-экономического и тендерного отделов. Секретариат, как главный двигатель документооборота, перешел на новую систему в полном составе.

Результаты: Дыхание новой эффективности

Уже через несколько месяцев после внедрения в Центре заговорили о первых значимых победах:

• Цифры говорят сами за себя: За неполный год работы в системе было зарегистрировано около 2000 входящих, 1900 исходящих документов и 4000 служебных записок. Это — объем работы, который теперь выполняется быстрее и прозрачнее.
• Скорость и прозрачность: Удобный поиск свел к минимуму время на розыск документов. Процессы согласования стали контролируемыми и предсказуемыми.
• Культурная трансформация: Несмотря на первоначальные трудности, многие сотрудники вскоре оценили удобство системы. «Многие из них спустя некоторое время отзывались о CompanyMedia как об очень удобном инструменте с широкими возможностями», — отмечает Юлия Рудина, заведующая секретариатом НМИЦ.
• Гибкость и понимание: В Центре проявили мудрость, не оказывая давления на медицинский персонал, понимая, что врачи не всегда могут отвлечься от пациентов. Это позволило провести переход максимально гладко.

Заключение: Взгляд в будущее цифрового здравоохранения

Внедрение CompanyMedia стало для НМИЦ им. Бакулева не просто IT-проектом, а стратегическим шагом в будущее. Успешная автоматизация внутреннего документооборота — это только начало.

Центр планирует полностью перевести всех подключенных сотрудников на электронный формат, а затем — расширить число пользователей, рассматривая мобильную версию для заместителей заведующих. Следующая амбициозная цель — налаживание внешнего электронного взаимодействия с Минздравом России через интеграцию с МосЭДО.