Правительство Воронежской области

Правительство Воронежской области построило единое пространство импортонезависимого электронного документооборота в масштабах всего региона

Правительство Воронежской области успешно реализовало проект по созданию единого пространства электронного документооборота на базе отечественной СЭД CompanyMedia. Проект был направлен на выполнение требований импортозамещения, установленных постановлением Правительства РФ № 325 от 23 марта 2017 года, а также на интеграцию муниципальных образований, городских и сельских поселений Воронежской области в единую систему документооборота в масштабах всего региона. По результатам проекта все департаменты и министерства, структурные подразделения Правительства, исполнительные органы власти, администрации муниципальных образований, городских и сельских поселений перешли на российское программное обеспечение и работают в единой среде электронного документооборота.

Воронежская область, расположенная в центральной части России, представляет собой динамично развивающийся регион с богатой историей и разнообразной природой. Столица области, город Воронеж, является важным культурным и промышленным центром страны. Регион славится своими обширными сельскохозяйственными угодьями, развитыми отраслями машиностроения и пищевой промышленности, а также значительными запасами полезных ископаемых. Воронежская область активно инвестирует в инфраструктурные проекты и цифровизацию, что способствует её экономическому росту и повышению качества жизни населения. Кроме того, область известна своими живописными ландшафтами и историческими достопримечательностями, привлекающими туристов со всей страны.

История проекта

2019. Переход на импортонезависимую версию СЭД CompanyMedia 6

Работа по модернизации АС ДОУ Правительства Воронежской области стартовала в 2019 году. Основной целью проекта стал перевод АС ДОУ на импортонезависимую версию CompanyMedia на основе отечественных ОС, баз данных и серверов приложений. Технологически новая версия CompanyMedia позволяла не только выполнить требования Правительства РФ по импортозамещению, но и давала возможность организовать единое информационное пространство для всего региона, объединив все структурные подразделения Правительства Воронежской области, исполнительные органы государственной власти, а также муниципальные образования, районы и городские округа.

На данном этапе развития АС ДОУ ставились следующие ключевые задачи проекта:

Подготовка к переходу на импортонезависимую СЭД

Фактически проект перехода начался ещё в 2018 году, когда на стороне Заказчика — Департамента цифрового развития Воронежской области — была сформирована рабочая группа по этому вопросу. В неё вошли представители ключевых Управлений и Департаментов: Департамента цифрового развития, организационного, правового и контрольного Управлений, а также Управления по работе с обращениями граждан. Параллельно были созданы рабочие группы со стороны Разработчика. Сферы ответственности в проекте распределились следующим образом:

• Заказчик (Министерство цифрового развития Воронежской области) — постановка задач и контроль их выполнения.
• Разработчик «Компания ИнтерТраст» — ведение проекта, консультации и техническая поддержка.

Благодаря профессиональному и слаженному взаимодействию всех участников проекта был разработан детальный план перехода, который включал:

• Анализ и перенос всех функциональных доработок из старой версии системы;
• Определение порядка миграции документов с учётом их типов и сроков исполнения;
• Разработку технического проекта с архитектурной схемой системы, описанием модулей и интерфейсов;
• Подготовку комплектов документации для пользователей и администраторов новой версии системы;
• Планирование сроков и объёмов обучения администраторов и пользователей новой версии АС ДОУ.

Особое внимание уделялось отбору документов для первоочередной миграции, чтобы обеспечить их доступность с первого дня работы в новой версии системы. При этом старая версия СЭД оставалась доступной в качестве архива.

Ход и этапы проекта перехода на новую версию АС ДОУ

Проект перехода был реализован в три основных этапа:

• с августа по ноябрь 2019 года проводились работы по настройке новой версии системы, переносу справочников и документов, реализации функциональных доработок, разработке методики испытаний и обучению пользователей работе с обновлённой СЭД;
• в декабре 2019 года были проведены приёмо-сдаточные испытания, включающие тестирование системы на тестовых серверах, окончательную проверку функциональности и корректности миграции данных;
• в январе 2020 года система была официально введена в промышленную эксплуатацию, сопровождаясь дополнительным обучением сотрудников, консультациями и технической поддержкой на рабочих местах.

В результате проекта была создана единая система электронного документооборота, охватывающая около 4000 пользователей, включая сотрудников Правительства Воронежской области, исполнительных органов власти и 5 пилотных муниципальных администраций, и обеспечена технологическая возможность работы в АС ДОУ безлимитного количества пользователей. В ходе проекта была проведена миграция более 1 000 000 документов. Новая версия СЭД CompanyMedia обеспечила юридически значимый документооборот, интеграцию с внешними ГИС, включая межведомственный документооборот (МЭДО), а также удобную возможность для дальнейшего масштабирования.

Функциональные возможности обновлённой системы

АС ДОУ автоматизирует ключевые процессы документооборота, включая:

• Делопроизводство: обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация внутренних и организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручений и документов.
• Работа с обращениями граждан: регистрация, обработка и контроль исполнения заявок граждан.
• Управление поручениями: фиксация инициативных поручений и мониторинг их выполнения.
• Договорная деятельность: оформление и сопровождение договорных документов.
• Отчётность: формирование отчётов и справок по исполнительской дисциплине.
• Проведение совещаний и заседаний: автоматизация документооборота для заседаний органов власти.
• Регистр нормативно-правовых актов: учёт и публикация нормативных документов.

Кроме того, в рамках проекта было развернуто более 50 мобильных рабочих мест с поддержкой квалифицированной электронной подписи, что обеспечивает возможность постоянной работы с документами для высшего руководства региона.

Интеграция с внешними системами

АС ДОУ успешно интегрирована с рядом внешних информационных ресурсов, включая:

• Государственную жилищную инспекцию Воронежской области (АИС ГЖИ ВО);
• Систему «Электронная приёмная» на портале Воронежской области;
• Федеральную систему межведомственного документооборота (МЭДО) в формате 2.7;
• Сервис ССТУ.РФ для обработки обращений граждан.

2023. Тиражирование АС ДОУ

Основной целью развития АС ДОУ в 2023 году являлось тиражирование системы — подключение 442 администраций городских и сельских поселений в 31 муниципальном районе Воронежской области к единой системе электронного документооборота.

Ключевыми ставились следующие задачи проекта:

Этот этап направлен на создание единой цифровой среды для всех участников документооборота, которая упростит взаимодействие между органами власти и повысит эффективность управления документами в регионе.

Технологически тиражирование осуществлялось с помощью разработанного компанией «ИнтерТраст» сервиса «Мульти СО», который обеспечивает обмен документами с возможностью подписания КЭП между самостоятельными юридическими лицами (системными организациями) в рамках одного экземпляра Системы или нескольких экземпляров Системы. Он позволяет в едином пространстве электронного документооборота региона создавать независимые контуры документооборота для каждого участника. Все организации работают через единый веб-интерфейс, в каждой подключённой организации настраиваются своя структура, индивидуальные права доступа пользователей к своим документам, без доступа к документам других организаций. Такой подход позволяет существенно ускорить тиражирование системы, сократить затраты на внедрение и упростить управление системой за счёт централизованного администрирования большей части потребностей пользователей.

Тиражирование АС ДОУ стало основополагающим шагом в создании единого информационного пространства для электронного документооборота во всех муниципальных образованиях, администрациях городских и сельских поселений Воронежской области.

Процесс тиражирования предусматривал два основных этапа. На первом, пилотном этапе, с сентября по декабрь 2023 года, к АС ДОУ были подключены 63 поселения в пяти муниципальных районах: Богучарском, Новохоперском, Терновском, Хохольском и Эртильском. Второй этап, с декабря по июнь 2024 года, охватил оставшиеся 26 районов, что позволило включить в систему ещё 442 администрации городских и сельских поселений.

Проект тиражирования АС ДОУ отличался масштабностью и сложностью, так как предполагал подключение множества администраций городских и сельских поселений, каждая из которых имела свою уникальную схему работы с документами. В рамках проекта все процессы документооборота были унифицированы и приведены к единым стандартам, что потребовало значительных усилий, особенно в части обучения сотрудников.

Ключевым элементом проекта стала масштабная программа обучения, включавшая вебинары, очные тренинги и демонстрации с использованием электронных тренажёров. Это позволило быстро и эффективно адаптировать пользователей к новой системе, обеспечив их готовность к работе в обновлённых условиях.

Несмотря на высокую сложность, проект был успешно реализован в рекордно короткие сроки — с сентября 2023 года по конец июня 2024 года. Это стало возможным благодаря слаженной работе трёх команд: Министерства цифрового развития Воронежской области, партнёра АйкамСофт и разработчика «Компании ИнтерТраст».

Итоги проекта

На сегодняшний день в системе зарегистрировано 6135 пользователей, из которых 4899 — сотрудники областного Правительства и исполнительных органов власти, их подведомственных учреждений и иных органов государственной власти Воронежской области, а 1236 — представители органов местного самоуправления, городских и сельских поселений.

Можно выделить следующие итоги развития проекта АС ДОУ:

Таким образом, Воронежская область создала эффективную и юридически значимую систему электронного документооборота, которая обеспечивает прозрачность и оперативность взаимодействия между органами власти всех уровней.