Правительство Воронежской области

2019. Переход на  импортонезависимую версию СЭД CompanyMedia 6

Работа по модернизации АС ДОУ Правительства Воронежской области стартовала в 2019 году. Основной целью проекта стал перевод АС ДОУ на импортонезависимую версию CompanyMedia на основе отечественных ОС, баз данных и серверов приложений. Технологически новая версия CompanyMedia позволяла не только выполнить требования Правительства РФ по импортозамещению, но и давало возможность организовать  единое информационное пространство для всего региона, объединив все структурные подразделения Правительства Воронежской области, исполнительные органы государственной власти, а также муниципальные образования, районы и городские округа.

На данном этапе развития АС ДОУ ставились следующие ключевые задачи проекта:

Подготовка к переходу на импортонезависимую СЭД

Фактически проект перехода начался еще в 2018 году, когда на стороне Заказчика — Департамента цифрового развития Воронежской области (ранее Департамента цифрового развития) — была сформирована рабочая группа по этому вопросу. В нее вошли представители ключевых Управлений и Департаментов: Департамента цифрового развития, организационного, правового и контрольного Управлений, а также Управления по работе с обращениями граждан. Параллельно были созданы рабочие группы со стороны Разработчика . Сферы ответственности в проекте распределились следующим образом:

• Заказчик (Министерство цифрового развития Воронежской области) — постановка задач и контроль их выполнения.

• Разработчик “Компания ИнтерТраст” — ведение проекта, консультации и техническая поддержка.

Благодаря профессиональному и слаженному взаимодействию всех участников проекта был разработан детальный план перехода, который включал:

• Анализ и перенос всех функциональных доработок из старой версии системы;

• Определение порядка миграции документов с учетом их типов документов и сроков их исполнения;

• Разработку технического проекта с архитектурной схемой системы, описанием модулей и интерфейсов;

• Подготовку комплектов документации для пользователей и администраторов новой версии системы;

• Планирование сроков и объемов обучения администраторов и пользователей новой версии АС ДОУ.

Особое внимание уделялось отбору документов для первоочередной миграции, чтобы обеспечить их доступность с первого дня работы в новой версии системе. При этом старая версия СЭД  оставалась доступной в качестве архива.

Ход и этапы проекта перехода на новую версию АС ДОУ

Проект перехода был реализован в три основных этапа: 

• с августа по ноябрь 2019 года проводились работы по настройке новой версии системы, переносу справочников и документов, реализации функциональных доработок, разработке методики испытаний и обучению пользователей работе с обновленной СЭД; 

• в декабре 2019 года были проведены приемо-сдаточные испытания, включающие тестирование системы на тестовых серверах, окончательную проверку функциональности и корректности миграции данных; 

• в январе 2020 года система была официально введена в промышленную эксплуатацию, сопровождаясь дополнительным обучением сотрудников, консультациями и технической поддержкой на рабочих местах.

В результате проекта была создана единая система электронного документооборота, охватывающая  около 4000 пользователей, включая сотрудников Правительства Воронежской области, исполнительных органов власти и 5 пилотных муниципальных Администраций и обеспечена технологической возможность работы в АС ДОУ безлимитного кол-ва пользователей. В ходе проекта была проведена миграция более 1 000 000 документов. Новая версия СЭД CompanyMedia обеспечила юридически значимый документооборот, интеграцию с внешними ГИС, включая межведомственный документооборот (МЭДО), а также удобную возможность для дальнейшего масштабирования.

Функциональные возможности обновленной системы

АС ДОУ автоматизирует ключевые процессы документооборота, включая:

• Делопроизводство: обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация внутренних и организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручений и документов.

• Работа с обращениями граждан: регистрация, обработка и контроль исполнения заявок граждан.

• Управление поручениями: фиксация инициативных поручений и мониторинг их выполнения.

• Договорная деятельность: оформление и сопровождение договорных документов.

• Отчетность: формирование отчетов и справок по исполнительской дисциплине.

• Проведение совещаний и заседаний: автоматизация документооборота для заседаний органов власти.

• Регистр нормативно-правовых актов: учет и публикация нормативных документов.

Кроме того, в рамках проекта было развернуто более 50 мобильных рабочих мест с поддержкой квалифицированной электронной подписи, что обеспечилоивает возможность постоянной работы с документами для высшего руководства региона.

Интеграция с внешними системами

АС ДОУ успешно интегрирована с рядом внешних информационных ресурсов, включая:

• Государственную жилищную инспекцию Воронежской области (АИС ГЖИ ВО);

• Систему "Электронная приемная" на портале Воронежской области;

• Федеральную систему межведомственного документооборота (МЭДО) в формате 2.7;

• Сервис ССТУ.РФ для обработки обращений граждан.

2023. Тиражирование АС ДОУ

Основной целью развития АС ДОУ в 2023 году являлось тиражирование системы — подключение 442 администраций городских и сельских поселений в 31 муниципальном районе Воронежской области к единой системе электронного документооборота. 

Ключевыми ставились следующие задачи проекта:

Этот этап направлен на создание единой цифровой среды для всех участников документооборота, которая упростит взаимодействие между органами власти и повысит эффективность управления документами в регионе.

Технологически тиражирование осуществлялось с помощью разработанного компанией "ИнтерТраст" сервиса "Мульти СО", который обеспечивает обмен документами с возможностью подписания КЭП между самостоятельными юридическими лицами (системными организациями) в рамках одного экземпляра Системы или нескольких экземпляров Системы. Он позволяет в едином пространстве электронного документооборота региона создавать независимые контуры документооборота для каждого участника. Все организации работают через единый веб-интерфейс, в каждой подключенной организации настраиваются своя структура организации, индивидуальные права доступа пользователей к своим документам, без доступа к документам других организаций. Такой подход позволяет существенно ускорить тиражирование системы, сократить затраты на внедрение и упростить управление системой, за счет централизованного администрирования большей части потребностей пользователей.

Тиражирование АС ДОУ стало основополагающим шагом в создании единого информационного пространства для электронного документооборота во всех муниципальных образованиях, администрациях городских и сельских поселений Воронежской области. 

Процесс тиражирования предусматривал два основных этапа. На первом, пилотном этапе, с сентября по декабрь 2023 года, к АС ДОУ были подключены 63 поселения в пяти муниципальных районах: Богучарском, Новохоперском, Терновском, Хохольском и Эртильском. 

Второй этап, с декабря по июнь 2024 г., охватил оставшиеся 26 районов, что позволило включить в систему еще 442 администрации городских и сельских поселений.

Проект тиражирования АС ДОУ отличался масштабностью и сложностью, так как предполагал подключение множества администраций городских и сельских поселений, каждая из которых имела свою уникальную схему работы с документами. В рамках проекта все процессы документооборота были унифицированы и приведены к единым стандартам, что потребовало значительных усилий, особенно в части обучения сотрудников.

Ключевым элементом проекта стала масштабная программа обучения, включавшая вебинары, очные тренинги и демонстрации с использованием электронных тренажеров. Это позволило быстро и эффективно адаптировать пользователей к новой системе, обеспечив их готовность к работе в обновленных условиях.

Несмотря на высокую сложность, проект был успешно реализован в рекордно короткие сроки — с сентября 2023 года по конец июня 2024 года. Это стало возможным благодаря слаженной работе трех команд: Министерства цифрового развития Воронежской области, партнера АйкамСофт и разработчика “Компании ИнтерТраст”.

Итоги проекта

На сегодняшний день в системе зарегистрировано 6135 пользователя, из которых 4899 — сотрудники областного Правительства и исполнительных органов власти,  их подведомственных учреждений и иных органов государственной власти Воронежской области, а 1236 — представители органов местного самоуправления, городских и сельских поселений. 

Можно выделить следующие итоги развития проекта АС ДОУ: