Опыт использования решений компании «ИНТЕРТРАСТ» от первой до текущей версии в Администрация городского округа города Калуги

2004 – 2008 год. OfficeMedia

Пилотное внедрение системы электронного документооборота в Администрации городского округа города Калуги состоялось в 2004 году. До этого в управе города существовал только бумажный документооборот. Входящие и исходящие документы записывались в тетрадь и под роспись передавались исполнителю. Естественно, что при такой организации документооборота, возникали проблемы с поиском документов, исполнением документов и осуществлением контроля за их исполнением. Документы на бумажных носителях для передачи их исполнителю необходимо было копировать. Если документы не стояли на особом контроле, то порой, документы исполнялись с нарушением установленных сроков, поскольку отсутствовали инструменты оперативного контроля исполнения. Ведение такого документооборота было весьма неэффективно. Затрачивалось очень много рабочего времени, требовалось большее количество сотрудников. Было решено автоматизировать документооборот, и для этого была выбрана система OfficeMedia - самый первый продукт компании «ИНТЕРТРАСТ» в области электронного документооборота. OfficeMedia позволила автоматизировать основные (базовые) функции электронного документооборота. С ее помощью проводились регистрация и сканирование документов для перевода их в электронный вид. На первом этапе работы в системе, после внедрения, работали только делопроизводители. Общее количество пользователей составляло около 50 человек. В таком виде СЭД просуществовала 4 года. За это время в Администрации городского округа города Калуги появились новые требования (пожелания) к системе, особенно в части контроля исполнения документов. Планомерно подключали новых пользователей к системе, в среднем 100 пользователей в год.

На тот момент OfficeMedia не была предназначена для работы в территориально распределенной среде. В 2008 году обозначилась потребность в обновлении системы в Администрации городского округа города Калуги. Стартовала проработка различных вариантов ее замены на более современную СЭД. При этом важными были два обстоятельства:

Первое! Преемственность - пользователи не должны были изучать что-то очень новое, т.е. интерфейс новой системы должен быть привычным.

Второе! Система должна базироваться на платформе IBM Lotus Notes/Domino, которая на тот момент активно развивалась и была перспективной, к тому же текущая СЭД OfficeMedia была также разработана на этой платформе.

Учитывая вышесказанное, а также тот факт, что вариантов промышленных решений на этой платформе на рынке было немного, было решено выбрать функционально более развитую систему того же разработчика, КОМПАНИИ «ИНТЕРТРАСТ», — СЭД «CompanyMedia».

2009 -2013 год. CompanyMedia. «Городская среда 2.0».

В 2008 году была сформирована команда внедрения из Администрации городского округа города Калуги, которая прошла обучение в компании «ИНТЕРТРАСТ» и самостоятельно провела внедрение системы «CompanyMedia» версии 3.6. В начале 2009 года все пользователи работали уже в новой СЭД - «CompanyMedia». Основные задачи этого проекта автоматизации состояли в объединении делопроизводителей всех структурных подразделений Администрации городского округа города Калуги в одной системе, с возможностью обмена документами в электронном виде – организация сквозного документооборота. Система автоматизировала не только работу канцелярии и отдела по работе с обращениями граждан, но и обмен внутренними документами между структурными подразделениями Администрации. Также CompanyMedia позволила обеспечивать оперативный контроль за исполнением документов и поручений Главы города и других руководителей Администрации.Таким образом, в 2009 году в системе работали уже не только делопроизводители, но и исполнители, а также руководители Администрации. Общее количество пользователей возросло до 700 человек.

В это же время, на базе CompanyMedia было создано решение«Городская среда 2.0», направленное на оперативное решение текущих городских проблем, таких как уборка мусора, спиливание деревьев, закрытие люков, утечки на сетях и т.п.. Решение «Городская среда 2.0» работало по следующему принципу:

1. Территориальные представители Администрации городского округа города Калуги, являющиеся сотрудниками одного из органов Управы, территориально расположенные в разных районах города обнаружив в городе какую-нибудь проблему создают в СЭД заявку указав в ней суть проблемы, местоположение и фотографии.

2. Сотрудники отдела обращений граждан управления делами Городского Головы отправляют заявку на исполнение в соответствующий орган Администрации путем создания резолюции и постановки ее на контроль. Срок исполнения – не более 10 дней.

3. Ответственный орган Администрации после устранения проблемы делает отметку в базе СЭД об исполнении с приложением фотоматериала.

4. Территориальный представитель осуществляет проверку устранения проблемы.

5. Отдел обращений граждан принимает решение о снятии проблемы с контроля или осуществления дальнейшего контроля, если требуется еще дополнительное время на устранение проблемы.

Применение решения «Городская среда 2.0» дало еще один дополнительный эффект:

За счет того, что «Городская среда 2.0» позволяла оперативно реагировать на городские инциденты, снизилось количество обращений граждан, так как оперативная, проактивная деятельность Администрация городского округа города Калуги предупреждала многие обращения.

Дальнейшие вехи проекта…

2014 -2020. CompanyMedia 4. Полнофункциональный веб-интерфейс.

Со времени перехода и использования «CompanyMedia» 3.6 появились новые тренды и тенденции развития ИТ-технологий в общем и СЭД в частности, стали возникать потребности во внедрении новой и современной функциональности СЭД, главные из которых современный web-интерфейс системы и возможность работать через браузер, а также работа в СЭД на мобильных устройствах.

На тот момент КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ» разработала и выпустила на рынок принципиально новую версию «CompanyMedia» 4.х., которая полностью соответствовала трендам того времени. Она сочетала в себе с одной стороны преемственность поколений, была разработана на той же платформе Lotus Notes/Domino, что позволяло обеспечить совместимость и “бесшовный” переход на нее с предыдущих версий. C другой стороны, в системе было реализовано много инноваций, основные из которых - современный веб-интерфейс, разработанный совместно со студией Артемия Лебедева. Также стоит отметить полнофункциональное мобильное рабочее место на планшете iPad, с возможностью подписывать документы электронной подписью. Мобильное решение позволяло руководителям работать в СЭД более оперативно, мобильно и эффективно. В Администрации городского округа города Калуги было решено переходить на новую версию «CompanyMedia» 4.х.

В рамках подготовки технического задания были проработаны уникальные доработки, необходимые для пользователей и в новой версии, в том числе «Городская среда 2.0».

Проект перехода состоял из нескольких этапов. На первом, подготовительном этапе были реализованы уникальные доработки на территории исполнителя (КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ»). После проведения тестового апгрейда и приемо-сдаточных испытаний были выполнены работы по обновлению системы на “боевых” серверах. Процесс обновления прошел без остановки системы в рабочие часы, что позволяло пользователям продолжать работать в системе. Параллельно проводилось обучение администратора.

Учитывая преемственность версий, переход прошел “безболезненно” для пользователей, так как после перехода, временно, у них сохранился привычный им интерфейс для работы. Новшества новой версии пользователи смогли освоить самостоятельно. Для работы в новом веб-интерфейсе системы был составлен план обучения и постепенного перевода пользователей на новый веб-интерфейс. Эту работу заказчик выполнил самостоятельно без привлечения подрядчика. Одновременно с этим руководителям Администрации были настроены мобильные рабочие места с электронной подписью. Проект стартовал в 4 квартале 2018, и уже в начале января 2019 года Администрация успешна начала работу в новой 4-й версии «CompanyMedia».

2020 – 2021. Импортонезависимая СЭД CompanyMedia.

Следующий этап обновления системы был связан с требованием Правительства РФ обеспечить импортозамещение в государственных и муниципальных информационных системах. Поскольку «CompanyMedia» 4-й версии все еще работала на иностранной платформе Lotus Notes/Domino, основной задачей перехода являлась реализация требований импортонезависимости, переход на решение, работающее на СПО компонентах и отечественном программном обеспечении.

И снова у Компании «ИНТЕРТРАСТ» было что предложить для замены. Система CompanyMedia 6-й версии удовлетворяла этим требованиям - была полностью импортонезависимая. Система базируется только на СПО компонентах и совместима со многими распространенными решениями отечественных разработчиков: операционными системами, базами данных, серверами приложений. Существенным фактором выбора послужила также преемственность интерфейса системы, поскольку пользователей не нужно было переучивать, веб-интерфейс системы остался прежним и пользователям он уже хорошо знаком. Было решено переходить на CompanyMedia 6 версии.

Важными требованиями при переходе на новую версию были сохранение возможности работы с документами прошлых лет и отсутствие простоев СЭД для пользователей в течение хода проекта.

Ход реализации проекта

Проект был реализован в 4 квартале 2020 года. На момент старта проекта в системе активно работало более 900 пользователей.

Специалистами заказчика была проведена работа по подготовке серверного оборудования, на котором специалисты «ИнтерТраст» развернули базовую версию системы. Была создана тестовая зона для выполнения настроек и апробирования новой системы и процессов. Также были проведены работы по переносу уникальных доработок.

За кратчайшие сроки специалистами «ИнтерТраст» была выполнена частичная миграция документов за предыдущие годы использования «CompanyMedia» в новую версию. После этого было организовано и проведено обучение администраторов, пользователей и инструкторов, что позволило в дальнейшем сделать переход более плавным и комфортным для пользователей. В рамках новогодних каникул была завершена миграция оставшихся документов и справочников за 4 квартал 2020 года, были проведены приемо-сдаточные испытания системы, в том числе выполненных доработок.

Промышленная эксплуатация новой версии началась после новогодних каникул - 9 января 2021 года. Первая неделя работы была достаточно напряженная, Компания ИНТЕРТРАСТ оказывала техническую поддержку и консультировала пользователей по работе в системе. За неделю большинство вопросов пользователей удалось снять и в дальнейшем в течение января 2021 года были отработаны все остальные замечания, но уже начиная со второй рабочей недели января можно было констатировать значительное снижение количества обращений пользователей, связанных с переходом. Стоит отметить, что перевод системы на новую платформу был выполнен в кратчайшие сроки – 3 месяца, при этом был сделан необходимый и значительный для заказчика объем работ: перенос доработок, миграция документов, проведено обучение.

Переход на CompanyMedia 6-й версии позволил Городской управе обеспечить импортозамещение критически важной для Управы информационной системы - системы электронного документооборота, тем самым значительно снизить риски санкционного давления со стороны зарубежных производителей программного обеспечения, исключить различного рода киберугрозы (взломы, кибератаки, несанкционированное отключение ПО, утечки данных и т.п.) для платформы Lotus Domino, которая на текущий момент уже не поддерживается на территории РФ иностранным вендором.

2025 – 2026. Новая веха: CompanyMedia 7 и интеграция с федеральными платформами

В 2025 году Администрация Городского округа города Калуги совершила стратегический переход к новому уровню управления, завершив очередной этап модернизации корпоративной системы электронного документооборота. Летом 2025 года началась планомерная работа по переходу с версии 6.3 на современную СЭД CompanyMedia 7.1.2. Особенностью проекта вновь стало бережное сохранение всех уникальных наработок, накопленных за годы эксплуатации системы, при одновременном внедрении принципиально новых возможностей.

Ключевые изменения затронули важные аспекты повседневной работы:

• Интеллектуальное согласование: появилась возможность просмотра правок, резервирования номеров и автоматической отправки на подпись.

• Гибкий контроль: введены новые типы поручений — «дополнительный» и «внутренний».

• Мобильность: значительно улучшен интерфейс для работы на планшетах.

• Безопасность: усилена защита от несанкционированного редактирования.

Осенью 2025 года был реализован стратегический этап — настройка автоматической выгрузки данных из СЭД в Платформу обратной связи (ПОС). Этот проект создал технологический мост между внутренними процессами Администрации и общероссийской системой мониторинга обращений граждан.

Автоматизированный механизм передачи данных позволил:

• В реальном времени направлять информацию об обращениях граждан в ПОС.

• Исключить ручное формирование отчетов.

• Обеспечить полную прозрачность работы с обращениями.

• Создать умный справочник для сопоставления тематик.

Реализованные проекты принесли Администрации комплексный результат: скорость обработки документов увеличилась, все процессы — от губернаторских поручений до обращений жителей — стали полностью контролируемыми и отслеживаемыми, а интеграция с ПОС позволила вывести работу с населением на качественно новый уровень.