Администрация Тарусского района

 

История успеха: как Тарусский район перешел на электронный документооборот

 

В современном мире, где скорость и эффективность являются ключевыми факторами успеха, организациям необходимо оптимизировать все процессы. Одним из наиболее важных аспектов является документооборот. Традиционный бумажный документооборот, несмотря на свою кажущуюся привычность, имеет ряд существенных недостатков, которые значительно тормозят работу и увеличивают затраты. Система электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia предлагает революционное решение, превосходящее бумажный документооборот по всем ключевым параметрам.

Предыстория проекта: бумажный хаос и потеря эффективности

До 2019 года администрация Тарусского района работала с документами исключительно на бумаге. Это создавало серьезные проблемы:

• Потеря времени – сотрудники тратили часы на поиск, копирование и согласование документов.
• Дублирование и ошибки – из-за ручного ввода данных возникали разночтения и дубли.
• Отсутствие контроля – было сложно отслеживать исполнение поручений.
• Высокие затраты – расходы на бумагу, печать и хранение документов росли с каждым годом.

Ситуацию изменило назначение нового главы администрации – Руслана Смоленского, который поставил задачу полной цифровизации документооборота.

 

Решение: внедрение СЭД CompanyMedia

В 2019 году стартовал пилотный проект по автоматизации на базе импортонезависимой системы CompanyMedia.

Ключевые требования к системе:

✔ Полный отказ от бумажного документооборота
✔ Сокращение сроков согласования
✔ Юридически значимый ЭДО с электронной подписью
✔ Контроль исполнения поручений
✔ Интеграция с государственными системами (ССТУ.РФ)
✔ Соответствие требованиям импортозамещения

✔ Возможность для руководителей администрации работы с документами удаленно 

 

Реализация проекта заняла всего 2 месяца – от пилотного запуска до промышленной эксплуатации. В это же время специалистами учебного центра компании «ИНТЕРТРАСТ» было проведено обучение всех сотрудников, являющихся пользователями СЭД.

 

 

В апреле 2025 года успешно реализован проект перевода Администрации Тарусского района с версии CompanyMedia 6.1.1 на версию 6.3. Основными целями стали расширение функциональных возможностей системы и внедрение мобильных рабочих мест для руководителей на Android.

 

Результаты: цифровая трансформация

 

✅ Скорость работы выросла в 3 раза

• Время обработки документов сократилось с нескольких дней до часов.
• Согласование теперь происходит в несколько кликов, без хождения по кабинетам.
• Поиск документов в архиве по запросам контролирующих органов сократился в разы, освободив у сотрудников время на другую работу.

 

✅ Экономия бюджета

• Расход бумаги упал на 75% (с 564 пачек в 2018 году до 145 в 2024-м).
• Снизились затраты на печать документов и обслуживание оргтехники
• В отличие от бумажных архивов, которые занимают много места и требуют дополнительных затрат на хранение, CompanyMedia экономит пространство и снижает эксплуатационные расходы.

Рисунок 1. Количество листов бумаги на 1 документ

  ✅ Полный контроль над процессами

• Все документы хранятся в единой системе с историей изменений.
• Руководство может отслеживать исполнение поручений в режиме реального времени.
• Широкий выбор отчетов, формирующихся в автоматическом режиме позволяет сотрудникам, регистраторам и контролерам получать необходимые сведения в «один клик» не затрачивая время на сбор и анализ информации.

✅ Мобильность и безопасность

• Глава администрации и его заместители работают с документами с планшетов через защищенное подключение.
• Доступ к информации строго разграничен по ролям, это исключает риск потери или повреждения документов, а также несанкционированного доступа к информации

✅ Юридически значимый ЭДО

• С 2020 года ключевые документы подписываются электронной подписью, что ускоряет процессы и снижает риски потерь.

 

 

Планы на будущее

✔   В ближайших планах — интеграция интерфейса WebDocsx для заместителей главы администрации, что еще больше повысит эффективность управления документами.

✔   Тиражирование системы на подведомственные учреждения.

✔   Внедрение модуля управления проектами для комплексного контроля задач.

✔   Полный отказ от бумаги во внутреннем документообороте.

 

Мнение руководителя

« У нас в администрации, благодаря Company Media, произошла эволюция документооборота: от бумаги к цифре. Это не просто замена бумажных документов электронными копиями - это кардинальное изменение подхода к управлению информацией, обеспечивающее повышение эффективности и снижение затрат.", - М.Л. Голубев, глава администрации МР "Тарусский район"»

 

Итог:

За очень короткий срок Тарусский район совершил рывок от бумажного архива к современному цифровому документообороту. Это пример того, как грамотный выбор технологии и слаженная работа команды приводят к осязаемым результатам даже в условиях ограниченных ресурсов.

Внедрение CompanyMedia – это не просто замена бумаги на электронные файлы. Это переход на качественно новый уровень организации работы, который позволил администрации Тарусского района стать более гибкой и эффективной. Это инвестиция в будущее, которая приносит ощутимые результаты уже в сейчас.