+7 (495) 956-79-28

Аэрофлот

Электронный документооборот в ОАО «Аэрофлот».

ОАО «Аэрофлот» является бесспорным лидером гражданской авиации России и одним из наиболее известных российских брендов. Компания имеет сложную структуру и обширную сеть филиалов и представительств. Естественно, что в Аэрофлоте предъявляются повышенные требования к документационному обеспечению деловых процессов – документооборот должен быть быстрым, удобным, надежным.

Аэрофлот картинка.jpg

В апреле 2000 г. управлением делами ОАО «Аэрофлот» была разработана концепция документационного обеспечения управления компании. После утверждения концепции было принято решение о создании корпоративной автоматизированной системы управления документацией (КАСУД) ОАО «Аэрофлот». 

Параметры, которым должна соответствовать нужная  система электронного документооборота:

  • Система должна обеспечить полный цикл работы с документами: от подготовки и согласования до регистрации в системе и передачи на архивное хранение
  • Система должна быть обеспечивать соблюдение норм делопроизводства, принятых в Российской Федерации и общемировых стандартов
  • У компании-разработчика должны быть аналогичные успешные проекты в крупных российских компаниях
  • Система должна быть дорабатываемой по индивидуальным требованиям заказчика, масштабируемой, интегрирующейся с другими информационными системами и корпоративными базами данных
  • Затраты при внедрении должны быть оптимальными в части стоимости приобретения и владения ПО, затрат на администрирование и поддержку.

По совокупности данных параметров лучше всего подходила СЭД CompanyMedia, разработанная Компанией «ИнтерТраст». На базе этой системы и дорабатывались в дальнейшем все модули КАСУД. 

КАСУД представляет собой:

  • комплекс взаимосвязанных подсистем регистрации, передачи, движения всех видов документов, контроля исполнения, хранения электронных копий документов, ведения баз данных документов, оперативного поиска документов и выдачи справок по ним;
  • взаимосвязанные серверы и рабочие места руководителей, исполнителей и других работников ПАО «Аэрофлот», участвующих в электронном документообороте, а также технологии, обеспечивающие автоматизированное решение задач документационного обеспечения управления.
КАСУД обеспечивает информационную поддержку документооборота. Принципы построения аналогичны принципам построения документооборота ПАО «Аэрофлот».

Информационная поддержка централизованной или децентрализованной политики учета и регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции.

Информационная поддержка смешанной политики применения классификаторов и справочников с учетом потребностей центрального аппарата, представительств и филиалов, как на территории Российской Федерации, так и за рубежом.

Веб-интерфейс для доступа к КАСУД для всех категорий пользователей.

Для руководителей высшего звена используется так же и работа на мобильных рабочих местах под управлением iOS.

В состав КАСУД входят следующие подсистемы:

  • Делопроизводство, включая: Входящие, Внутренние, Исходящие документы; Организационно-распорядительные документы; Приказы по личному составу; Протоколы Правления; протоколы Совета директоров; Обращения граждан.
  • Договоры.
  • Поручения (учет прямых поручений руководителей и их исполнения), включая Поручения, Еmail-поручения ГД, Поручения ГД (разное).
  • Контроль.
  • Отчеты.
  • Web-клиент КАСУД.
  • Клиент для IPAD.
  • АРМ руководителя.
  • Электронная цифровая подпись (ЭЦП).
  • Согласование с применением ЭЦП по договорам, внутренним, исходящим и организационно-распорядительным документам.
  • Архив.
  • Конфиденциальные документы, включая: Входящие, Внутренние, Исходящие документы; Организационно-распорядительные документы; Договоры, Согласование, Ознакомление.
  • Заседания, включая Заседания Правления, Заседания комитетов и комиссий.
  • Базы данных нормативных документов:

          - Нормативная база деятельности представительств;

          - ДОУ – Нормативные документы;

          - Документы СМК;

          - Положения о подразделениях, организационной структуры, штатные расписания;

          - Нормативная база договорной работы;

          - Проекты стандартов.

  • Доверенности.
  • Суды и иски.
  • Библиотека, включая Учет выдачи документов (библиотека ДПП).
  • Мероприятия.
  • Журнал учета переговорных помещений.
  • Автотранспорт, включая представительства и филиалы.
  • Фонд алгоритмов и программ (ФАиП).
  • Оперативный архив приказов по личному составу.
  • Оперативный архив департамента строительства и эксплуатации зданий  и сооружений.

- Интеграция с: Электронной торговой площадкой, SAP ERP «Управление договорами», SAP MDM «Ведение справочников».

КАСУД обеспечивает следующие корпоративные сервисные функции:

  • ведение структуры ПАО «Аэрофлот»;
  • ведение справочника организаций (контрагентов);
  • ведение номенклатуры и формирования дел;
  • предоставление доступа к документам;
  • согласование документов;
  • ознакомление с документами;
  • рассылка уведомлений о наступлении в КАСУД контрольных событий;
  • возможность открыть документ по ссылке из уведомления;
  • контроль исполнительской дисциплины по всем контрольным поручениям;
  • связи между документами;
  • поиск документов (контекстный и по реквизитам);
  • навигация по ресурсам КАСУД;
  • выдача поручений и документирование исполнения.

Для различных прикладных подсистем КАСУД обеспечивает следующие возможности:

  • работа с едиными справочниками;
  • оптимальная и надежная доставка информации;
  • предоставление универсальных сервисных функций документооборота;
  • многоуровневое администрирование системы.

В системе работет ~  5 000 пользователей.



Характеристики
Отрасль Транспорт и логистика
Отображать на главной странице да