Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Аэрофлот
Электронный документооборот в ОАО «Аэрофлот».
ОАО «Аэрофлот» является бесспорным лидером гражданской авиации России и одним из наиболее известных российских брендов. Компания имеет сложную структуру и обширную сеть филиалов и представительств. Естественно, что в Аэрофлоте предъявляются повышенные требования к документационному обеспечению деловых процессов – документооборот должен быть быстрым, удобным, надежным.
В апреле 2000 г. управлением делами ОАО «Аэрофлот» была разработана концепция документационного обеспечения управления компании. После утверждения концепции было принято решение о создании корпоративной автоматизированной системы управления документацией (КАСУД) ОАО «Аэрофлот».
Параметры, которым должна соответствовать нужная система электронного документооборота:
- Система должна обеспечить полный цикл работы с документами: от подготовки и согласования до регистрации в системе и передачи на архивное хранение
- Система должна быть обеспечивать соблюдение норм делопроизводства, принятых в Российской Федерации и общемировых стандартов
- У компании-разработчика должны быть аналогичные успешные проекты в крупных российских компаниях
- Система должна быть дорабатываемой по индивидуальным требованиям заказчика, масштабируемой, интегрирующейся с другими информационными системами и корпоративными базами данных
- Затраты при внедрении должны быть оптимальными в части стоимости приобретения и владения ПО, затрат на администрирование и поддержку.
По совокупности данных параметров лучше всего подходила СЭД CompanyMedia, разработанная Компанией «ИнтерТраст». На базе этой системы и дорабатывались в дальнейшем все модули КАСУД.
КАСУД представляет собой:
- комплекс взаимосвязанных подсистем регистрации, передачи, движения всех видов документов, контроля исполнения, хранения электронных копий документов, ведения баз данных документов, оперативного поиска документов и выдачи справок по ним;
- взаимосвязанные серверы и рабочие места руководителей, исполнителей и других работников ПАО «Аэрофлот», участвующих в электронном документообороте, а также технологии, обеспечивающие автоматизированное решение задач документационного обеспечения управления.
Информационная поддержка централизованной или децентрализованной политики учета и регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции.
Информационная поддержка смешанной политики применения классификаторов и справочников с учетом потребностей центрального аппарата, представительств и филиалов, как на территории Российской Федерации, так и за рубежом.
Веб-интерфейс для доступа к КАСУД для всех категорий пользователей.
Для руководителей высшего звена используется так же и работа на мобильных рабочих местах под управлением iOS.
В состав КАСУД входят следующие подсистемы:
- Делопроизводство, включая: Входящие, Внутренние, Исходящие документы; Организационно-распорядительные документы; Приказы по личному составу; Протоколы Правления; протоколы Совета директоров; Обращения граждан.
- Договоры.
- Поручения (учет прямых поручений руководителей и их исполнения), включая Поручения, Еmail-поручения ГД, Поручения ГД (разное).
- Контроль.
- Отчеты.
- Web-клиент КАСУД.
- Клиент для IPAD.
- АРМ руководителя.
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП).
- Согласование с применением ЭЦП по договорам, внутренним, исходящим и организационно-распорядительным документам.
- Архив.
- Конфиденциальные документы, включая: Входящие, Внутренние, Исходящие документы; Организационно-распорядительные документы; Договоры, Согласование, Ознакомление.
- Заседания, включая Заседания Правления, Заседания комитетов и комиссий.
- Базы данных нормативных документов:
- Нормативная база деятельности представительств;
- ДОУ – Нормативные документы;
- Документы СМК;
- Положения о подразделениях, организационной структуры, штатные расписания;
- Нормативная база договорной работы;
- Проекты стандартов.
- Доверенности.
- Суды и иски.
- Библиотека, включая Учет выдачи документов (библиотека ДПП).
- Мероприятия.
- Журнал учета переговорных помещений.
- Автотранспорт, включая представительства и филиалы.
- Фонд алгоритмов и программ (ФАиП).
- Оперативный архив приказов по личному составу.
- Оперативный архив департамента строительства и эксплуатации зданий и сооружений.
- Интеграция с: Электронной торговой площадкой, SAP ERP «Управление договорами», SAP MDM «Ведение справочников».
КАСУД обеспечивает следующие корпоративные сервисные функции:
- ведение структуры ПАО «Аэрофлот»;
- ведение справочника организаций (контрагентов);
- ведение номенклатуры и формирования дел;
- предоставление доступа к документам;
- согласование документов;
- ознакомление с документами;
- рассылка уведомлений о наступлении в КАСУД контрольных событий;
- возможность открыть документ по ссылке из уведомления;
- контроль исполнительской дисциплины по всем контрольным поручениям;
- связи между документами;
- поиск документов (контекстный и по реквизитам);
- навигация по ресурсам КАСУД;
- выдача поручений и документирование исполнения.
Для различных прикладных подсистем КАСУД обеспечивает следующие возможности:
- работа с едиными справочниками;
- оптимальная и надежная доставка информации;
- предоставление универсальных сервисных функций документооборота;
- многоуровневое администрирование системы.
В системе работет ~ 5 000 пользователей.