Банк Итуруп

Как «Банк ИТУРУП» повысил эффективность с помощью импортонезависимой СЭД

Когда процессы разрозненны, а документы теряются в лабиринте бумаг и электронных писем, даже стабильный бизнес рискует увязнуть в операционной рутине. С этой проблемой столкнулся сахалинский «Банк «ИТУРУП» в условиях активного роста. Финансовое учреждение не только нашло выход, сделав ставку на импортонезависимость, но и кардинально повысило прозрачность и скорость документооборота, внедрив отечественную платформу CompanyMedia. О том, как удаленный формат и вовлеченность команды помогли объединить разрозненные процессы в единую цифровую среду — в нашем материале.

---

Вызов: Разрозненность процессов в условиях роста

Банк «ИТУРУП», обладающий высокой репутацией и стабильной позицией на Сахалине, столкнулся с вызовами цифровой эпохи. Ключевой проблемой стал неэффективный, фрагментированный документооборот. Документы поступали на общую почту, вручную регистрировались и далее «путешествовали» между сотрудниками в бумажном виде или по разным электронным каналам. Это приводило к:

• Длительным процедурам согласования, которые было невозможно контролировать в реальном времени.

• Сложностям в отслеживании статуса документа и сроков его исполнения.

• Отсутствию единого информационного пространства для работы с внутренними, входящими, исходящими документами и договорами.

Банку требовалось современное, управляемое и прозрачное решение, способное объединить все документы в единой системе.

Решение: Осознанный выбор в пользу отечественной платформы

После анализа рынка выбор пал на систему электронного документооборота CompanyMedia. Решающими критериями стали:

• Импортонезависимость и российское происхождение. Решение полностью соответствует стратегии банка по использованию отечественных технологий и входит в Единый реестр российского ПО.
• Широкая функциональность, покрывающая все потребности банковского документооборота, включая жесткий контроль сроков и маршрутов.
• Надежность и признание. Система отмечена авторитетной премией «Цифровые вершины» (2017) как лучшая СЭД.
• Технологическая основа на СПО: Использование PostgreSQL и CentOS обеспечило гибкость, безопасность и снижение затрат на лицензирование.

Реализация: Удаленное внедрение и вовлеченность команды

Проект стартовал в ноябре 2019 года и был реализован полностью в удаленном формате, что доказало гибкость подхода. Совместная рабочая группа из специалистов «Айкам» и сотрудников IT-департамента банка успешно решала все задачи: от установки и настройки ПО на собственных серверах банка до глубокой адаптации системы под бизнес-процессы.

Особое внимание было уделено обучению и вовлечению пользователей. Руководители и ключевые сотрудники прошли обучение на видеосеминарах от «ИнтерТраст», а для остальных «Айкам» организовал персональные удаленные тренинги. Сотрудники банка проявили высокую заинтересованность, активно предлагая доработки для кастомизации системы. Все материалы были записаны и размещены на внутреннем портале для постоянного доступа.

Внедренные модули:

• Делопроизводство (входящие/исходящие документы)

• Подготовка организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения)

• Управление договорами

• Работа с номенклатурой дел

Результаты: Прозрачность, скорость и контроль

Несмотря на то, что переход на новую систему еще продолжается, банк уже фиксирует значительные улучшения:

• Повышение оперативности: Скорость маршрутизации и согласования документов возросла в разы.

• Исключение «ручных» этапов: Документ после регистрации делопроизводителем мгновенно попадает исполнителю, минуя промежуточные носители.

• Полная управляемость: Руководство и ответственные сотрудники в реальном времени видят статус каждого документа, что исключает срывы сроков.

• Консолидация информации: Все документы собраны в единой защищенной системе, что повышает целостность данных и удобство подготовки отчетности.

Заключение:
Внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia стало для Банка «ИТУРУП» стратегическим шагом на пути цифровой трансформации. Проект доказал, что выбор современного отечественного решения, реализованный силами слаженной команды даже в удаленном формате, позволяет быстро получить измеримый бизнес-эффект — повысить управляемость, скорость и прозрачность ключевых банковских процессов.