Газпромбанк

История успеха: внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в головном офисе "Газпромбанка"

1990-1999

В конце 1990-х годов "Газпромбанк", один из ведущих банков России, столкнулся с вызовом, который стал отправной точкой для масштабной трансформации внутренних процессов. Рост бизнеса, увеличение числа структурных подразделений и стремительный рост документооборота (более чем в три раза с 2004 по 2009 годы) потребовали пересмотра подходов к управлению документами. Так началась история успеха внедрения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота (АСДД), которая не только изменила внутренние процессы, но и стала основой для дальнейшего развития банка.

Вызовы и необходимость перемен

К концу 1990-х годов стало очевидно, что традиционные методы работы с документами больше не справляются с объемами и сложностью задач. Ручная обработка документов, бумажный документооборот и отсутствие единой системы контроля исполнения поручений стали тормозить развитие банка. Руководство "Газпромбанка" осознало, что автоматизация — это не просто тренд, а необходимость для повышения эффективности и конкурентоспособности.

Первые шаги: пилотный проект и выбор системы

В 1998 году в головном офисе банка был запущен пилотный проект по автоматизации делопроизводства с использованием системы управления базами данных MS Access. Это позволило начать регистрацию и рассылку документов с нескольких рабочих мест, а также контролировать их исполнение. Однако уже в 2000-2001 годах стало ясно, что банку нужна более мощная и специализированная система. После проведенного внутреннего анализа рынка СЭД выбор пал на автоматизированную систему делопроизводства и документооборота CompanyMedia от компании "ИнтерТраст".

2001-2010

Этапы внедрения: от тестирования к полной интеграции

Была апробация системы в УД, когда мы приезжали и проходили с ними их процессы.

После успешной апробации они заключили договор на внедрение СМ в 2002 году.

Внедрение АСДД проходило поэтапно, с учетом специфики работы банка. В 2001 году началась апробация системы в Управлении делами и у секретарей структурных подразделений. Уже к 2003 году был запущен электронный документооборот: к регистрационно-контрольным карточкам (РКК) начали прикреплять файлы документов, а ключевые документы, такие как приказы, протоколы и нормативные акты, стали рассылаться в электронном виде.

К 2005-2006 годам система была интегрирована в процессы служебной переписки и согласования документов. Руководители подразделений и высшие должностные лица банка начали активно использовать электронные каналы связи для работы с документами. Это значительно ускорило процессы согласования и исполнения поручений.

Результаты: качественные изменения и новые возможности

Внедрение АСДД принесло банку целый ряд преимуществ:

1. Снижение трудоемкости процессов: автоматизация позволила сократить объем бумажного документооборота, ускорить поиск документов и обеспечить одновременную обработку документов с нескольких рабочих мест.

2. Единое информационное пространство: была создана автоматизированная база данных, отражающая полный жизненный цикл документа — от поступления до архивирования. Это упростило управление документооборотом и повысило оперативность работы.

3. Контроль исполнения поручений: система позволила внедрить многоуровневый контроль исполнения документов, включая упреждающие напоминания о сроках исполнения.

4. Коллективная работа с документами: сотрудники получили возможность согласовывать документы в электронном виде, что значительно ускорило процессы принятия решений.

Динамика роста и новые вызовы

К 2010 году количество пользователей АСДД в банке значительно увеличилось, а объем электронного документооборота вырос в разы. Однако с ростом бизнеса и увеличением документооборота на 25-30% ежегодно банк столкнулся с новыми вызовами. Существующая система начала достигать своих пределов, что потребовало дальнейшей оптимизации и развития.

2018-2021

Переход на новую версию CompanyMedia

К 2018 году при эксплуатации старой версии CompanyMedia 3.х  в Газпромбанке созрела потребность в новом функционале и новых возможностях версии 4. Уход от работы в “толстом” клиенте Notes Domino, новый функционал версии 4 и др.  задачи , в том числе вопрос тиражирования системы на пользователей Банка и филиалов Банка.

В рамках проекта перехода были проведены работы по переводу CompanyMedia на версию 4.6.1. В новую версию были перенесены уникальные доработки Банка.

В дальнейшем в 2019-2021 году для Банка были сделаны ряд уникальных доработок для сотрудников Департамента управления делами.

Заключение

История внедрения АСДД в "Газпромбанке" — это пример того, как своевременная автоматизация процессов может стать драйвером роста и повышения эффективности. Благодаря поэтапному подходу и постоянной адаптации системы к потребностям бизнеса, банк не только решил текущие задачи, но и заложил основу для будущих инноваций. "Газпромбанк" продолжает развивать свои технологии, оставаясь лидером в области автоматизации и управления документами.