Городская Дума Ростова-на-Дону

История успеха: цифровая трансформация Ростовской-на-Дону городской Думы

Ростовская-на-Дону городская Дума стала ярким примером успешной цифровой трансформации в сфере государственного управления. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia позволило не только перейти на безбумажный формат работы, но и значительно повысить эффективность управления документами, контроль исполнения поручений и организацию заседаний. Этот проект стал результатом слаженной работы команды ИТ-специалистов Думы и компании "ТРИНИТИ", Ведора Компании "ИнтерТраст".

Начало пути

Можно считать, что история цифровизации Думы началась летом 2007 года, когда когда главный специалист по информационным технологиям Валерий Танага посетил конференцию компании "ИнтерТраст" и познакомился с возможностями системы CompanyMedia и модуля "Нормотворчество". Проект внедрение стартовал в 2012 году и эти 5 лет Валерий готовил инфраструктуру: организовал сетевую инфраструктуру, купил сервер IBM, организовал серверную, купил Лотус запустил лотусовую почту

В 2012 году главный специалист по информационным технологиям Валерий Танага на конференции компании "ИнтерТраст" познакомился с возможностями модуля "Нормотворчество". Это стало отправной точкой для масштабного проекта по автоматизации ключевых процессов. На тот момент Дума уже прошла долгий путь развития: с 20 депутатов в 1994 году она выросла до 34 депутатов, 40 помощников и 40 сотрудников аппарата. Однако для дальнейшего повышения эффективности требовались современные ИТ-решения.

Цели и задачи

Основной задачей проекта было автоматизировать ключевые направления деятельности Думы:

• Нормотворчество и законотворчество;

• Организация безбумажного документооборота;

• Контроль исполнения поручений и отчетность.

Реализация проекта

Для достижения этих целей была создана мощная инфраструктура:

• Локальная кабельная система;

• Современный центр обработки данных с серверным и сетевым оборудованием;

• Компьютерная и оргтехника для всех сотрудников.

Программная часть включала:

• Систему электронного документооборота CompanyMedia;

• Модуль "Нормотворчество" для автоматизации работы комиссий и заседаний;

• Модуль сопровождения заседаний.

Проект был реализован в несколько этапов:

• Август 2012: установка программного обеспечения;

• Сентябрь 2012: начало регистрации документов и обращений граждан;

• Декабрь 2012: переход на безбумажный документооборот;

• Ноябрь 2012: запуск модуля "Нормотворчество";

• Апрель 2017 внедрение системы сопровождения заседаний.

Результаты

Внедрение СЭД принесло значительные результаты:

• Создана высококачественная сеть, объединяющая телефонию, интернет и компьютеры;

• Полностью автоматизировано делопроизводство;

• Руководители получили возможность накладывать резолюции и поручения в электронном виде;

• Упрощено согласование и подписание документов;

• Внедрен контроль исполнительской дисциплины.

Модуль "Нормотворчество" позволил:

• Готовить всю информацию для заседаний комиссий и Думы, вместе с документами а также протоколы заседаний. с помощью web-портала Нормотворчества он-лайн предоставляется депутатам в любой момент времени в любом месте;

• Обеспечить удаленную работу с документами.

Факторы успеха

Успех проекта стал возможным благодаря нескольким ключевым факторам:

1. Поддержка руководства. Заместитель председателя Думы лично курировал проект, что обеспечило его успешное внедрение.
2. Профессиональная поддержка. Компания "ТРИНИТИ" помогла адаптировать систему под нужды Думы и обучить сотрудников.
3. Обучение и доработка. Работе в CompanyMedia был обучен каждый пользователь на местах. Также, сотрудники получили понятные инструкции, а программное обеспечение было доработано под специфику организации.
4.Надежная инфраструктура. Современное техническое оснащение обеспечило бесперебойную работу системы.

Благодаря этому  Ростовская-на-Дону городская Дума  перешла полностью на безбумажный документооборот уже в январе 2008 года.

Планы на будущее

Ростовская-на-Дону городская Дума не останавливается на достигнутом. В планах:

• Улучшение работы с обращениями граждан;

• Внедрение мобильных рабочих мест для депутатов и помощников;

• Развитие системы сопровождения заседаний, включая голосование и запись выступлений;

• Интеграция с системой МЭДО РО.

Экспертный вклад

Валерий Танага, ставший настоящим экспертом в области внедрения СЭД, активно делится своим опытом на семинарах и круглых столах по всей России. Его история — это не только успешный проект, но и пример того, как цифровые технологии могут изменить работу государственных учреждений, сделав ее более прозрачной, эффективной и удобной для всех участников процесса.

Этот проект стал не просто шагом вперед для Ростовской-на-Дону городской Думы, но и образцом для других регионов, стремящихся к цифровой трансформации.