Нефтяная компания «ЛУКОЙЛ»

ОО "ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ" является головной организацией по информационно-технологическому обеспечению Группы "ЛУКОЙЛ", крупнейшим в России и СНГ поставщиком услуг и решений в области ИКТ. 12 филиалов ООО "ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ" созданы в регионах деятельности предприятий группы  на всей территории РФ. Задачи компании – внедрение, сопровождение и развитие интегрированных информационных систем для решения бизнес-задач; оптимизация бизнес-процессов для достижения стратегических целей и повышения эффективности на каждом участке деятельности нефтяной компании; обеспечение бесперебойной работы приложений, телекоммуникационного и технологического оборудования; предоставление консалтингового и технологического сервисов мирового уровня  на базе передовых технологий, продуктов и решений.

Программное обеспечение "LukoilMedia" было разработано в 1997 году для автоматизации делопроизводства в ОАО "ЛУКОЙЛ". Данное решение представляет собой программный комплекс, объединяющий все необходимые компоненты для создания документоориентированной информационной системы: "LukoilMedia-Делопроизводство", "LukoilMedia-Заседания", "LukoilMedia-Библиотека документов" и др. СЭДиАД "LukoilMedia" включает 18 различных бизнес-приложений и автоматизирует все процессы работы с документами: подготовку, визирование, регистрацию, рассылку, контроль исполнения, внесение в архив. В течение десяти лет система активно развивалась и модифицировалась силами специалистов ООО "ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ" и ОАО "ЛУКОЙЛ" при участии сотрудников "ИнтерТраст", а также специалистов других компаний-подрядчиков.

На сегодняшний день "LukoilMedia" является корпоративным стандартом, работает в головном офисе и в 40 дочерних обществах Компании. Пользователями системы являются более десяти тысяч человек – это одна из крупнейших в России корпоративных систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Эксплуатация СЭДиАД "LukoilMedia" дает ощутимые выгоды:

• благодаря "LukoilMedia" организации Группы "ЛУКОЙЛ" фактически существуют в едином информационном пространстве: территориальная распределенность предприятий не препятствует решению управленческих задач и обмену информацией;
• единая для всех предприятий система регистрации и хранения документов обеспечивает надежность хранения документов и оперативный доступ к ним, предоставляет пользователю возможность в любой момент обратиться к информации, необходимой для исполнения его должностных обязанностей;
• наличие типовых бланков упрощает операции подготовки типовых документов, составления списков рассылки;
• за счет реализации автоматического контроля хода исполнения документов и поручений по ним повышается исполнительская дисциплина сотрудников;
• оптимизируются процессы документационного обеспечения подготовки и проведения совещаний.

Эффективность эксплуатации системы зависит от максимально полного охвата ею всех организаций Группы "ЛУКОЙЛ". В связи с этим было принято решение о необходимости осуществить к 2010 году внедрение системы в большинстве (не менее 80% в противовес сегодняшним 30%) организаций Группы "ЛУКОЙЛ".

В ближайшие три года развитие существующей системы будет проводиться по трем направлениям:

• развитие функциональных возможностей и удобства пользования системой (дополнение "LukoilMedia" новыми технологиями и функциями, в частности, WEB-интерфейс, технология WorkFlow, рабочие места на основе КПК или других мобильных устройств; совершенствование настройки маршрутов согласования документов, управления жизненным циклом документов, механизмов поиска документов);
• ввод в эксплуатацию системы "Корпоративный тренинг" (система позволит проводить дистанционное и заочное обучение, тестирование пользователей "LukoilMedia" и др.);
• развитие нормативно-методической базы по электронному документообороту.

Все эти работы нацелены на создание условий перехода к полностью безбумажному документообороту, а также максимальному расширению количества рабочих мест системы – с учетом ориентации не только на специалистов в области делопроизводства, но и руководителей всех уровней, а также рядовых исполнителей.

Установка системы в большинстве организаций Группы "ЛУКОЙЛ" позволит существенно сократить время поиска документов и ускорить доставку управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений. Увеличение числа пользователей минимизирует случаи утери документов и сократит число ошибок при обработке больших потоков документов, облегчит доступ к корпоративной информации. Помимо управленческих и организационных эффектов – обеспечение соответствия работы сотрудников организаций существующим правилам, нормам, регламентам и законам – снизятся затраты на копирование внутренних документов, расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов.

Валерий Тихомиров, начальник управления корпоративных информационных систем ООО "ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ", отмечает: "В конечном итоге модифицированная система обеспечит учет потребностей всей Группы компаний "ЛУКОЙЛ", позволит наладить эффективное взаимодействие сотрудников всех входящих в Группу организаций"