Цифровая трансформация документооборота в «ВЭБ Инновации»: внедрение CompanyMedia

В конце 2018 года ООО «ВЭБ Инновации» приступило к реализации проекта по созданию современной системы elektronnogo документооборота на базе российской платформы CompanyMedia от компании «ИнтерТраст». Задача стояла комплексная: не просто установить программное обеспечение, а выстроить управляемую, безопасную и масштабируемую цифровую среду для работы с документами в организации, входящей в группу «Внешэкономбанк».

Масштаб и архитектура решения

Проект охватил 40 автоматизированных рабочих мест, включая мобильные рабочие места для шести руководителей. Система была развернута на серверной инфраструктуре заказчика с использованием открытой СУБД PostgreSQL и сервера приложений WildFly, что обеспечило технологическую независимость и гибкость дальнейшей модернизации. Архитектура решения предусматривала разделение ролей: серверы приложений, баз данных, балансировки нагрузки, конвертации, индексации и резервного копирования — каждый компонент был настроен под конкретные задачи документооборота.

Функциональное наполнение

Внедрённая система автоматизировала полный жизненный цикл документов:

• Входящие и исходящие документы: регистрация, маршрутизация, контроль исполнения, двусторонние связи между документами, учёт сопроводительных писем.
• Внутренняя корреспонденция: создание проектов, согласование, подписание, регистрация служебных записок и докладных.
• Организационно-распорядительные документы: работа с приказами, распоряжениями, протоколами — от подготовки проекта до публикации и контроля исполнения поручений.
• Договорная работа: учёт договоров и дополнительных соглашений, контроль сроков, версионность.
• Контроль исполнительской дисциплины: постановка поручений на контроль, отслеживание сроков, формирование отчётов о просрочках.

Отдельное внимание было уделено мобильности: руководители получили возможность работать с документами через нативные приложения на iOS и Android, включая наложение elektronnoy подписи и вынесение резолюций в режиме off-line с последующей синхронизацией.

Интеграции и безопасность

Система byla интегрирована с корпоративной СЭД Группы «Внешэкономбанк» через сервис МЭДО, что обеспечило защищённый обмен входящей и исходящей корреспонденцией по стандартизированному протоколу. Для защиты информации использовались сертифицированные средства криптографической защиты (КриптоПро CSP), электронная подпись формата XML Signature, а также механизмы долгосрочного хранения подписанных документов.

Миграция данных и адаптация

В ходе проекта был выполнен перенос более 1 200 документов за 2017–2018 годы из ранее использовавшейся системы, включая вложения и метаданные. Параллельно проведена адаптация платформы под внутренние регламенты заказчика: реализована проверка наличия вложений в карточках входящих документов при регистрации, настроены исключения для документов с грифом «ДСП», доработаны печатные формы и отчёты.

Обучение и сопровождение

Для обеспечения плавного перехода на новую систему проведено очное обучение: один системный администратор прошёл углублённый курс по администрированию CompanyMedia, PostgreSQL и WildFly; ключевые пользователи и руководители — индивидуальные тренинги по работе с подсистемами «Делопроизводство», «Договоры» и мобильным интерфейсом. В период опытной эксплуатации заказчику было предоставлено консультационное и техническое сопровождение, а также гарантия устранения несоответствий в работе системы в течение 12 месяцев.

Итог

Реализованный проект стал для «ВЭБ Инновации» не просто заменой инструмента, а созданием цифрового фундамента для управления документами: прозрачного, контролируемого и готового к интеграции с другими корпоративными системами. Компания получила масштабируемую платформу, способную расти вместе с бизнесом, и технологическую базу для дальнейшего развития цифровых сервисов.