ВЭБ.РФ

История успеха: ВЭБ.РФ и внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia

Государственная корпорация развития ВЭБ.РФ, играющая ключевую роль в финансировании социально-экономических проектов России, успешно завершила переход на импортонезависимую версию системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia. Этот шаг стал важным этапом в стратегии импортозамещения и цифровой трансформации корпорации. Новая версия системы не только соответствует требованиям отечественного программного обеспечения, но и расширяет функциональные возможности, обеспечивая эффективное взаимодействие через МЭДО и использование квалифицированной электронной подписи. Сегодня в системе работают 1800 пользователей, включая руководство, которое активно использует мобильные решения для работы с документами.

Начало сотрудничества и вызовы

Сотрудничество ВЭБ.РФ с компанией «ИнтерТраст», разработчиком CompanyMedia, началось еще в 2002 году. За это время система была внедрена во всех подразделениях банка и успешно функционировала на платформе IBM Lotus Domino. Однако в 2023 году, в условиях необходимости импортозамещения, руководство ВЭБ.РФ приняло стратегическое решение о переходе на полностью импортонезависимую версию CompanyMedia, которая соответствует требованиям реестра отечественного ПО и совместима с российскими разработками.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта был перевод системы документооборота на новую платформу с сохранением и расширением функциональности. Для этого необходимо было:

• Мигрировать документы из старой версии в новую.
• Перенести уникальные доработки, накопленные за годы использования.
• Воспроизвести привычные бизнес-процессы и адаптировать их к новой системе.

Этапы внедрения

Процесс внедрения был разделен на несколько этапов:

1. Анализ и планирование: Проведен детальный анализ текущих бизнес-процессов и требований к системе.

2. Разработка и настройка: Установка и настройка системы, перенос данных и функциональных доработок.

3. Обучение и поддержка: Сотрудники ВЭБ.РФ прошли обучение, а инженеры первой линии обеспечили консультационную поддержку для быстрой адаптации.

Реакция пользователей

Благодаря тщательной работе разработчиков, которые воспроизвели привычные бизнес-процессы и предоставили подробные инструкции, пользователи быстро освоили новую систему. Обучающие вебинары и техническая поддержка помогли минимизировать период адаптации, что позволило сотрудникам продолжить работу на новом уровне.

Функциональные возможности новой системы

Новая версия CompanyMedia предлагает широкий спектр функций:

- СМ-Делопроизводство: Автоматизация работы с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией, контроль исполнения документов.

- СМ-Поручения: Управление устными поручениями руководителей и контроль их выполнения.

- CM-Договоры: Поддержка процессов заключения и исполнения договоров.

- Модули "Документы на оплату", "Доверенности", "Кадровый документооборот", "Компенсации и льготы": Специализированные решения для различных направлений работы.

- Мобильные решения: Более 300 мобильных рабочих мест для руководства, обеспечивающих гибкость и оперативность.

Планы на будущее

ВЭБ.РФ продолжает движение в направлении технологической независимости. Среди ближайших планов — перевод серверов на отечественную операционную систему и внедрение мобильного решения aDocs для работы на российских мобильных ОС. Эти шаги позволят корпорации укрепить свою технологическую автономию и обеспечить еще более высокий уровень безопасности и эффективности.

Преимущества, которые получил заказчик (ВЭБ.РФ) после внедрения импортонезависимой СЭД CompanyMedia

• Технологическая независимость

Переход на полностью отечественную платформу позволил ВЭБ.РФ снизить зависимость от зарубежного программного обеспечения, что особенно важно в условиях санкций и необходимости импортозамещения. Система соответствует требованиям реестра российского ПО, что обеспечивает юридическую и технологическую безопасность.

• Повышение эффективности документооборота

Новая версия CompanyMedia автоматизировала ключевые процессы работы с документами, включая обработку входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения поручений и управление договорами. Это сократило время на рутинные операции и повысило общую производительность сотрудников.

• Юридически значимый электронный документооборот

Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) обеспечило юридическую силу документам, что упростило взаимодействие с внешними организациями и сократило необходимость в бумажном документообороте.

• Гибкость и мобильность

Внедрение более 300 мобильных решений позволило руководству и сотрудникам ВЭБ.РФ работать с документами в любое время и в любом месте. Это особенно важно для руководителей, которые могут оперативно принимать решения и подписывать документы даже вне офиса.

• Сохранение привычных бизнес-процессов

Разработчики воспроизвели все ключевые бизнес-процессы, к которым привыкли пользователи, что минимизировало период адаптации и позволило сотрудникам быстро перейти на новую систему без потери эффективности.

• Масштабируемость и функциональность

Новая версия системы предлагает расширенные возможности, такие как модули для работы с договорами, доверенностями, кадровым документооборотом и компенсациями и льготами. Это позволяет ВЭБ.РФ гибко адаптировать систему под свои текущие и будущие потребности.

• Снижение затрат на поддержку

Переход на отечественное ПО и отказ от зарубежных решений позволил сократить затраты на лицензирование и техническую поддержку. Кроме того, интеграция с российскими разработками снизила риски, связанные с возможными ограничениями со стороны иностранных поставщиков.

• Улучшение контроля и прозрачности процессов

Внедрение системы контроля исполнения документов и поручений повысило прозрачность бизнес-процессов. Руководство получило возможность оперативно отслеживать статус выполнения задач, что способствует более эффективному управлению.

• Быстрая адаптация сотрудников

Благодаря обучающим вебинарам, подробным инструкциям и консультационной поддержке разработчиков, сотрудники ВЭБ.РФ быстро освоили новую систему. Это позволило минимизировать простои и сохранить высокий уровень производительности.

• Подготовка к будущим инновациям

ВЭБ.РФ уже планирует дальнейшие шаги по технологическому развитию, включая переход на отечественную операционную систему и мобильные решения на базе российских ОС. Это обеспечит корпорации долгосрочную устойчивость и готовность к новым вызовам.

• Укрепление имиджа как лидера в цифровой трансформации

Успешное внедрение импортонезависимой СЭД подчеркивает роль ВЭБ.РФ как одного из лидеров в области инноваций и цифровизации среди государственных корпораций. Это укрепляет доверие со стороны партнеров и клиентов.

• Повышение уровня безопасности данных

Использование отечественного ПО и интеграция с российскими сервисами обеспечили высокий уровень защиты данных, что особенно важно для корпорации, работающей с конфиденциальной информацией.

Заключение

Успешное внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia стало важным шагом в цифровой трансформации ВЭБ.РФ. Этот проект не только укрепил технологическую независимость корпорации, но и повысил эффективность работы с документами, обеспечив сотрудников современными инструментами для решения задач. ВЭБ.РФ продолжает демонстрировать лидерство в области инноваций, оставаясь ключевым игроком в системе институтов развития России.