Воентелеком

Цифровой фундамент управления: внедрение СЭД CompanyMedia в ОАО «Воентелеком»

В 2013 году ОАО «Воентелеком» запустил внедрение СЭД CompanyMedia для 900 сотрудников центрального аппарата, чтобы заменить хаос ручных процессов прозрачной автоматизацией. За четыре месяца создали отказоустойчивую инфраструктуру, настроили полный цикл работы с документами и мобильный доступ для руководителей. В 2017 году в рамках гособоронзаказа систему модернизировали: добавили квалифицированную электронную подпись и расширили контроль исполнительской дисциплины. В итоге цифровой фундамент позволил не только повысить управляемость, но и сформировать новую культуру работы с информацией.

2013 год — отправная точка цифровой трансформации документооборота

Стратегическая цель: от хаоса к управляемости

В 2013 году ОАО «Воентелеком» запустил масштабный проект создания единой системы электронного документооборота для 900 сотрудников Центрального аппарата. Задача — преобразовать разрозненные процессы работы с документами в прозрачную, контролируемую и автоматизированную систему управления.

Ключевые вызовы:

• Обработка 7 типов документов: входящие, исходящие, внутренние, ОРД, договоры, поручения, самостоятельные задания
• Полный жизненный цикл: от создания и согласования до регистрации, исполнения и архивирования
• Интеграция с корпоративной инфраструктурой: Active Directory, «Партионная почта», учётные системы
• Мобильный доступ для руководителей высшего звена — принятие решений вне офиса

Как развивался проект внедрения: два этапа за четыре месяца

Этап 1. Подготовка к запуску (сентябрь — ноябрь 2013)
Команда проекта заложила технический и методологический фундамент:

• Разработка регламентов документооборота — новых правил работы для всей организации
• Развёртывание отказоустойчивой серверной инфраструктуры: кластер из 4 виртуальных машин с балансировкой нагрузки
• Миграция данных из устаревшей системы без потери истории и связей между документами
• Интеграция с корпоративным каталогом Active Directory — единая аутентификация и управление правами
• Настройка мобильных рабочих мест для руководителей на планшетах с поддержкой электронной подписи
• Обучение пользователей и подготовка собственных администраторов-технологов

Этап 2. Опытная эксплуатация (ноябрь — декабрь 2013)
Система прошла проверку в реальных условиях:

• Проведение семинаров для руководителей структурных подразделений — формирование понимания новых принципов работы
• Интеграция с системой «Партионная почта» — автоматизация обмена корреспонденцией
• Разработка специализированных отчётных форм для контроля исполнительской дисциплины
• Постепенный переход от опытной к промышленной эксплуатации с круглосуточной поддержкой пользователей

Функциональность системы: единое пространство для управления документами

Полный цикл документооборота

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов с автоматическим присвоением номеров
• Электронное согласование: последовательное, параллельное, комбинированное с возможностью «согласования до визы»
• Подписание документов с использованием квалифицированной электронной подписи
• Выдача резолюций и поручений с контролем исполнения в иерархии: от руководителя до исполнителя
• Учёт движения бумажных экземпляров и копий документов

Контроль и прозрачность

• Единое окно для отслеживания статуса всех документов: от поступления до исполнения
• Автоматические уведомления о сроках, просроченных задачах и необходимости вмешательства руководителя
• История каждого документа: кто, когда и какие действия выполнил
• Специализированный модуль для контроля поручений руководителя высшего звена с мобильным доступом

Интеграция и масштабируемость

• Единая аутентификация через корпоративный каталог Active Directory
• Обмен данными с внешними системами: «Партионная почта», учётные системы
• Модульная архитектура — возможность подключения новых функций без изменения ядра системы
• Отказоустойчивость: кластерная конфигурация серверов с репликацией данных

Мобильность для руководителей

• Полнофункциональное рабочее место на планшете Apple iPad
• Просмотр документов, выдача резолюций, подписание с электронной подписью — вне офиса
• Интуитивный интерфейс с поддержкой графических пометок (маркер, карандаш) как на бумаге

Результат внедрения: основа для многолетнего развития

Первое внедрение в 2013 году стало не конечной точкой, а стартовой площадкой для постоянного совершенствования системы. Благодаря гибкой архитектуре платформы и правильно выстроенной методологии проекта:

• Система масштабировалась вместе с ростом организации без остановки работы
• Формировалась культура электронного документооборота среди сотрудников
• Руководство получило инструмент для оперативного управления в условиях высокой ответственности
• Заложена основа для последующих интеграций и расширения функционала

2017 год. Новый этап развития: модернизация и внедрение электронной подписи

В июле 2017 года проект электронного документооборота вышел на новый уровень развития. В рамках исполнения государственного оборонного заказа АО «Воентелеком» заключил договор с ООО «ИнтерТраст-Сервис» на комплексную модернизацию системы:

Ключевые задачи этапа:

• Обновление платформы — переход на новую версию CompanyMedia с полным сохранением всех данных, справочников и настроек
• Внедрение электронной подписи — подсистема Locker обеспечила работу с квалифицированной электронной подписью (КЭП) в едином интерфейсе СЭД
• Специализированный контроль — разработка отчёта «Перечень резолюций с перенесённым сроком исполнения» для повышения дисциплины исполнения поручений руководства

Как проходила модернизация:

1. Подготовительный этап
   • Развёртывание тестового стенда с полной копией промышленной системы
   • Обновление серверной инфраструктуры: серверов, настройка DAOS для оптимизации хранения вложений
2. Тестирование и адаптация
   • Проведение тестового обновления на копии промышленной системы
   • Верификация всех бизнес-процессов, включая мобильные рабочие места
   • Адаптация подсистемы СМ-Делопроизводство с обработкой агентами обновления и переконфигурированием
3. Внедрение и сопровождение
   • Обновление промышленной системы в выходные дни для минимизации влияния на работу
   • Развёртывание и настройка подсистемы Locker на двух серверах кластера
   • Установка и конфигурирование сервера приложений Tomcat и СУБД PostgreSQL
   • Обучение администраторов новым возможностям версии 4.6 и работе с электронной подписью
   • Техническое сопровождение в течение 50 часов после перехода на новую версию

Результат этапа:

• Юридическая значимость — все документы получили возможность подписания квалифицированной электронной подписью без выхода из системы
• Повышенная надёжность — отказоустойчивая архитектура с балансировкой нагрузки и репликацией данных
• Усиленный контроль — специализированный отчёт позволил выявлять и анализировать случаи переноса сроков исполнения поручений
• Бесшовный переход — все исторические данные, связи между документами и настройки сохранены без потерь

Этот этап стал важной вехой в эволюции системы: электронный документооборот перешёл от автоматизации процессов к обеспечению юридически значимого документооборота с полной поддержкой требований государственного оборонного заказа.

Цифровизация документооборота — это не просто технология. Это изменение культуры работы, где информация становится стратегическим ресурсом, а не источником задержек и ошибок.