+7 (495) 956-79-28

Библиотека кейсов. Предоставление банковской гарантии — без рисков и потери контроля над контентом


18.06.2015

Для предоставления банковской гарантии, особенно если речь идет о гарантиях на участие в конкурсах, специалистам финансовой организации необходимо рассмотреть, проверить и проанализировать довольно объемный пакет документов, предоставляемых участником такого конкурса, тендера или аукциона. На этапе рассмотрения заявки также рождается множество задач и документов — на этот раз внутренних. Анализ финансовых документов, первичная и расширенная оценка рисков, сбор дополнительных данных о клиенте, составление заключений, коллегиальные обсуждения, подготовка результатов экспертиз — возникает большое количество бизнес-задач и немалый объем связанного с ними контента.


В процесс выдачи гарантии, как правило, вовлечено несколько подразделений банка, слаженная работа которых необходима не только для того, чтобы предоставить гарантию в сжатые сроки, но и для того чтобы минимизировать собственные риски финансовой организации. При этом маршрут рассмотрения, проверки и утверждения поступившей заявки может меняться — в зависимости от качества предоставленных документов, изменений во внутренних правилах оценки рисков, наличия или отсутствия у банка опыта взаимодействия с компанией, обратившейся за выдачей гарантии, а также от множества других факторов.


Иными словами, процесс выдачи банковской гарантии относится к документоемким и слабо регламентированным — последовательность множества различных действий и разнообразие их вариантов не укладываются в рамки стандартных регламентов. Как следствие, процесс не поддается автоматизации традиционными средствами, такими как BPMS или классические системы электронного документооборота с их директивным подходом.


Экспертами компании «ИнтерТраст» разработана методология решения этой задачи с применением инструментария ACM (Adaptive Case Management), встроенного в систему CompanyMedia. Кейс «Предоставление банковской гарантии» содержит все необходимые компоненты: средства коллективной работы с документами и задачами, их базовый перечень, распределение ролей для участников кейса, общий чек-лист и чек-листы отдельных этапов, основные точки возможных изменений в процессе и т.д. Удобство ACM еще и в том, что ход процесса наглядно отражается в тайм-лайне кейса — всегда можно понять, на каком этапе находится выполнение определенной задачи или подготовка документов.


Кейс построен на основе «живого» банковского процесса, его первичный запуск в работу не требует дополнительной настройки системы.


acm1.png


В ходе выполнения процесса (выдача банковской гарантии) кейс может быть дополнен и скорректирован с учетом специфики конкретного банка и разновидностей выдаваемых гарантий. Более того, ход работ может быть изменен по мере выполнения процесса, а все необходимые корректировки вносит либо владелец кейса, либо ответственные сотрудники — при наличии необходимых прав доступа и при соответствии таких изменений бизнес-правилам, принятым в банке. В рассматриваемом случае кейс-менеджером (владельцем процесса) является руководитель или специалист департамента банка по работе с банковскими гарантиями.


Внесение изменений в процесс, если и требует вмешательства ИТ-службы, то лишь затем, чтобы предоставить участникам кейса необходимые права доступа. Таким образом достигается максимальная скорость и гибкость (адаптивность) в управлении процессом предоставления гарантий, формируется удобная рабочая  среда для коллективной работы. Участники кейса, будучи опытными профессионалами, в большей степени руководствуются своими компетенциями и знаниями, нежели жесткими регламентами.


На базе нескольких успешно завершенных кейсов создается усовершенствованный шаблон. Это позволяет существенно упростить и упорядочить (где это необходимо и возможно) ход решения аналогичных задач в будущем. Однако важнее то обстоятельство, что при таком подходе к работе создается «живая» библиотека лучших практик: она формируется специалистами банка и для специалистов — как уже работающих в финансовой организации, так и для новичков, осваивающих новую для них область на материале реальных, а не «системных» процессов.


Здесь мы приводим состав типового кейса — перечень задач, участников и документов может меняться с учетом системы управления банком, его организационной структуры и других особенностей кредитной организации.


 Состав типового кейса "Предоставление банковской гарантии"

Участники Задачи Документы
1 Этап. Сбор необходимых документов
  • Клиентские менеджеры банка
  • Специалисты компаний-брокеров (при наличии)
  • Компания-аявитель
  • Сбор необходимого пакета документов
  • Проверка пакета на полноту предоставленных документов
  • Упрощенная проверка заявителя на явные стоп-факторы, при их наличии — отказ в предоставлении услуг
  • Оценка срока предоставления гарантии
  • Передача документов в профильное подразделение банка (департамент по работе с банковскими гарантиями)
  • Оригинал заявления и анкеты на получение банковской гарантии по форме банка
  • Конкурсная документация с описанием конкурса, с указанием дат проведения конкурса и его условий
  • Протокол подведения итогов конкурса
  • Проект государственного/Муниципального контракта
  • Годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств) Налоговые декларации по налогу на прибыль (поквартально, за предыдущий и текущий год)
  • Устав организации, изменения и дополнения к нему
  • Копии паспортов руководителя, главного бухгалтера (заполненные страницы)
  • Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров/участников (выписка из реестра акционеров/выписка из состава участников
  • Оригинал или нотариальная копия выписки из ЕГРЮЛ (на дату последних изменений)
  • Карточка с образцами подписей и оттиском печати (копия, заверенная банком)
2 Этап. Первичная обработка документов
  • Руководитель и специалисты департамента по работе с банковскими гарантиями
  • Специалисты финансового департамента
  • Специалисты юридического департамента
  • Специалисты компаний, оказывающих услуги финансового и юридического характера на условиях аутсорсинга (при наличии)
  • Проверка даты выпуска гарантии документов заявителя
  • Дополнительная проверка на полноту и корректность предоставленных данных
  • При необходимости — запрос недостающих/дополнительных документов
  • Распределение заявок по менеджерам департамента
  • Прием заявок в работу (регистрация или отказ)
  • Первичная проверка на наличие стоп-факторов (возможен отказ от предоставления услуги)
  • Первичная проверка финансовых документов заявителя
  • Первичная проверка юридических (уставных) документов заявителя
  • Заполнение базовой части заключения о предоставлении гарантии
  • Передача дополненного пакета документов на следующий этап
  • Пакет документов первого этапа
  • Переписка с клиентскими менеджерами банка и/или специалистами компаний-брокеров
  • Внутренние документы:
    • электронная переписка
    • поручения
    • резолюции
    • отчеты
    • заключения финансового и юридического департаментов
    • заключение о предоставлении гарантии (базовая часть)
3 Этап. Оценка рисков
  • Руководитель и специалисты службы безопасности банка
  • Руководитель и специалисты департамента риск-менеджмента
  • Специалисты компаний, оказывающих услуги финансового и юридического характера на условиях аутсорсинга (при наличии)
  • Расширенная проверка документов и/или передача части задач на аутсорсинг
  • Расширенная оценка финансовых, юридических и регуляторных рисков в соответствии с принятыми в банке правилами риск-менеджмента и требованиями регуляторов
  • При изменении бизнес-правил и требований регуляторов — повторная проверка
  • Проверка сделки
  • Подготовка и проведение коллегиальных обсуждений заявок (или их агрегированных пулов)
  • Исполнение решений коллегиальных органов (в т.ч. контроль исполнителей)
  • Заполнение заключения (риск-менеджент, compliance, вопросы безопасности)
  • Принятие окончательного решения о предоставлении гарантии или отказе
  • Передача пакета документов и итогового заключения в департамент по работе с банковскими гарантиями
  • Пакет документов первого и второго этапов
  • Переписка с внутренними экспертами и/или специалистами, работающими на условиях аутсорсинга
  • Материалы заседаний коллегиальных органов
  • Протоколы заседаний коллегиальных органов
  • Внутренние документы:
    • электронная переписка
    • поручения
    • резолюции
    • отчеты
    • заключения службы безопасности банка
    • заключение департамента риск-менеджмента банка
    • заключение специалистов, работающих на условиях аутсорсинга
    • итоговое заключение о предоставлении гарантии
4 Этап. Подготовка документов для передачи заявителю
  • Специалисты департамента по работе с банковскими гарантиями
  • Клиентские менеджеры банка
  • Специалисты компаний-брокеров (при наличии)
  • Компания-заявитель
  • Подготовка договоров и актов в департаменте по работе с банковскими гарантиями
  • Передача договоров и актов клиентским менеджерами и/или специалистам компаний брокеров
  • Передача договоров и актов заявителю
  • Получение подписанных документов (при необходимости – ЭП) от заявителя
  • Договоры и акты
  • Электронные документы (ЭП)
  • Внутренние документы:
    • электронная переписка
    • поручения
    • резолюции
    • отчеты
5 Этап. Предоставление гарантии
  • Клиентские менеджеры банка
  • Специалисты компаний-брокеров (при наличии)
  • Компания-заявитель
  • Подготовка оригинала гарантии
  • Подготовка скан-копии гарантии
  • Передача клиентским менеджерами и/или специалистам компаний брокеров оригиналов
  • Передача заявителю счетов
  • Получение подтверждения об оплате
  • Размещение гарантии в специализированном реестре
  • Передача оригинала гарантии заявителю
  • Получение оригиналов закрывающих документов от заявителя
  • Оригинал и скан-копия гарантии
  • Счета
  • Закрывающие финансовые документы
  • Внутренние документы:
    • электронная переписка
    • поручения
    • резолюции
    • отчеты

 

Перейти к разделу "Строим  открыто"