Наши менеджеры рады помочь и проконсультировать.
Заполните форму ниже и мы свяжемся с Вами
Консалтинг
Информационное обследование системы документационного обеспечения управления (ДОУ)
Информационное обследование ДОУ представляет собой комплексный аудит существующих процессов работы с документами, организационной структуры, нормативной базы и информационных систем Заказчика.
1
Цель и назначение услуги
Главная цель услуги — выявить «узкие места», дублирующие функции и неэффективные практики в текущем документообороте, а также разработать целевую модель процессов и дорожную карту для их оптимизации и последующей автоматизации (внедрения или модернизации системы электронного документооборота — СЭД).
2
Область применения
Обследование охватывает все уровни управления и структурные подразделения организации, участвующие в процессах создания, согласования, регистрации, исполнения, контроля и хранения документов. В рамках работ обследуются все основные документопотоки: входящая и исходящая корреспонденция, распорядительные и организационные документы.
3
Этапы проведения обследования
Услуга реализуется в несколько последовательных этапов, обеспечивающих полноту и объективность анализа:
1
Организационно-подготовительный этап
- Разработка и согласование календарного плана и устава проекта обследования.
- Формирование рабочей группы со стороны Исполнителя и Заказчика.
2
Сбор и первичный анализ информации
- Сбор и анализ действующей нормативно-методической базы (инструкции по делопроизводству, регламенты, положения, номенклатуры дел, должностные инструкции).
- Сбор библиотек шаблонных форм и бланков документов, используемых в организации.
- Анализ смежных информационных систем, задействованных в обработке документов, и оценка возможности и целесообразности их интеграции с СЭД либо переноса соответствующих документных процессов в СЭД.
3
Полевое обследование (сбор фактических данных)
- Проведение анкетирования сотрудников различных уровней для оценки удовлетворённости текущими процессами и выявления проблемных зон.
- Проведение интервью с владельцами продуктов, процессов и ключевыми пользователями.
- Анализ фактических процедур формирования и хранения архивных дел.
4
Аналитический этап и моделирование
- Описание и визуализация бизнес-процессов ДОУ в состоянии «Как есть» (As Is) с выявлением рисков и неэффективных операций (например, многократный переучёт, избыточное тиражирование бумажных копий).
- Разработка и описание целевых бизнес-процессов в состоянии «Как должно быть» (To Be), с определением оптимального баланса между централизацией и децентрализацией, обеспечивающего максимальную автоматизацию и переход к безбумажному взаимодействию.
5
Формирование результатов
- Подготовка итогового отчёта о проведении информационного обследования.
- Разработка детального проекта Плана мероприятий по совершенствованию ДОУ и подготовке к автоматизации.
4
Ключевые направления анализа
В ходе обследования детально изучаются следующие аспекты:
Нормативно-методическое обеспечение
Анализ актуальности и полноты локальной нормативной базы, а также выявление противоречий между локальными актами и регулирующими документами вышестоящего уровня (государственными, региональными, отраслевыми).
Организационная структура и распределение ролей
Оценка эффективности распределения функций между подразделениями (например, степень централизации регистрации и контроля) и определение потребности в перераспределении обязанностей или создании специализированных групп (контролёров, системных администраторов) — без пересмотра основных рабочих функций подразделений.
Технологии и автоматизация
Оценка готовности рабочих мест (техническое оснащение), анализ возможностей перехода от бумажных журналов и копий к электронным реестрам и образам, оценка потребности в интеграции с внешними системами (ERP, системы контрактной работы, операторы ЭДО, конструкторы документов, сервисы распознавания текста).
Управление исполнением и контроль
Анализ механизмов постановки задач, контроля сроков, обработки устных поручений и механизмов эскалации при нарушении сроков.
Архивное дело
Оценка состояния распределённых или централизованных архивов, процессов экспертизы ценности документов и подготовки номенклатур дел.
5
Результаты и передаваемые материалы
По итогам оказания услуги Заказчику передаётся пакет документов, включающий:
Отчёт об информационном обследовании
Содержит детальное описание текущего состояния, выявленные проблемы и риски.
Библиотека моделей бизнес-процессов
Модели «Как есть» и «Как должно быть» для всех обследованных документопотоков.
Проект Плана мероприятий по совершенствованию ДОУ
Включает:
- рекомендации по организационным изменениям (перераспределение функций, обновление должностных инструкций);
- рекомендации по актуализации нормативной базы;
- технические рекомендации по развитию ИТ-ландшафта (интеграции, новые модули, миграция данных, отказ от дублирующих систем);
- план мероприятий по обучению и повышению квалификации персонала.
Реестр требований к целевой автоматизированной системе
Входные данные для формирования Технического задания на внедрение или доработку СЭД.
6
Ожидаемые эффекты для Заказчика
Результаты проведения качественного информационного обследования позволят:
Оценить степень соответствия текущих процессов требованиям локальных нормативных документов и внешних регулирующих актов.
Выявить узкие места, ограничения и зоны, требующие оптимизации.
Определить потребности в изменении процессов и их автоматизации.
Получить экспертную оценку необходимого объёма финансирования для перехода к целевому состоянию процессов.
Комплексный подход к информационному обследованию ДОУ позволяет не только диагностировать текущее состояние документооборота, но и сформировать обоснованную стратегию его цифровой трансформации.
