+7 (495) 956-79-28
Демо-версия клиента под BlackBerry
Версия для печати
Главная / Пресс-центр / Новости / Одна на всех
Новости

Одна на всех

30.10.2008

ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь", партнер компании "ИнтерТраст", подвела итоги первого этапа создания единой системы электронного документооборота для исполнительных органов власти Новосибирской области. В качестве программного обеспечения, с помощью которого будет решена поставленная задача, выбрана СЭД CompanyMedia. Завершение проекта, начатого весной 2008, планируется в 2009 году.

При выборе системы электронного документооборота в первую очередь рассматривались системы, реализованные на платформе Lotus Domino/Notes корпорации IBM, так как сотрудники администрации активно использовали базы данных, написанные в данной среде.

В результате сравнения различных систем специалисты Администрации области остановились на CompanyMedia (разработчик - компания "ИнтерТраст"), наделенной возможностью подключения к ней большого числа пользователей, создания территориально-распределенного электронного документооборота, поэтапного внедрения различных подсистем по мере их покупки и подключения.

Исполнителем проекта был выбран партнер ИнтерТраст в Новосибирской области – компания "ИнтерТраст-Сибирь". На первом этапе внедрения ее специалисты провели обследование существующей системы документооборота и выявили основные направления для автоматизации: регистрацию входящей и исходящей корреспонденцией, получение и учет факсимильных сообщений, работу с правовыми актами, ведение кадрового учета. Для решения поставленных задач были приобретены лицензии на подсистемы "CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Факс", "CompanyMedia-Управление персоналом".

После установки и конфигурирования системы сотрудники компании-исполнителя провели полное ее тестирование в нескольких подразделениях Администрации: отделе корреспонденции - канцелярии, отделе контроля, отделе подготовки документов, в приемных ряда руководителей Новосибирской области. В результате был выявлен перечень необходимых доработок в системе (возможность создания резерва входящих документов, классификация документов по тематике, добавление специальных печатных форм для печати карточек документов и резолюций, добавление дополнительного функционала в механизм контроля и пр.).

После их реализации было принято решение о внедрении CompanyMedia во всех исполнительных органах власти Администрации Новосибирской области до конца 2008 года.

При выполнении проекта рабочая группа столкнулась с отсутствием необходимого оборудования на местах делопроизводителей, территориальной удаленностью части подразделений. Чтобы решить возникшие проблемы, было приобретено и установлено новое оборудование для работы делопроизводителей (компьютеры, сканеры и пр.).

Сегодня система установлена на 135 рабочих местах. На данном этапе внедрения CompanyMedia достигнуты следующие результаты:

1) запущена регистрация всех входящих и исходящих документов в отделе корреспонденции - канцелярии, а также в 16 исполнительных органах власти Администрации Новосибирской области. За один месяц работы в системе зарегистрировано 167 правительственных документов, 4632 входящих писем и 196 факсов;

2) организована работа с зарегистрированными входящими документами в системе в 14-ти структурных подразделениях Администрации Новосибирской области. За время работы в системе создано 2309 резолюций на входящие документы;

3) организована работа сотрудников отдела контроля и контролеров в подразделениях по контролю исполнения входящих документов через систему электронного документооборота;

4) запущена работа с подсистемой "CompanyMedia-Факс". Теперь все факсы, приходящие на имя Губернатора области, обрабатываются сотрудниками отдела корреспонденции-канцелярии в электронном виде и регистрируются в СЭД;

5) проведены начальные работы по внедрению подсистемы "CompanyMedia-Управление персоналом": установка, конфигурирование и тестирование подсистемы.

До конца 2008 года планируется запустить работу сотрудников и руководителей подразделений с входящей и исходящей корреспонденцией (подсистемы "CompanyMedia-Делопроизводство" и "CompanyMedia-Факс"); сотрудников отдела государственной гражданской службы, кадровиков исполнительных органов власти с кадровыми документами (подсистема "CompanyMedia-Управление персоналом").

Ожидается, что в 2009 году будет организована работа всех сотрудников Администрации и исполнительных органов по подготовке правовых актов и контролю их исполнения в СЭД, а также работа с внутренними документами Администрации Новосибирской области.

Максим Сазонов, председатель Комитета компьютерных технологий Администрации Новосибирской области, прогнозируя результаты проекта, отмечает: "Целью внедрения системы на базе CompayMedia является повышение эффективности деятельности Администрации и исполнительных органов государственной власти Новосибирской области. Мы предполагаем, что эксплуатация системы позволит нам сократить непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников на рутинную обработку документов; ускорить информационные потоки; снизить управленческие риски за счет обеспечения сотрудников мгновенным доступом ко всем необходимым им документами, хранящимися в СЭД".

Компания "ИнтерТраст-Сибирь" создана на базе центра разработки компании "ИнтерТраст" в Новосибирске. "ИнтерТраст-Сибирь" является авторизованным бизнес-партнером "ИнтерТраст" и имеет статус "Авторизованный Центр Компетенции", также является бизнес-партнером компаний IBM и Microsoft. Свою деятельность компания осуществляет в следующих направлениях: консалтинг в области документооборота, автоматизация документооборота и бизнес-процессов, разработка заказных программных продуктов, проведение тренингов для пользователей и технических специалистов. В компании "ИнтерТраст-Сибирь" работают профессиональные менеджеры проектов, сертифицированные разработчики и инженеры, опытные преподаватели.

 
Подписка на новости
Ваш E-mail
вернуться наверх