Государственная корпорация ВЭБ.РФ внедрила импортонезависимую СЭД CompanyMedia

Государственная корпорация ВЭБ.РФ перешла на импортонезависимую версию системы электронного документооборота CompanyMedia. В новой версии была расширена функциональность, реализовано взаимодействие через МЭДО, используется сервис подписания квалифицированной электронной подписью. Руководство ВЭБ.РФ активно использует полнофункциональные мобильные решения. В системе работает 2500 пользователей.

ВЭБ.РФ — российская государственная корпорация развития, обеспечивающая финансирование социально-экономических проектов. Основная задача – способствовать долгосрочному экономическому развитию России. В партнёрстве с коммерческими банками ВЭБ.РФ занимается финансированием масштабных проектов, направленных на развитие инфраструктуры, промышленности, социальной сферы, укрепление технологического потенциала и повышение качества жизни людей. Играет лидирующую роль в системе институтов развития России, в число которых входят Роснано, Фонд «Сколково», Российский экспортный центр, Корпорация МСП, Фонд развития промышленности, Фонд содействия инновациям и другие институты развития. Выступает методологическим центром по ESG и «зелёному» финансированию.

Начало сотрудничества ВЭБ.РФ (Внешэкономбанка) и компании «ИнтерТраст» было положено еще в 2002 году, с тех пор система CompanyMedia была внедрена во всех подразделениях банка. До 2022 года система работала на базе платформы IBM Lotus Domino. В связи с необходимостью импортозамещения, в 2022 году руководством ВЭБ.РФ было принято решение о переходе на новую версию CompanyMedia, которая является полностью импортонезависимой, находится в реестре отечественного ПО, а также совместима с программным обеспечением российских разработчиков.

Цели проекта

Основными целями проекта по развитию автоматизированной системы документооборота (АСД) были обозначены:

• перевод АСД на новую программную платформу CompanyMedia  на основе отечественного программного обеспечения;
• функциональное расширение.

При этом в рамках проекта было необходимо решить следующие задачи:

• осуществить миграцию документов из старой версии в новую;
• перенести  уникальные функциональные доработки;
• повторить в новой версии привычные бизнес-процессы и учесть особенности при работе в новой системе.

О процессе внедрения

Внедрение автоматизированной системы документооборота на базе СЭД CompanyMedia в ВЭБ.РФ было осуществлено в несколько этапов. Сначала был проведен анализ текущих бизнес-процессов и требований к системе документооборота, чтобы получить необходимую информацию для составления эффективного плана внедрения. Затем был разработан подробный план внедрения, после которого произошла установка и настройка системы CompanyMedia, настройка прав доступа и подготовка документации. В рамках этого этапа также были осуществлены работы по переносу уникальных функциональных доработок из старой версии и проведена миграция документов. Персонал ВЭБ.РФ прошел обучение перед запуском системы, а после запуска специалисты CompanyMedia предоставили необходимую поддержку.

Как пользователи приняли новую систему

Несмотря на все интерфейсные новшества и изменения, разработчики тщательно воспроизвели все знакомые пользователям ВЭБ.РФ бизнес-процессы и оказывали консультационную помощь по возникающим вопросам, разработали подробные инструкции по работе в системе. Кроме того были проведены обучающие вебинары для пользователей и проведено обучение администраторов.

В относительно короткое время пользователи освоили новую систему. Консультационная  и техническая поддержка разработчика помогла им быстро адаптироваться и продолжить свою работу, уже на новом уровне и с возможностями новой версии CompanyMedia.

Функциональность

В новой версии реализована следующая функциональность:

СМ-Делопроизводство - обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления:

• Прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции.
• Подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции.
• Подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов.
• Организация переписки между организациями и между подразделениями.
• Контроль исполнения входящих, внутренних, организационно-распорядительных и исходящих документов.
• Автоматизация документационного взаимодействия вышестоящих и нижестоящих организаций.
• Поддержка «многолетнего» режима работы (перевод на новый год с сохранением доступа к документам предыдущих лет).

СМ-Поручения - обеспечивает автоматизацию работы с устными поручениями руководителей, вовлечение этих поручений в единую систему документооборота организации, контроль за их исполнением.

СМ-Договоры - обеспечивает информационную поддержку процессов заключения договоров, ведения предпроектной работы, а также учета документов, сопровождающих исполнение договоров.

Модуль "Документы на оплату" - предназначен для создания и выполнения документов на оплату сотрудниками организации. Он дополнен специфическими функциями, адаптирующими его возможности для работы с платежными документами.

Модуль «Доверенности» - автоматизация процессов подготовки, согласования и учета доверенностей во ВЭБ.РФ, обеспечение оперативного доступа к необходимым документам для работников Банка в соответствии с их правами.

Модуль «Кадровый документооборот» - предназначен для работы ограниченного круга пользователей, предназначен для обмена информацией между сотрудниками разных филиалов по направлению кадрового документооборота.

Модуль «Компенсации и льготы» предназначен для обмена информацией между структурными подразделениями по направлению компенсаций и льгот.

Для организации юридически значимого документооборота в СЭД используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Руководством используются более 100 полнофункциональных мобильных решений CompanyMedia, которые позволяют работать в СЭД как самостоятельно, так и с помощником.

Планы развития

Среди ближайших планов - перевод серверов на отечественную операционную систему, что является следующим шагом к большей автономии и независимости.

Также в планах перевод мобильных рабочих мест на решение aDocs, которое работает на отечественных мобильных ОС.