Внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia в Корпорации "Комета": от хаотичного документооборота к цифровой трансформации

Корпорация "Комета”, ведущее предприятие оборонно-промышленного комплекса России, полностью перевела документооборот на отечественную платформу CompanyMedia. Внедрение импортонезависимой СЭД позволило не только решить проблемы с бумажным документооборотом, но и создать защищенную цифровую среду, соответствующую строгим требованиям регуляторов. За время реализации проекта сроки согласования документов сократились в 5 раз, а экономия на бумажном документообороте превысила 6 млн рублей ежегодно.

Предпосылки проекта

К 2017 году в АО "Корпорация "Комета" сложилась критическая ситуация с управлением документами. Как предприятие оборонно-промышленного комплекса, корпорация столкнулась с рядом системных проблем в организации документооборота. Основной учет документов велся в ERP-системе, которая не была адаптирована для задач электронного документооборота. Это приводило к дублированию функций, потере контроля над версиями документов и отсутствию прозрачности в процессах согласования.

Особенно остро стояла проблема бумажного документооборота - более 60% документов продолжали циркулировать в физическом виде. Средний срок согласования важного документа достигал 7-10 рабочих дней. Административному персоналу приходилось вручную учитывать одни и те же документы на разных этапах их жизненного цикла, что создавало огромную нагрузку и приводило к ошибкам.

Ситуация усугублялась требованиями регуляторов. Как предприятие ОПК, корпорация должна была обеспечить особый уровень защиты информации и соответствовать строгим стандартам ФСТЭК и ФСБ. Существующая система не отвечала этим требованиям, создавая потенциальные риски для безопасности данных.

Выбор подрядчика и системы

При выборе решения руководство корпорации руководствовалось тремя ключевыми критериями: полная импортонезависимость, соответствие требованиям безопасности для ОПК и возможность интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой.

Был проведен детальный анализ рынка, в котором участвовали пять ведущих российских разработчиков СЭД. Особое внимание уделялось наличию решения в реестре Минцифры, поддержке отечественного программного обеспечения и опыту внедрения в оборонной промышленности.

CompanyMedia от компании "ИнтерТраст" оказалась единственной системой, полностью соответствующей всем требованиям. Решающими преимуществами стали:

• Поддержка СУБД PostgreSQL, что обеспечивало полную импортонезависимость

• Наличие всех необходимых сертификатов ФСТЭК и ФСБ

• Успешный опыт внедрения в государственных структурах и предприятиях ОПК

• Гибкая архитектура, позволяющая адаптировать систему под специфические процессы корпорации

Немаловажным фактором стала экономическая эффективность решения - расчеты показали, что совокупная стоимость владения CompanyMedia будет на 30% ниже, чем у ближайших конкурентов.

Ход проекта

Реализация проекта началась в 2017 году и проводилась в несколько этапов. На первом этапе специалисты "ИнтерТраст" провели глубокий анализ документооборота корпорации, выявив более 120 бизнес-процессов, требующих автоматизации. Была разработана детальная концепция трансформации, предусматривающая не просто внедрение новой системы, но и полный реинжиниринг процессов работы с документами.

Техническая реализация включала:

• Развертывание высокодоступного кластера серверов на базе CentОС 

• Миграцию исторических данных из старой системы (более 1,5 млн документов)

• Настройку модулей электронного документооборота, контроля исполнения поручений и электронного архива

• Интеграцию с ERP-системой через REST API

• Внедрение средств криптографической защиты информации

Особое внимание уделялось обучению персонала. Было проведено более 40 тренингов для 900 пользователей, разработаны подробные инструкции и регламенты работы с системой.

В 2019 году система была успешно тиражирована нафилиалы корпорации в Жуковском и Реутове, а также филиал корпорации в Санкт-Петербурге. 

Преимущества внедренного решения

Реализация проекта принесла Корпорации "Комета" значимые результаты в нескольких аспектах:

Операционная эффективность
Время согласования документов сократилось в среднем с 10 до 2 рабочих дней. Количество бумажных документов уменьшилось на 85%, что позволило высвободить значительные площади, ранее использовавшиеся для архивного хранения. Полностью исключены случаи потери документов, характерные для бумажного документооборота.

Экономический эффект
Годовая экономия на бумаге, печати и доставке документов составила 6,2 млн рублей. Оптимизация процессов документооборота позволила сократить 7 позиций в штате делопроизводителей. Затраты на хранение документов снизились на 45%.

Технологические преимущества
Система демонстрирует 99,98% доступности, что критически важно для предприятия оборонной промышленности. Реализована кросс-платформенная работа - сотрудники могут работать с документами как с рабочих станций, так и с мобильных устройств. Создана надежная основа для дальнейшей цифровой трансформации.

Соответствие требованиям регуляторов
Решение полностью соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ к системам обработки конфиденциальной информации. Реализована многоуровневая система защиты данных, включая:

• Двухфакторную аутентификацию

• Шифрование данных на уровне СУБД

• Детальное разграничение прав доступа

• Полный аудит всех действий с документами

Перспективы развития

Успешная реализация проекта стала лишь первым этапом цифровой трансформации документооборота в Корпорации "Комета". Запланировано внедрение новой версии CompantMedia 7.1.2.