С какой же стороны подойти к новым правилам МЭДО из постановления Правительства РФ № 1264

• Начнём с главного. Мы это сделали!

Проект, связанный с реализацией в госинформсистеме электронного документооборота Правительства Новосибирской области поддержки новых правил к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) завершен.

Главная цель - реализация новых технических требований к МЭДО, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264, нами достигнута.

• Для тех, кто читает аббревиатуру МЭДО впервые или хочет погрузиться в проблематику:

МЭДО - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы власти и организации.

Утвердившаяся, устоявшаяся схема электронного взаимодействия между участниками, понятные алгоритмы, структурированные справочники и список организаций, регламентированный порядок присоединения к системе МЭДО, покупка оборудования, аттестация помещения, практически нулевой процент неопределенности.

Но так было до июля 2021 года, точнее до декабря 2021 года, когда постановление Правительства РФ № 1264 вступило в силу и ряд новейших правил по организации информационного взаимодействия между участниками МЭДО обрушился на владельцев СЭД и компании разработчиков большой плитой неопределенности, необходимости изменения бизнес логики и технологий такого взаимодействия:

• неопределенных технических требований к новой структуре данных и формату справочников (они, кстати, были утверждены окончательно в конце 2022 года);

• неопределенных объемов трудозатрат на реализацию и поддержку;

• неопределенных объемов необходимых серверных мощностей;

• отсутствие без рисковой схемы перехода на новый шлюз МЭДО;

• отсутствие гарантированных сроков сдачи проекта и т.д.

• Про содержание нововведений

Введена новая роль участника информационного взаимодействия - оператор МЭДО, который получил возможность подключать к системе МЭДО других участников через свой узел доступа к системе МЭДО.

Вводится понятие ГАС (глобального адресного справочника) и определяется процедура его ведения.

Ключевым новшеством в данной части является возможность расширения участников МЭДО на уровне субъекта вплоть до муниципальных органов, бюджетных подведомственных учреждений, включая школы, больницы, учреждения культуры, а также некоммерческие организации, осуществляющие публично значимые функции.

• О проекте СЭДД в Новосибирской области

Компания «ИнтерТраст» и Новосибирская область реализуют совместный проект СЭДД с 2008 года, когда наша система CompanyMedia была только внедрена в региональном правительстве. Затем в 2017 году был осуществлен переход на импортонезависимую версию системы, СЭДД перерос в государственную информационную систему «Система электронного документооборота и делопроизводства» Правительства Новосибирской области» и стал за это время одним из самых масштабных проектов в области создания единого пространства электронного документооборота. 

Более 18 000 пользователей сегодня в СЭДД – это результат непрерывного процесса горизонтального масштабирования и включения организаций Новосибирской области в электронный документооборот. К СЭДД подключены все областные органы власти и их подведомственные учреждения, муниципальные районы, городские округа, сельские поселения, школы, больницы и многие другие организации, всего более 2 800 государственных учреждений Новосибирской области. 

• Над чем трудились для достижения результата. Коротко про тысячи трудочасов за кадром 

Чтобы в СЭДД появился новый функционал оператора МЭДО нужно было научить систему работать по новым правилам обмена:

• научить систему передавать информацию в нужном формате организатору МЭДО об организации, принявшей на себя функции оператора МЭДО;

• создать функционал для подключения организаций, работающих в СЭДД, в качестве участников МЭДО и обеспечить маршрутизации информационных потоков между этими организациями и другими участниками МЭДО;

• обеспечить техническую возможность подключения в качестве участника МЭДО отдельных структурных подразделений организаций, работающих в СЭДД.

А также интегрировать СЭДД Правительства Новосибирской области с глобальным адресным справочником (ГАС), а именно реализовать поддержку двухстороннего обмена справочниками и изменениями в них с организатором МЭДО, принимать пакеты информации от него и передавать регулярные изменения в его сторону о новых организациях-участниках МЭДО.

• Точно есть повод для гордости и вектор развития

Результаты проекта:

• Проект с высокой степенью неопределенности на старте реализован всего за 6 месяцев.

• Максимально проработана карта рисков проекта.

• Наш проект не вырос в объеме работ по модернизации за границы, которые были зафиксированы и обозначены после предварительных НИР на этапе планирования.

• Выстроены верные приоритеты как со стороны разработчика, так и со стороны заказчика.

• Эффективная коммуникация, сложившаяся за годы сотрудничества, не подвела и тут.

• Реализован основной функционал, отвечающий требованиям нормативных документов.

• Проведено «безболезненное» обновление СЭДД текущей версии на новую с поддержкой  нового функционала МЭДО.

• Правительство Новосибирской области с марта текущего года технически готово выступать для всех организаций, подключенных к СЭДД, в роли оператора МЭДО.

Факторы, способствующие успеху:

• Политика централизованной цифровизации документооборота со стороны Заказчика (единая СЭДД в регионе)

• Централизованное управление изменениями и внедрениями 

• Единый центр обработки данных

• Командное планирование всех сторон

• Четкие границы проекта 

• Единая доработка на уровне региональной СЭДД без необходимости поддержки разных версий

И что теперь?

• Бесплатное подключение к шлюзу оператора МЭДО организаций региона 

• Быстрое подключение собственными силами, без привлечения регуляторов ФСТЭК

• Отсутствие затрат на серверное оборудование и аттестацию разрозненных шлюзов 

• Централизованное управление со стороны оператора

• Исключение необходимости интеграции версий МЭДО между организациями

• Юридически значимый электронный документооборот между организациями внутри региона

СЭДД CompanyMedia сделал очередной большой шаг на пути к безбумажному документообороту своих партнеров и заказчиков, а значит и новый уровень цифровой трансформации. 

• Мораль проекта

Новые функции МЭДО- это новый этап развития системы межведомственного электронного документооборота и наша команда шагает в ногу с этим этапом, решая, казалось бы, нерешаемые задачи оперативно и в установленный срок. 

Движемся дальше по пути цифровой трансформации и достижения установленных показателей одними из первых, всё также надёжно, проверено, профессионально, в партнерстве и с душой, и с задачами «давайте решим вчера».