Главная Пресс - центр НовостиНациональный медицинский исследовательский центр нейрохирургии имени академика Н. Н. Бурденко автоматизировал документооборот с помощью системы CompanyMedia

Национальный медицинский исследовательский центр нейрохирургии имени академика Н. Н. Бурденко автоматизировал документооборот с помощью системы CompanyMedia

20.07.2021

В Федеральном государственном автономном учреждении «Национальный медицинский исследовательский центр нейрохирургии имени академика Н. Н. Бурденко» Министерства здравоохранения Российской Федерации эксплуатируется система электронного документооборота CompanyMedia.

О заказчике

Национальный медицинский исследовательский центр нейрохирургии имени академика Н.Н.Бурденко – головное нейрохирургическое учреждение Российской Федерации, ведущая нейрохирургическая клиника мира с богатой историей, самым современным оснащением и уникальным профессиональным коллективом. Ежегодно в Национальном центре выполняют около 10 000 нейрохирургических вмешательств при самом широком спектре заболеваний нервной системы, что определяет уникальный опыт и компетенции наших врачей. В Центре работают 87 научных сотрудников и 184 врача разных специальностей, в том числе - 19 профессоров ВАК, 33 профессора кафедры нейрохирургии с курсами нейронаук, 52 доктора наук, 110 кандидатов наук, 3 академика, 4 член-корреспондента и 2 профессора Российской академии наук. Национальный центр занимается научной деятельностью в приоритетных направлениях фундаментальных и прикладных нейронаук. Ежегодно сотрудники Центра публикуют более 200 научных статей в отечественных и зарубежных рецензируемых журналах, что обеспечивает высокий рейтинг учреждения в профессиональном сообществе.

До проекта внедрения СЭД, обмен документами в центре нейрохирургии имени академика Н. Н. Бурденко осуществлялся с помощью электронной почты. Такой подход усложнял контроль получения документов, их исполнения, согласования, а также поиск. По этим причинам было принято решение автоматизировать документооборот в институте.

Главными задачами внедрения CompanyMedia являлись организация полноценной работы по управлению документами и задачами, реализация механизмов для выполнения технологических процессов обработки документов: подготовки, согласования, регистрации, учета, хранения и поиска документов, а также организация контроля и управления этими процессами.

Перед запуском проекта были сформулированы задачи проекта и состав работ. Проект внедрения осуществлялся Компаний «ИнтерТраст» совместно со специалистами заказчика. Был определен состав проектных групп со стороны НИИ Бурденко и со стороны Компании «ИнтерТраст», распределены зоны ответственности, подготовлен и согласован календарный план выполнения работ, после чего проект стартовал. От заказчика были выделены представители ИТ-подразделения, отвечающие за инфраструктуру. Они подготовили серверное оборудование и совместно со специалистами «ИнтерТраст» развернули базовое программное обеспечение системы. Параллельно этому руководители проекта со стороны исполнителя и заказчика разработали конфигурационные таблицы для загрузки справочников и настройки системы. По завершению этих работ была развернута и настроена CompanyMedia. Система прошла приемо-сдаточные испытания и перешла в опытную эксплуатацию.

Так же, в рамках проекта, консультантами компании «ИнтерТраст» были разработаны инструкции по делопроизводству, в которых сформулированы общие положения, классификация документов, правила подготовки и оформления документов (с учетом особенностей для отдельных видов документов), описана организация документооборота.

Основная часть пользователей прошла обучение работе в системе в Учебном Центре "ИнтерТраст", а руководящий состав и их помощники были обучены на местах. Внедренная система CompanyMedia обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления:

прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
подготовка, подписание, регистрация исходящей корреспонденции;
подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;
автоматизация управления договорной деятельностью института;
организация переписки между участниками документооборота;
контроль исполнения входящих, внутренних, организационно-распорядительных и исходящих документов;

Система обслуживает работу более 1000 медицинских сотрудников центра, в каждом отделении выделен специалист, ответственный за документооборот своего подразделения. Общее количество таких специалистов около 100 человек.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.