В крупной нефтяной компании в Удмуртской республике внедрена усиленная электронная подпись

В рамках развития системы электронного документооборота CompanyMedia в ведущей нефтяной компании Удмуртской республики была успешно внедрена усиленная электронная подпись. Проект по внедрению импортонезависимой системы управления документами и задачами CompanyMedia был успешно завершен в 2022 году. Компания-заказчик является одним из наших долгосрочных партнеров, с которыми мы сотрудничаем с 2002 года. Проект перехода на новую версию CompanyMedia (с примерно 900 пользователями) был реализован в рекордные сроки - всего за 3 месяца.

Электронная подпись позволяет определить лицо подписывающего электронный документ. Усиленная электронная подпись позволяет обеспечить целостность электронного документа и обнаружить факт внесения изменения в электронный документ после его подписания.

С технической стороны внедрение электронной подписи предполагает создание решения для безопасного взаимодействия с инфраструктурой открытых ключей при создании и проверке электронной подписи и особенно если эти сервисы находятся за «периметром» организации, при необходимости интеграцию с существующими информационными системами компании и обучение персонала работе с новыми технологиями и со средствами электронной подписи с соблюдением, установленных требований.

С юридической точки зрения, проект обеспечивает юридическую значимость и правомерность использования электронных документов с применением электронной подписи и соответствие требованиям законодательным и нормативным актам Российской Федерации.

С организационной стороны, проект предполагает внесение изменений в бизнес-процессы компании с учетом работы с электронными документами и использования электронной подписи.

Процесс внедрения квалифицированной электронной подписи включал в себя несколько этапов:

1. Анализ требований и подготовка: На этом этапе определялись ключевые требования к СЭД, основываясь на специфике бизнес-процессов компании, с учетом наличия и доступности сервисов инфраструктуры открытых ключей. Определялись потребности в обучении персонала.

2. Выбор поставщика услуг: В соответствии с требованиями были выбраны средства электронной подписи, аккредитованный удостоверяющий центр, который для пользователей будет создавать ключи электронной подписи и квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи. 

3. Получение сертификатов и ключей: После выбора поставщика услуг, пользователи подали заявку на выпуск и получение сертификатов ключей проверки электронной подписи в соответствии с регламентом удостоверяющего центра.

4. Настройка CompanyMedia и организация взаимодействия с инфраструктурой открытых ключей. В соответствии с разработанным решением настраивалась CompanyMedia и среда функционирования для доступа к элементам инфраструктуры открытых ключей при создании и проверке электронной подписи.

5. Обучение сотрудников: После установки и настройки СЭД следовал этап обучения сотрудников.

В целом, переход на работу с электронными документами с применением электронной подписи является ключевым шагом в цифровой трансформации энергетической компании и направлен на повышение конкурентоспособности, оперативности и эффективности бизнес-процессов.

Важно подчеркнуть, что переход на работу с электронными документами с применением электронной подписи полностью соответствует требованиям законодательства РФ.

О Проекте внедрения CompanyMedia

Мы сотрудничаем с заказчиком, имеющим вертикально интегрированную организационную структуру, уже 20 лет, внедряя и обновляя систему электронного документооборота CompanyMedia, которая отражает их уникальную методологию. В 2002 году была запущена первая версия системы на 30 рабочих местах, а в 2004 году произошло обновление. К 2020 году, в связи с устареванием технологий Lotus, заказчик рассмотрел разные варианты новой системы, включая СЭД от 1С и Directum, но в итоге решил остаться с обновленной импортонезависимой версией CompanyMedia. Это обеспечило сохранение привычной методологии работы и минимизацию необходимости переобучения пользователей, а также позволило быстро провести миграцию документов.

Контракт на перевод СЭД на новую версию CompanyMedia был заключен в марте 2021 года. Проект включал в себя миграцию документов, разработку дополнительных отчетов и полей, обучение пользователей. Согласно условиям контракта реализовать его требовалось за 3 месяца, и работа пользователей в новой версии СЭД должна была начаться 1 июля 2021 года. Важно отметить, что переход на новую версию должен был проводиться без перебоев (простоев) в работе СЭД. К концу августа 2021 года СЭД была сдана в промышленную эксплуатацию.

Функциональность CompanyMedia в данном проекте

В настоящее время в обновленной CompanyMedia работает больше 900 пользователей. С момента запуска системы работа с текущими документами ведется полностью в новой версии CompanyMedia. Проблем с переходом на новую версию не возникло.

Заказчик активно использует стандартные модули:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Внутренние документы
• Организационно-распорядительные документы.

Прежняя версия CompanyMedia эксплуатируется в архивном режиме, где хранятся все документы за предыдущие периоды.