Проект внедрения CompanyMedia в Костромской области

Администрация Костромской области перешла на импортонезависимую Систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) на базе системы управления документами и задачами CompanyMedia. К СЭДД подключены все исполнительные органы власти Костромской области, а также органы местного самоуправления. СЭДД реализует взаимодействие через МЭДО 2.7.1, используется квалифицированная электронная подпись. Руководство активно использует полнофункциональные мобильные решения. В системе работает 450 пользователей.

Предпосылки к внедрению СЭДД

До проекта внедрения СЭДД CompanyMedia в Администрации Костромской области документооборот велся в бумажном виде, со всеми свойственными ему проблемами: потери документов, дублирование, сложный поиск нужного документа, слабый контроль исполнительской дисциплины, долгие процессы согласования и т.д. В 1999 году появилась задача сделать учет корреспонденции в электронном виде, была предпринята попытка реализовать это собственными силами Администрации. Впоследствии потребности росли, возникли задачи по автоматизации процесса подготовки документов, контроля исполнительской дисциплины и было принято решение внедрять промышленную СЭД. В 2008 году был проведен анализ рынка систем электронного документооборота, по итогу которого была выбрана СЭД CompanyMedia.

Дальнейшее развитие СЭД осуществлялось в соответствии с новыми требованиями законодательства, в том числе обеспечение импортонезависимости систем в органах государственной власти, подключение к системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО), применение электронной подписи.

В 2018 году Администрация Костромской области инициировала проект перехода на импортонезависимую СЭД. Немаловажную роль в использовании СЭД CompanyMedia сыграла полная импортонезависимость системы, поскольку это одно из требований к системам в госорганах. Учитывая этот фактор,  а также знакомство пользователей с предыдущей версией системы, налаженная работа  с технической поддержкой  компании «ИнтерТраст», сыграли решающую роль в выборе системы.

Функциональность СЭДД в Администрации Костромской области

Внедренная отечественная система электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia совместима с базовым программным обеспечением отечественных Вендоров и находится в реестре Минкомсвязи под номером 871.

СЭДД автоматизирует следующие процессы:

• «Делопроизводство»: обеспечивает автоматизацию делопроизводства по входящим документам, исходящим документам и организационно-распорядительным документам (Приказы, Распоряжения и т.д.);
• «Обращение граждан», обеспечивает автоматизацию процесса обработки обращений граждан в органы государственной власти.
• «Поручения», обеспечивает регистрацию и хранение инициативных поручений, выданных сотрудникам организации. предоставляет пользователям Системы средства контроля за исполнением поручений.
• «Мобильное рабочее место», обеспечивает возможность участия в электронном документообороте руководителей высшего звена организации на планшетных компьютерах в режиме Off-line с помощником или самостоятельно;
• «Центр отчетов», обеспечивает построение отчетов и справок по исполнительской дисциплине по утвержденным формам и печать документов по бланкам.
• Подсистема защиты информации «Locker», которая обеспечивает информационное взаимодействие внешних средств криптозащиты информации (СКЗИ).
• «Взаимодействие с МЭДО» («Система МЭДО»), обеспечивает обмен электронными документами в соответствии с действующими нормативными актами

Для организации юридически значимого документооборота в СЭДД используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Руководством используются полнофункциональные мобильные решения CompanyMedia, которые позволяют работать как самостоятельно, так и с помощником.

При переходе на новую импортонезависимую СЭД миграция данных не производилась, чтобы избежать накопления «мусора» в новой версии. В связи с этим, было принято решение начать с «чистого листа».

К СЭДД подключились все исполнительные органы власти Костромской области, а также органы местного самоуправления (уровня муниципалитетов). В системе в настоящее время работает 450 пользователей.

Процесс внедрения

Система внедрялась параллельно с действующей заменяемой СЭД. Внедрение проводилось разработчиком CompanyMedia, компанией «ИнтерТраст» с помощью специалистов управления информатизации администрации. Специалисты компании «ИнтерТраст» настроили все процессы в системе, а также перенесли структуру организации в новую СЭД, обучили специалистов управления информатизации и оказывали консультационную поддержку. Специалисты со стороны Администрации предоставили необходимые серверные мощности и осуществили настройку системного ПО.

Обучение пользователей проходило в форме семинаров с демонстрацией работы системы как специалистами «ИнтерТраст», так и сотрудниками администрации. Делопроизводители были обучены индивидуально. Для различных категорий пользователей Были разработаны инструкции. В целом обучение происходит на постоянной основе по мере появления новых функциональных возможностей системы.

Насколько изменилась работа с документами. Планы развития

В первую очередь нужно отметить повышение исполнительской дисциплины. В части ускорения процессов можно выделить – согласование документов, рассмотрение и подписание документов руководителей высшего звена. Огромное значение сыграло внедрение мобильных решений, особенно в период ограничительных мер, связанных с пандемией. Возможности мобильных решений были по достоинству оценены высшим руководством.

Планов по развитию системы много. Это и расширение охвата участников системы.  Необходимо организовать взаимодействие с муниципальными органами на уровне сельских поселений, подведомственных органам власти организациях, осуществить интеграцию с новым порталом госорганов Костромской области, а также развивать аналитические инструменты системы.