Администрация г. Самары

Цифровая трансформация документооборота в Администрации города Самары

Внедрение и развитие системы электронного документооборота (СЭД) в Администрации городского округа Самара представляет собой последовательную и стратегически выверенную программу информационного развития города, реализуемую с 2022 года на базе  российской системы электронного документооборота «CompanyMedia».

Импортонезависимость и соответствие государственным требованиям

СЭД CompanyMedia является отечественным программным продуктом, разработанным и поддерживаемым АО «КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ». Платформа включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (запись №871) и соответствует требованиям Постановления Правительства РФ №1236 и статьи 12.1 Федерального закона №149-ФЗ, что подтверждает ее импортонезависимость и допустимость использования в государственных и муниципальных целях.

Этап 1 (2022 г.): Фундамент и интеграция. Внедрение CompanyMedia 6.3

Первый этап стал отправной точкой для создания современной цифровой среды. Его ключевой целью был перевод документооборота на единую платформу и организация сквозного электронного взаимодействия с Правительством Самарской области.

Что было сделано:

• Развернута базовая система СЭД «CompanyMedia» версии 6.3.

• Внедрены ключевые модули: делопроизводство (входящие, исходящие, внутренние документы), организационно-распорядительная документация и контроль исполнения поручений.

• Реализован специальный шлюз для межведомственного электронного документооборота, обеспечивший беспрепятственный обмен документами с Правительство Самарской области

• Создана отказоустойчивая ИТ-инфраструктура на российской и СУБД PostgreSQL, рассчитанная на 3000 пользователей.

• Проведено обучение пользователей и администраторов системы.

Итог: Было создано безопасное и целостное информационное пространство, ликвидировавшее цифровой разрыв между муниципалитетом и регионом.

Этап 2 (2024 г.): Модернизация и рост эффективности. Переход на CompanyMedia 7.1.2

Следующим шагом стала миграция на современную версию платформы 7.1.2, что позволило значительно повысить удобство работы, автоматизацию и безопасность.

Что было усовершенствовано:

• Автоматизация рутины: Система научилась самостоятельно актуализировать списки рассылки на основе кадровых данных.

• Умное согласование: Появились гибкие настройки сроков, комментарии при повторной отправке на подписание и сводка всех изменений документа в одном окне.

• Повышение надежности: Улучшен механизм резервирования номеров документов и реализована поддержка периодических резолюций.

• Укрепление интеграции: Обновлен шлюз с Правительством области, что сделало межведомственный обмен еще более оперативным и надежным.

Итог: Переход на CompanyMedia 7.1.2 трансформировал СЭД из инструмента учета в интеллектуальную систему управления бизнес-процессами, повысив скорость и качество принятия решений.

Этап 3 (2025 г.): Мобильность и юридическая значимость. Внедрение aDocs и УКЭП

Дальнейшее развитие было нацелено на внедрение мобильных рабочих мест и обеспечение юридически значимого электронного документооборота.

Новые возможности:

• Мобильные рабочие места: Развернуто 20 мобильных рабочих мест (aDocs) для планшетов на Android. Теперь руководители и специалисты могут работать с документами, выдавать резолюции, согласовывать и подписывать их электронной подписью с помощью планшета.

• Стандартизация ЭП: Разработан и внедрен единый штамп электронной подписи для документов, а также доработаны печатные формы (листы согласования, резолюции) для полного соответствия требованиям законодательства.

• Глубокая настройка: Проведена тонкая настройка шаблонов документов и политик подписи для обеспечения корректной работы УКЭП во всех модулях системы.

Итог: Администрация получила полноценный мобильный офис, а процессы согласования и подписания документов стали максимально прозрачными, быстрыми и юридически значимыми.

Заключение

Путь от внедрения базовой системы в 2022 году до оснащения сотрудников мобильными рабочими местами в 2025 году демонстрирует последовательную и стратегически верную цифровую трансформацию Администрации г.о. Самара. Каждый этап строился на результатах предыдущего, создавая надежную, масштабируемую и современную экосистему электронного документооборота, отвечающую самым высоким требованиям эффективности и безопасности.

«CompanyMedia» — российская платформа, доказавшая свою эффективность в масштабах целого города!