+7 (495) 956-79-28
ГлавнаяО компанииНаши клиентыАдминистрация г. Ульяновска

Администрация г. Ульяновска

Цифровая трансформация документооборота в Администрации Ульяновска


Администрация Ульяновска полностью перевела документооборот на цифровые рельсы: за 4 года поэтапного внедрения системы электронного документооборота на базе российского ПО "CompanyMedia" удалось автоматизировать все ключевые процессы - от регистрации входящих документов до контроля исполнения договоров. В 2020 году была развернута базовая система, в 2023-м добавлены модули для работы с договорами и нормативными актами, а в 2024-м проведен переход на обновленную платформу с сохранением всех уникальных доработок. Результат - сокращение сроков обработки документов вдвое, полная интеграция с Правительством области и соответствие требованиям импортонезависимости.


Город Ульяновск — крупный культурный, экономический и образовательный центр на берегу великой реки Волги, известный как родина Владимира Ленина и как авиационная столица России. Современный Ульяновск успешно сочетает богатое историческое наследие, представленное классической купеческой застройкой и мемориальными музеями, с динамичным промышленным развитием, где ключевую роль играют предприятия авиационно-космического кластера. Выгодное географическое положение, мощный научный потенциал и статус города-порта делают Ульяновск привлекательной площадкой для инвестиций, делового сотрудничества и развития туризма.



Предпосылки проекта

В Администрации города Ульяновск на протяжении нескольких лет эксплуатировалась СЭД «Мотив» на СУБД MS SQL. Из-за проблем с производительностью данная СЭД была установлена на ограниченном числе рабочих мест. В связи с курсом на импортозамещение в госорганах РФ, а также перехода на юридически значимый документооборот в 2019 году заказчик начал поиск альтернативы.
В течение примерно года в Администрации города Ульяновска формировались функциональные и технические требования к новой системе. В результате был сформирован следующий перечень основных требований:

  • Присутствие в Реестре отечественного ПО;
  • Возможность работы на базе СПО, как в части СУБД, так и в части ОС;
  • Инструментарий, который позволяет силами обученных администраторов увеличивать функциональность системы без разработки на уровне кода, пользуясь палитрой инструментов;
  • Возможность организации единого информационного пространства с правительством Ульяновской области и муниципалитетами, расположенными в Ульяновской области;
  • Обеспечение электронного документооборота, в том числе с использованием ЭП;
  • Доведение электронного документооборота до каждого сотрудника Администрации города Ульяновск;
  • Помощь в выстраивании процессов организации;
  • Быстродействие системы.

По итогам открытого конкурса победила компания ИнтерТраст с импортонезависимой системой CompanyMedia. Преимущества СЭД CompanyMedia для Администрации города Ульяновска:

  • Полностью «тонкий» клиент системы, не требующий дополнительных установок на рабочих станциях, и работающий через браузер, в том числе из числа отечественных;
  • Функциональность в части делопроизводства: работа с входящими/исходящими, ОРД, обращениями граждан, полностью закрывающая все требования заказчика;
  • Возможность создания единого информационного пространства для межведомственного обмена документами в электронном виде на базе специализированного шлюза с Правительством и другими муниципалитетами Ульяновской области, одновременно сохраняя собственные процессы делопроизводства и документооборота в СЭД города Ульяновск;
  • Требуемое быстродействие на ограниченных аппаратных ресурсах;

В 2020 году Администрация города Ульяновска столкнулась с рядом проблем в организации документооборота:

  • Ручные процессы — бумажный документооборот замедлял работу и увеличивал риск ошибок.

  • Отсутствие интеграции — сложности в обмене документами с Правительством Ульяновской области.

  • Несоответствие требованиям — необходимость перехода на отечественное ПО в рамках политики импортонезависимости.

Для решения этих задач был запущен проект внедрения Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) на базе российской платформы «CompanyMedia».



Этап 1 (2020 г.): Внедрение СЭД – переход от бумаги к цифре

Цель: Создание единого цифрового пространства для документооборота и интеграция с региональными органами власти.

Ключевые работы:

✅ Развертывание системы – установка и настройка CompanyMedia с модулями:

  • Делопроизводство (входящие/исходящие документы, поручения).

  • Обращения граждан (учет и контроль исполнения).

  • Корпоративный шлюз – интеграция с ЕСЭД Правительства Ульяновской области.

✅ Обучение персонала – подготовлено 43 сотрудника, включая администраторов и пользователей.

✅ Результаты:

  • Автоматизация ключевых процессов (регистрация, согласование, контроль исполнения).

  • Сквозной обмен документами с Правительством области.

  • Сокращение сроков обработки документов в 2 раза.

  • Исключение потерь – все документы хранятся в электронном архиве.



Этап 2 (2023 г.): Расширение функционала – работа с договорами и НПА

Цель: Автоматизация договорной работы и учет нормативных актов в соответствии с требованиями законодательства.

Ключевые доработки:

Внедрение модуля СМ-Договоры:

  • Подготовка, согласование и регистрация договоров.

  • Контроль сроков исполнения.

  • Централизованный архив договоров.

Доработка ЕСЭД для учета НПА:

  • Фиксация факта госрегистрации нормативных актов.

  • Контроль их движения на всех этапах.

Результаты:

  • Сокращение времени согласования договоров

  • Повышение прозрачности работы с НПА.



Этап 3 (2024 г.): Модернизация – переход на CompanyMedia 7

Цель: Повышение эффективности за счет новых технологий при сохранении существующих доработок.

Ключевые улучшения:

Современный интерфейс – адаптивный дизайн, всплывающие подсказки.
Сохранение уникальных функций – перенос всех доработок (учет НПА, отчеты).
Бесперебойная интеграция с Правительством области через корпоративный шлюз.

Результаты:

  • Рост удобства для пользователей 

  • Повышение производительности системы.

  • Готовность к дальнейшему масштабированию.



Итоги цифровой трансформации

За 4 года внедрения и развития ЕСЭД Администрация Ульяновска достигла значительных результатов:


✔ Полный отказ от бумажного документооборота в ключевых процессах.
✔ Сквозная автоматизация 

✔ Юридически значимый электронный обмен с  Правительством Ульяновской области.
✔ Соответствие требованиям импортонезависимости – использование российского ПО (CompanyMedia).



Компания «Интертраст» продолжает поддерживать Администрацию Ульяновска в создании эффективной и безопасной цифровой среды!


Характеристики
Отрасль Государственная структура
Отображать на главной странице да
Ресурс 1 Ресурс 1 Ресурс 1