Администрация города Омск

Цифровая трансформация управления в Администрации города Омска с помощью СЭД CompanyMedia

Управление современным мегаполисом представляет собой комплексную задачу, требующую слаженного функционирования всех структур. В 2009 году Администрация города Омска с целью минимизации  рисков утери документов, задержки в принятии решений и недостаточности учета мнения граждан в своей деятельности инициировала создание комплексной программы "Электронный Омск", ключевым элементом которой стала многолетняя модернизация системы электронного документооборота (СЭД) на базе системы управления документами и задачами CompanyMedia. Данный процесс представляет собой не просто внедрение программного обеспечения, а последовательную трансформацию системы управления от неэффективности к интеллектуальной организации.

  

Этап 1. 2009 год: Формирование базовой ИТ-инфраструктуры

На первоначальном этапе было принято стратегическое решение о создании единого информационного пространства с  сохранением смешанного бумажно-электронного документооборота. Работа проводилась в рамках комплексной реорганизации бизнес-процессов.

• Анализ исходной ситуации: Проведенный аудит выявил наличие изолированных автоматизированных систем, не взаимодействующих между собой (договорная работа, протоколы, учет обращений граждан и поручений).

• Консолидация: Основным достижением этапа стала интеграция разрозненных систем в единый комплекс, обеспечивающий бесперебойный обмен данными как между подразделениями мэрии, так и с правительством Омской области.

Внедренная система обеспечивала следующую функциональность:

- «Делопроизводство»

- «Правовые акты»

- «Заседания»

- «Делопроизводство – обращения граждан»

- «Договоры»

- «Контроль заданий»

- «Центр отчетов»

- модуль интеграции СЭДД с подсистемой «Информационного взаимодействия органов местного самоуправления города Омска с населением»

- модуль интеграции СЭДД с системой электронного документооборота Правительства Омской области

Итог: К концу 2010 года документ был переведен в статус цифрового актива с регламентированным маршрутом движения, фиксированными сроками и персональной ответственностью. Это заложило основу для последующего развития.

Этап 2. 2015 год: Переход к процессно-ориентированному и аналитическому управлению

Успешная стабилизация документооборота позволила перейти к следующей стратегической цели — управлению на основе данных. В 2015 году была осуществлена миграция на платформу CompanyMedia 4.3, что обеспечило качественное расширение функциональности.

• Перевод всех пользователей на полнофункциональный веб-интерфейс новой СЭДД

• Внедрение процессного подхода: Ключевым нововведением стала реализация модуля «Адаптивное управление кейсами». Это позволило перейти от работы с отдельными документами к управлению сквозными процессами и проектами, консолидируя все связанные задачи, документы и коммуникации в едином пространстве.

• Кастомизация системы: Платформа СЭДД была адаптирована под специфические муниципальные задачи, включая особенности работы с обращениями граждан из различных районов и сложные маршруты согласования муниципальных контрактов.

• Итог: СЭДД эволюционировала из инструмента документооборота в платформу для поддержки принятия управленческих решений, обеспечив реализацию межведомственных проектов с высокой степенью прозрачности.

Этап 3. 2018-2019 год: Оптимизация эксплуатационных характеристик и эргономики

К 2018 году основные усилия были сосредоточены на повышении удобства использования и автоматизации рутинных операций для всех категорий пользователей.

• Реализованные улучшения:

• Каскадное завершение поручений: возможность единовременного закрытия целой группы взаимосвязанных задач.

• Автоматическое определение ответственного исполнителя, исключающее неоднозначность трактовки.

• Централизованное управление сроками для групп сотрудников.

• Подключение мобильных рабочих мест на ОС iOS в 2019 году.

• Итог: Данные меры привели к значительному росту производительности труда. Руководящий состав сократил временные затраты на оперативный контроль исполнения выданных поручений и на работу с документами, перераспределив ресурсы на решение стратегических задач.

Заключение

Многолетний путь модернизации СЭД в Омске является показательным примером реализации последовательной стратегии цифровой трансформации. От создания базовой инфраструктуры в 2009 году через внедрение аналитического инструментария и перехода на веб-клиент в 2015 году и до точечной оптимизации в 2018 году — каждый этап логически вытекал из предыдущего.

На сегодняшний день система электронного документооборота Администрации Омска представляет собой не просто ИТ-инфраструктуру, а интегрированную платформу городского управления, гарантирующую оперативность, прозрачность и подотчетность. Данный опыт подтверждает, что применение современных технологий в сочетании со стратегическим планированием позволяет трансформировать государственное управление в эффективный сервис, ориентированный на потребности граждан.