АК БАРС БАНК

«ИнтерТраст» успешно внедрила систему электронного документооборота в «Ак Барс» Банке

В 2013 году компания «ИнтерТраст» завершила проект по внедрению системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов CompanyMedia в ОАО «АК БАРС» БАНК. Реализация проекта позволила заказчику перейти к централизованному управлению документами, повысить эффективность управленческих процессов и создать единую информационную среду для всех подразделений компании.

Суть выполненных работ

В рамках договора специалисты «ИнтерТраст» выполнили комплекс мероприятий по поставке, конфигурированию и внедрению программной комплекса CompanyMedia. Работы были реализованы в три этапа:

• Поставка лицензий – передача прав на использование программного обеспечения и обеспечение необходимой технической документации.

• Конфигурирование системы – адаптация функционала под организационную структуру заказчика, включая настройку справочников, списков рассылки, профилей пользователей 

• Внедрение и запуск системы – установка и настройка серверов, обучение сотрудников, проведение тестирования и опытной эксплуатации, а также передача системы в промышленную эксплуатацию.

Все работы были выполнены в установленные сроки и соответствуют утвержденным требованиям. По результатам внедрения стороны подписали акты приема-передачи, подтверждающие успешное завершение проекта.

Описание внедренной системы

Система электронного документооборота CompanyMedia , разработанная на платформе IBM Lotus Domino, стала основой цифрового управления документами и бизнес-процессами в банке «Ак Барс». Внедренное решение обеспечивает полный цикл обработки документов, начиная с их создания и регистрации, заканчивая исполнением и архивированием.

Основные модули системы:

• СМ-Делопроизводство – автоматизация внутреннего документооборота, включая работу с приказами, распоряжениями и служебными записками.

• СМ-Договоры – ведение договорной базы, отслеживание обязательств, графиков платежей и сроков исполнения.

• СМ-Портал – единая точка доступа ко всем корпоративным сервисам и документам.

• Конфигурирование рабочих мест – настройка интерфейсов и прав доступа для пользователей в соответствии с их ролями и функциями.

Система поддерживает работу на двух серверах и обеспечивает надежное взаимодействие между различными подразделениями компании. Также реализована возможность мобильного доступа, что позволяет сотрудникам работать с документами вне офиса.

Преимущества внедрения

• Единое информационное пространство – все документы и процессы объединены в одной системе;

• Автоматизация ключевых процессов – сокращено время на обработку документов и контроль поручений;

• Повышение прозрачности – четкий учет и отслеживание статусов каждого документа и задачи;

• Гибкая настройка – система адаптирована под специфику организации и масштабируема для дальнейшего развития;

• Обучение персонала – проведены тренинги для пользователей и администраторов, обеспечена методическая поддержка.

Заключение

Реализация проекта по внедрению системы электронного документооборота стала важным шагом в цифровой трансформации банке «Ак Барс». Внедренное решение от «ИнтерТраст» уже сегодня способствует повышению оперативности, прозрачности и эффективности документооборота и управленческих процессов.