Автоматизация документооборота в Балтийском федеральном университете

В 2020 году Балтийский федеральный университет им. И. Канта (БФУ) внедрил систему электронного документооборота CompanyMedia. Внедрение осуществлялось партнером компании «ИнтерТраст» — компанией «Программа-Т».

Балтийский федеральный университет сегодня — это крупный научно-образовательный центр с 10 900 обучающимися и 1000 преподавателей. Внедрение CompanyMedia стало важным шагом в цифровой трансформации университета, обеспечив эффективный и прозрачный документооборот.

 Проблематика до внедрения

До перехода на CompanyMedia в университете использовалась собственная разработка, которая ограничивалась лишь учетом и регистрацией документов. Система не поддерживала:

• Подготовку и согласование документов

• Контроль исполнения поручений

• Интеграцию с другими сервисами

Кроме того, инфраструктура университета была завязана на продуктах Microsoft, что создавало технологическую зависимость и не отвечало требованиям руководства.

Выбор решения

Перед внедрением был проведен сравнительный анализ между Directum и CompanyMedia. По итогам оценки функциональности и возможностей выбор был сделан в пользу  CompanyMedia, как на более гибкое и полноценное решение.

Этапы внедрения

1. Анализ процессов: Специалисты «Программа-Т» провели детальное обследование документооборота, подготовили рекомендации и схемы процессов в нотации BPMN.

2. Настройка и миграция:

• Конфигурация системы под нужды университета
• Перенос данных из старой системы
• Установка серверной части

3. Обучение:

• Очные тренинги для сотрудников
• Подготовка пользователей-инструкторов для поддержки коллег

4. Запуск и сопровождение:

• Техническая поддержка на этапе опытной эксплуатации
• Назначение внутреннего администратора из ИТ-подразделения

Результаты внедрения

• Автоматизированы процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами, включая договорную деятельность.

• Внедрена простая электронная подпись для внутренних документов.

• Доступны два интерфейса: классический веб-клиент и современный WebDocs 2.0 с удобной визуализацией задач.

• Настроены мобильные рабочие места для руководства.

• 450 пользователей работают в системе.

Эффект от внедрения

• Устранены потери документов.

• Сотрудники освобождены от рутинных задач, не связанных с их основной деятельностью.

• Руководство получило инструменты контроля исполнения поручений.

• Создана единая среда для внутренней переписки (служебные записки, заявки).

Компания «Программа-Т» — эксперт в области автоматизации бизнес-процессов, с 15-летним опытом реализации проектов для государственных и коммерческих организаций.