Бурятнефтепродукт

История успешного внедрения СЭД — это всегда история долгосрочного партнерства. В 2011 году «Бурятнефтепродукт» выбрал систему CompanyMedia от «ИнтерТраст» для перехода от бумажного документооборота к цифровому. Спустя годы система не только продолжает стабильно работать, но и растет: число пользователей выросло до 125, а надежная поддержка позволяет компании уверенно развиваться, не думая о технических сложностях.

Внедрение современной системы электронного документооборота (СЭД) — это не просто ИТ-проект, а стратегическое решение, эффект от которого измеряется годами. История многолетнего и успешного партнерства между компанией «Бурятнефтепродукт» и разработчиком «ИнтерТраст» — яркое тому подтверждение.

Вызов: необходимость цифровой трансформации

В 2011 году «Бурятнефтепродукт», ключевой игрок на топливно-энергетическом рынке Бурятии, столкнулся с ограничениями бумажного документооборота. Поиск документов в архивах, задержки согласований, версионность и ошибки — все это тормозило оперативную работу и принятие решений. Компания осознала: для динамичного развития необходим переход в цифровую среду.

Партнером по цифровизации был выбран «ИнтерТраст», предложивший надежную и гибкую платформу — систему электронного документооборота CompanyMedia.

Решение: комплексный подход и глубокая адаптация

Проект начался не с простой установки ПО, а с глубокого анализа бизнес-процессов. Совместная команда специалистов «Бурятнефтепродукта» и «ИнтерТраст» выстроила в системе трехуровневую организационную структуру, настроила маршруты согласования, рабочие справочники и роли пользователей, включая профили для заместителей и аудиторов.

Внедренный функционал затронул ключевые направления:

• Управление документами: Создано единое пространство для регистрации, отслеживания и хранения всех входящих и исходящих документов.

• Автоматизированное делопроизводство: Настроены процессы ведения номенклатуры дел, формирования регистрационных карточек и контроля исполнения поручений.

• Договорная работа: Автоматизирован полный цикл — от создания проекта договора до его подписания и архивирования, с возможностью настройки сложных схем визирования.

• Рабочее место руководителя: Внедрен персонализированный интерфейс с поддержкой мобильных устройств, включая iPad, что обеспечило руководству возможность работать из любой точки.

Особое внимание уделили обучению пользователей и администраторов, что заложило основу для самостоятельной и грамотной эксплуатации системы.

Результат: прозрачность, скорость и масштабируемость

Результаты не заставили себя ждать:

• Прозрачность: Исчезли «потерянные» документы и неясность этапов согласования.

• Скорость: Процессы согласования и исполнения документов ускорились в разы.

• Контроль: Руководство получило инструмент для оперативного контроля над всеми документарными потоками.

Но главным доказательством успеха стало последовательное масштабирование системы:

• 2012 г.: Дозакупка модуля «Центр отчетов» для аналитики и 24 рабочих мест.

• 2013 г.: Существенное расширение — подключено еще 50 рабочих мест.

• 2022 г.: Система продолжает расти — дозакупка 10 новых лицензий.

На сегодняшний день в системе работают 125 пользователей, что красноречиво говорит о том, что СЭД стала неотъемлемой частью ежедневной работы компании.

Не просто внедрение, а долгосрочное партнерство

Успех проекта определила не только качественная реализация, но и надежная поддержка. С 2011 года и по сей день «ИнтерТраст» обеспечивает техническое и консультационное сопровождение системы.

Специалисты «ИнтерТраст» оперативно решают возникающие вопросы, помогают с настройками и адаптируют функционал под меняющиеся бизнес-задачи. Гарантийная и пост-гарантийная поддержка позволила «Бурятнефтепродукту» быть уверенным в стабильности рабочего инструмента и сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

«Опыт сотрудничества с «Бурятнефтепродуктом» — это эталонный пример того, как внедрение СЭД превращается в долгосрочные инвестиции в эффективность. Система не просто прижилась — она растет вместе с компанией, оставаясь актуальной и востребованной на протяжении более чем десяти лет. Это доказывает, что изначально выбранная гибкая архитектура CompanyMedia и партнерский подход к поддержке дают реальные, измеримые результаты», — отмечают в компании «ИнтерТраст».

Вывод: Внедрение СЭД CompanyMedia позволило «Бурятнефтепродукту» не только решить тактические задачи по оптимизации документооборота, но и заложить прочный цифровой фундамент для будущего роста. Это история о том, как правильная технология в сочетании с надежным партнером создает ценность на долгие годы.