Гохран

Цифровая трансформация документооборота Гохрана России

2014 год: Первый шаг в цифровое будущее

В 2014 году Гохран России сделал важный шаг в модернизации своих процессов, внедрив систему электронного документооборота CompanyMedia 4. Это стало началом перехода от бумажного документооборота к электронному.

Что было сделано:

• Развернута единая платформа для 40 пользователей.

• Автоматизированы ключевые процессы: регистрация документов, контроль исполнения, работа с обращениями граждан.

• Обучены сотрудники, включая администраторов и делопроизводителей.

Результат:

• Ускорение обработки документов.

• Полная прозрачность движения документов.

• Надежное хранение и защита данных.

2017 год: Сохраняя историю – миграция архивов

Чтобы объединить разрозненные данные, в 2017 году был реализован проект переноса документов из устаревшей системы АСКИД в CompanyMedia.

Что было сделано:

• Перенесены документы за 17 лет (1997–2013 гг.).

• Созданы архивные базы с сохранением всех реквизитов и связей.

• Обеспечен удобный доступ к историческим данным.

Результат:

• Единый цифровой архив вместо разрозненных данных.

• Автоматизированный контроль исполнения даже для старых поручений.

• Повышение прозрачности и преемственности в работе.

2019 год: Независимость и безопасность, импортозамещение – переход на CompanyMedia 5

В 2019 году начался поэтапный отказ от иностранных технологий. Система была переведена на свободное ПО, что повысило её безопасность и гибкость.

Что было сделано:

• Миграция  справочников и документов  с платформы  Lotus Notes на открытую платформу.

• Сохранение всех функций при большей стабильности.

• Обучение сотрудников работе в обновлённой системе.

Результат:

• Снижение зависимости от зарубежных решений.

• Улучшенная интеграция и масштабируемость.

• Готовность к дальнейшему развитию.

2020 год: Полный переход на российскую платформу – CompanyMedia 6

В 2020 году завершился переход на полностью импортонезависимую версию CompanyMedia 6.

Что было сделано:

• Полный перенос данных на отечественную СУБД.

• Улучшение модулей (входящие, исходящие, ОРД, обращения граждан).

• Внедрение гибкой системы отчетности.

Результат:

• Полная технологическая независимость.

• Удобные инструменты контроля и аналитики.

• Современный и безопасный документооборот.

2022 год и перспективы: МЭДО, МРМ, электронная подпись

Сейчас Гохран России продолжает развивать СЭД, внедряя:

✔ Межведомственный электронный документооборот (МЭДО).
✔ Мобильные рабочие места (МРМ) для удалённой работы.
✔ Электронную подпись (ЭП) для полного отказа от бумаги.

Ближайшая цель – переход на CompanyMedia 7, который откроет новые возможности для автоматизации и интеграции с государственными системами.

Итог: 8 лет цифровой эволюции

От первых шагов в 2014 году до полностью автономной, современной системы в 2022-м – Гохран России создал одну из самых передовых систем документооборота в госсекторе.

Ключевые достижения:
✅ Полный отказ от бумаги в пользу электронного документооборота.
✅ Единый архив с данными за 25+ лет.
✅ Технологическая независимость на российской платформе.
✅ Автоматизированный контроль исполнения поручений.
✅ Готовность к интеграции с МЭДО и другими госсистемами.

Этот путь – не просто внедрение IT-решений, а стратегическая трансформация, которая делает работу быстрее, прозрачнее и безопаснее. И это только начало!