Крымский федеральный университет им.Вернадского

Цифровая трансформация КФУ: как внедрение российской СЭД CompanyMedia изменило работу университета

В 2019 году Крымский федеральный университет имени В.И. Вернадского совершил стратегический шаг в будущее — внедрил отечественную систему электронного документооборота CompanyMedia. Всего за несколько месяцев вуз не только отказался от бумажных процессов, но и создал цифровую экосистему, которая ускорила работу в 2,5 раза, сэкономила миллионы рублей и обеспечила 100% защиту данных. Как российское ПО помогло одному из крупнейших университетов Крыма совершить прорыв — в нашем материале.

Вызов времени: необходимость перехода на отечественные решения

В 2019 году Крымский федеральный университет имени В.И. Вернадского (КФУ) столкнулся с ключевым вызовом: существующая система документооборота не отвечала растущим потребностям вуза. Разрозненные процессы, зависимость от зарубежного ПО и отсутствие единого цифрового пространства тормозили административные процессы.

Руководство университета приняло стратегическое решение: внедрить полностью российскую систему электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia, соответствующую требованиям:

• Импортонезависимость — полное соответствие ФЗ № 149 и Постановлению Правительства РФ № 1236.

• Юридическая значимость — поддержка электронной подписи (ЭП) и интеграция с МЭДО.

• Масштабируемость — возможность работы для 200+ пользователей из разных подразделений.

Решение: быстрый и гладкий переход на CompanyMedia

Проект внедрения стартовал в 2019 году и был реализован в сжатые сроки благодаря:

• Глубокой адаптации под нужды вуза — система настроена под процессы университета: от приказов ректора до договоров с подрядчиками.

• Обучению 200 сотрудников — за 2 месяца административный персонал, деканаты и бухгалтерия освоили работу в СЭД.

• Интеграции с госсистемами — подключение к МЭДО и ССТУ.РФ для обмена документами с министерствами.

Ключевые модули, которые изменили работу КФУ:

• Модуль ОРД — ускоренное согласование приказов и распоряжений.
• Договорной модуль — контроль сроков и автоматические уведомления.
• Поручения и резолюции — система сама напоминает о дедлайнах.
• Мобильное приложение — возможность подписать документ из любой точки Крыма.

Результаты: эффективность, экономия, безопасность

Уже через полгода после внедрения университет зафиксировал значительные улучшения:

Сокращение сроков обработки документов в 2,5 раза

• Раньше согласование приказа занимало 3–5 дней, теперь — менее суток.

• Договоры проходят все этапы за 2 дня вместо 7.

Прозрачность и контроль

• Руководство видит статус любого документа в реальном времени.

• Система автоматически формирует отчеты по исполнительской дисциплине.

Экономия 1,5 млн рублей в год

• Сокращение расходов на бумагу, печать и курьерскую доставку.

• Уменьшение трудозатрат на рутинные операции.

100% защита данных

• Все документы подписаны ЭП и хранятся в зашифрованном виде.

• Разграничение прав доступа исключает утечки информации.

Заключение: надежная основа для будущего

Проект 2019 года доказал, что российские IT-решения не уступают зарубежным, а по безопасности и адаптивности даже превосходят их. CompanyMedia стала для КФУ не просто СЭД, а фундаментом для дальнейшей цифровой трансформации — от электронного архива до системы управления вузом.

Сегодня Крымский федеральный университет — это пример того, как современные технологии меняют образование, делая его эффективным, прозрачным и ориентированным на будущее.

CompanyMedia — СЭД, которая работает на вас!

Надежно. Безопасно. По-российски.