МСП Банк

МСП Банк: История внедрения системы CompanyMedia

Современный бизнес требует скорости, прозрачности и четкости. Но как обеспечить это в организации с сотнями сотрудников, где каждое решение должно быть документально оформлено? МСП Банк нашел ответ — внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia, которая за несколько лет изменила работу банка до неузнаваемости.

От архива к автоматизации

Еще десять лет назад документы в МСП Банке хранились в бумажных архивах или в формате Microsoft Office. Это означало постоянное бегство между кабинетами с папками, задержки при согласовании и трудности в поиске нужной информации.

"Автоматизации как таковой практически не было. Мы просто хранили файлы и документы, а весь документооборот был ручным," — вспоминает Надежда Скворцова, главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры Департамента информационных технологий МСП Банка.

Все изменилось в 2010 году, когда банк начал внедрять систему CompanyMedia от компании "ИнтерТраст".

Первые шаги к цифровизации

Проект стартовал с пилотного запуска на 34 рабочих местах. Каждый департамент выделил делопроизводителя, который прошел обучение и начал работать в новой системе.

"На первом этапе мы увидели, как система действительно упрощает жизнь: процессы стали прозрачнее, согласования — быстрее," — рассказывает Надежда.

Решение масштабировать систему стало очевидным. Уже к 2012 году CompanyMedia охватила всех сотрудников банка, а сам документооборот стал практически полностью электронным.

Секрет успеха: обучение и поэтапность

Одна из главных сложностей любого технологического внедрения — человеческий фактор. Однако в МСП Банке этот барьер был преодолен благодаря системному подходу к обучению.

Компания "ИнтерТраст" не только провела курсы для администраторов, но и подготовила инструкторов из числа сотрудников банка. Эти инструкторы обучали своих коллег и помогали им освоить новую систему. Кроме того, внедрение проходило постепенно: сначала — внутренние документы, затем — договоры, и только после этого — включение топ-менеджеров.

"Вовлечение руководства стало ключевым моментом. Для нас было важно, чтобы все решения и поручения согласовывались в электронном виде," — отмечает Скворцова Надежда.

Сегодня сотрудники банка согласовывают документы в электронной системе, а распечатывают их только для финального визирования председателем правления.

"CompanyMedia стала для нас не просто системой, а настоящим инструментом для управления," — подчеркивает Надежда Скворцова.

Планы на будущее

Следующий шаг — внедрение мобильного клиента. Это позволит сотрудникам работать с документами из любой точки мира, оставаясь столь же эффективными.

Уроки, которые можно взять на вооружение

История МСП Банка доказывает: успех цифровой трансформации зависит от трех факторов.

• Обучение сотрудников: грамотно выстроенный процесс адаптации помогает избежать сопротивления изменениям.

• Постепенный переход: внедрение новых технологий шаг за шагом снижает стресс и позволяет учесть все нюансы.

• Командная работа: взаимодействие с опытным интегратором помогает достичь результата быстрее.

Итог

МСП Банк стал ярким примером того, как технология способна преобразовать внутренние процессы компании. Система CompanyMedia открыла новые возможности для управления и взаимодействия, став залогом стабильной и эффективной работы банка.

"Без этой системы мы бы не смогли работать так быстро и качественно, как сегодня," — уверены в банке.