Администрация Костромской области

История успеха: Внедрение CompanyMedia в Костромской области

В декабре 2021 года Администрация Костромской области совершила значительный шаг в цифровой трансформации, полностью перейдя на импортонезависимую Систему электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) на базе CompanyMedia. Этот проект стал ярким примером успешного внедрения современных технологий в государственном управлении, который не только решил накопившиеся проблемы, но и открыл новые возможности для эффективной работы.

Веер центральных улиц ночного города зимой. Фото А. Войнов 2019 г.

Костромская область, расположенная в Центральной России с административным центром в древней Костроме (основана в 1152 году), занимает площадь 60,2 тыс. км² и насчитывает около 630 тыс. жителей. Этот лесной край, через который протекают Волга и её притоки, славится традиционными промыслами - ювелирным делом в Красносельском районе, льноводством и деревянным зодчеством, а также входит в "Золотое кольцо" России благодаря уникальным памятникам вроде Ипатьевского монастыря и родине Снегурочки в Щелыково. Экономика региона опирается на лесопереработку, машиностроение, текстильную промышленность и сельское хозяйство, при этом область активно развивает экологический и этнографический туризм, сохраняя свою самобытность и природное наследие.

Предыстория: вызовы и поиск решений

До внедрения CompanyMedia документооборот в Администрации Костромской области велся в бумажном формате, что сопровождалось множеством трудностей: потеря документов, дублирование, сложности в поиске информации, низкий контроль за исполнением поручений и длительные процессы согласования. Первые попытки автоматизации были предприняты еще в 1999 году, когда возникла необходимость учета корреспонденции в электронном виде. Однако собственные разработки не смогли удовлетворить растущие потребности.

В 2008 году был проведен анализ рынка СЭД, и выбор пал на систему CompanyMedia. Это решение стало отправной точкой для цифровой трансформации региона. Со временем система развивалась, адаптируясь к новым требованиям законодательства, включая обеспечение импортонезависимости и интеграцию с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Г. Кострома, вид на реку Волгу

Решающий шаг: переход на импортонезависимую платформу

В 2018 году Администрация Костромской области приняла стратегическое решение о переходе на полностью импортонезависимую СЭД. Выбор снова пал на CompanyMedia, что было обусловлено не только соответствием системы требованиям гос. органов, но и положительным опытом работы с предыдущей версией. Немаловажную роль сыграла и надежная техническая поддержка со стороны компании «ИнтерТраст».

В октябре 2024 года успешно выполнено обновление СЭД Администрация Костромской области до CompanyMedia версии 7 при всесторонней поддержке компании «Интертраст». Для обеспечения бесперебойного взаимодействия был создан чат поддержки с участием ключевых специалистов заказчика, что позволило оперативно решать все возникающие в рамках проекта вопросы.

Параллельно была проведена модернизация и настройка шлюза МЭДО для полного соответствия требованиям Постановления Правительства РФ № 1264. 

В январе 2025 года дополнительно была развернута изолированная среда для безопасной работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования (ДСП), что обеспечило соблюдение всех требований по защите данных.

Проект внедрения был реализован с нуля, без миграции данных из старой системы. Это позволило избежать накопления устаревшей информации и начать работу с «чистого листа». В результате к системе подключились все исполнительные органы власти региона, а также органы местного самоуправления. Сегодня в СЭДД работает около 2100 пользователей, включая руководство области, которое активно использует мобильные решения для работы с документами и принятий решений.

Функциональность и преимущества системы

С помощью CompanyMedia были автоматизированы ключевые процессы в Администрации Костромской области:

• Делопроизводство: учет входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов.

• Поручения: контроль за исполнением задач и поручений.

• Мобильные решения: возможность работы с документами в режиме offline

• Интеграция с МЭДО: обеспечение юридически значимого электронного взаимодействия между ведомствами.

Особое внимание было уделено безопасности: система поддерживает использование усиленной квалифицированной электронной подписи и интегрирована с подсистемой защиты информации «Locker».

Развязка моста через Волгу зимним вечером. Фото И. Сковородин 2019 г.

Результаты и планы на будущее

Внедрение CompanyMedia привело к значительным улучшениям в работе Администрации:

• Повысилась исполнительская дисциплина.

• Ускорились процессы согласования и подписания документов.

• Руководство получило возможность оперативно работать с документами даже в условиях удаленного режима.

Планы на будущее включают расширение охвата системы на уровень сельских поселений, интеграцию с новым порталом гос. органов Костромской области, внедрение системы электронного архива организации  и развитие аналитических инструментов для более эффективного управления документами.

Мост через р. Кострому. А. Войнов

Заключение

Проект внедрения CompanyMedia в Костромской области стал примером успешной цифровой трансформации, которая не только решила существующие проблемы, но и заложила основу для дальнейшего развития. Этот опыт демонстрирует, как современные технологии могут сделать работу государственных органов более прозрачной, эффективной и ориентированной на нужды граждан.

https://kostromka.ru/photo/air/index.php