Цифровая трансформация документооборота: как Пензенская область перешла на отечественную СЭД

От IBM к российскому ПО: вызовы и решения

В 2023 году Правительство Пензенской области завершило масштабную цифровую трансформацию, переведя систему электронного документооборота (СЭД) с IBM Notes/Domino на современную импортонезависимую платформу CompanyMedia.

Этот проект стал не просто техническим обновлением, а стратегическим шагом к цифровому суверенитету, повышению эффективности госуправления и созданию единого пространства электронного взаимодействия между всеми органами власти региона.

Почему потребовались изменения?

С 2006 года в Пензенской области использовалась СЭД на базе IBM Lotus Notes/Domino. Однако к 2021 году система перестала отвечать современным требованиям:

Зависимость от зарубежного ПО – необходимость импортозамещения в рамках госполитики.
Устаревшая архитектура – каждый орган местного самоуправления (ОМСУ) требовал отдельного сервера, что усложняло администрирование.
Отсутствие веб-доступа – пользователи работали только через десктопный клиент.
Новые стандарты МЭДО – требовалась поддержка формата 2.7.1 для межведомственного документооборота.

Цели проекта: не просто замена, а прорыв

Полный отказ от иностранного ПО – переход на российское решение.
Централизация системы – единая платформа для Правительства, исполнительных органов и 30 муниципалитетов области
Ускорение работы с документами – сокращение времени на согласование и подписание документов.
Поддержка формата МЭДО 2.7.1 – соответствие федеральным требованиям.
Обучение пользователей – комфортный переход с Lotus Notes на веб-интерфейс.

Как реализовывался проект?

Этап 1: Подготовка и миграция (2021–2022)

Контракт на модернизацию был заключен в октябре 2021 года с компанией «Программа-Т» (Нижний Новгород) при поддержке разработчика – «ИнтерТраст».

Установка новой платформы – развертывание системы на свободном ПО.
Миграция данных – перенос архивов документов без остановки работы.
Настройка МЭДО 2.7.1 – интеграция с федеральными системами.

Этап 2: Перевод ОМСУ (2022)

Раньше каждый муниципалитет требовал отдельного сервера Domino. В новой версии CompanyMedia все ОМСУ были объединены в единую инсталляцию с независимыми контурами в режиме “мультиСО”.

CompanyMedia-Корпоративный шлюз – автоматизировал обмен документами между Правительством и ОМСУ:

• Исходящий документ из Правительства автоматически создает входящий в ОМСУ.

• Статусы доставки, регистрации и исполнения отображаются в реальном времени.

Обучение пользователей – более 2 500 сотрудников освоили веб-интерфейс благодаря тренингам от  преподавателей «ИнтерТраст».

Результаты: скорость, прозрачность, удобство

✅ Полный отказ от IBM – переход на российское ПО завершен.
✅ 2500+ пользователей в единой системе.
✅ В 3 раза быстрее процессы согласования и подписания.
✅ Централизованное администрирование – больше не нужны отдельные серверы для ОМСУ.
✅ Поддержка МЭДО 2.7.1 – соответствие требованиям Правительства РФ.

Что дальше? Планы развития

Мобильное рабочее место – внедрение приложения CompanyMedia для Android.
Интеграция с Платформой обратной связи (ПОС) – ускорение работы с обращениями граждан.
Расширение МЭДО – поддержка глобального адресного справочника и функций оператора.

Заключение

Пензенская область показала, что цифровая трансформация – это не просто смена ПО, а создание современной, удобной и безопасной экосистемы для работы власти.

«Мы не просто заменили систему – мы построили цифровой фундамент для эффективного управления регионом на годы вперед», – отмечают в Правительстве Пензенской области.