Правительство Севастополя

История успеха: СЭД CompanyMedia в Правительстве Севастополя

В 2016 году Правительство Севастополя столкнулось с вызовом, который требовал не только технологических, но и стратегических решений. После вхождения Крыма и Севастополя в состав Российской Федерации перед регионом встала задача перехода на отечественное программное обеспечение в рамках политики импортозамещения. Одним из ключевых направлений стала автоматизация документооборота, для которой была выбрана система электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia. 

В 2016 году Правительство Севастополя сделало важный шаг в цифровизации административных процессов. Выбор в пользу СЭД CompanyMedia был обусловлен не только ее соответствием требованиям по независимости от зарубежных технологий, но и гибкостью, которая позволяла адаптировать систему под специфику работы государственных органов. Проект был инициирован губернатором города, который ранее занимал должность в Министерстве промышленности и торговли РФ и лично убедился в эффективности электронного документооборота. На основании Распоряжения №381-РП был запущен проект по внедрению Системы электронного документооборота (СЭД) на базе проверенного решения CompanyMedia от АО «КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ».Он поставил амбициозную задачу: внедрить систему в кратчайшие сроки, чтобы преодолеть географическую разбросанность структурных подразделений и устранить длительные сроки доставки документов, которые ранее занимали дни, а иногда и недели.

Этот выбор был не случаен:

• Компания обладает уникальным опытом внедрения СЭД в различных регионах России.

• Система построена на клиент-серверной архитектуре, что исключает необходимость дополнительного ПО и упрощает администрирование.

• Доступ через веб-браузер сделал работу интуитивно понятной для пользователей, а поддержку — удобной для ИТ-специалистов.

Этапы внедрения: от пилота до промышленной эксплуатации и дальнейшего развития

Проект стартовал в августе 2016 года и реализовывался поэтапно:

2016 год: пилотное внедрение
На первом этапе была проведена миграция данных из старой системы и запущен пилотный проект. Уже к концу 2016 года система начала работать в тестовом режиме, демонстрируя свою эффективность.

2017 год: промышленная эксплуатация
В первой половине 2017 года система была развернута во всех органах государственной власти Севастополя. 1 июля 2017 года CompanyMedia была официально переведена в промышленную эксплуатацию. К этому моменту к системе подключились 4000 пользователей, включая губернатора, его заместителей и руководителей исполнительных органов.

2018 год: тиражирование
К системе подключены 10 муниципальных округов, что позволило:

• Исключить бумажную переписку между органами власти.

• Ускорить обмен документами в 5–7 раз.

2019 год: развитие функциональности
В 2019 году система была доработана для обработки обращений граждан, интеграции с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и поддержки электронной подписи. Это позволило значительно упростить взаимодействие между ведомствами и повысить прозрачность процессов.

2021 год: интеграция с МЭДО 2.7.1
В рамках выполнения требований Министерства цифрового развития РФ система была модернизирована для поддержки формата взаимодействия МЭДО 2.7.1. Это обеспечило бесшовное взаимодействие с федеральными и региональными органами власти, что стало важным шагом в цифровизации региона.

2024 год: переход на CompanyMedia 7.1.2
В 2024 году система была переведена на новую версию платформы CompanyMedia 7.1.2, что позволило повысить производительность, нагрузочную способность и обеспечить соответствие последним требованиям законодательства, включая Постановление Правительства №1264 от 24.07.2021, а также функциональное развитие.

К 2025 году к СЭД подключено 255 из 294 подведомственных организаций.

Интеграции и автоматизация

• Портал госуслуг: Обращения граждан автоматически направляются в нужный орган, а статус отображается в личном кабинете.

• МЭДО: Возможность обмена документами с другими регионами и федеральными ведомствами.

Ключевые функциональные возможности системы

1. Интеллектуальное создание документов

• Шаблоны для часто используемых документов

• Автоматическое заполнение реквизитов

• Встроенный редактор с историей изменений

2. Процессы согласования

• Маршрутизация документов по заданным регламентам

• Параллельное и последовательное согласование

• Электронная подпись на всех этапах

3. Контроль исполнения

• Автоматическое создание резолюций и поручений

• Визуализация сроков исполнения

• Интеграция с календарями сотрудников

4. Архивное хранение

• Электронный архив с возможностью быстрого поиска

• Настройка сроков хранения по типам документов

• Экспорт в долговременные форматы хранения

5. Мобильные решения

• Полнофункциональное мобильное приложение

• Работа с ЭП на мобильных устройствах

• Оффлайн-доступ к документам

Результаты проекта

Сегодня в системе работают 6000 пользователей, включая губернатора и его заместителей, которые используют мобильные рабочие места. Все сотрудники работают в веб-интерфейсе, что значительно сократило время доставки документов и повысило эффективность работы.

На сегодняшний день СЭД Севастополя — это:

✅ Более 3900 пользователей (35 органов власти, 10 муниципалитетов, 255 организаций).
✅ Свыше 5,3 млн документов в системе.
✅ Скорость обработки обращений граждан выросла в 3 раза.
✅ Сокращение бумажного документооборота — на 90%.

Наша цель — не останавливаться на достигнутом. В планах:
✅ Подключение оставшихся организаций к 2026 году.
✅ Развитие искусственного интеллекта для автоматической классификации документов.
✅ Углубленная интеграция с федеральными системами.

Отзыв заказчика

Андрей Чугунов, заместитель директора Департамента цифрового развития города Севастополь:

«С учетом тех реалий, которые существуют в Российской Федерации, особенно касающихся полуострова Крым, система CompanyMedia является передовой и оптимальной. На момент внедрения ни одна из других СЭД не могла похвастаться возможностью работы в окружении импортонезависимых СПО компонентов на серверном и пользовательском уровнях. CompanyMedia в настоящее время — позволяет реализовать полноценное импортозамещение и минимизировать как внутренние риски, так и внешние угрозы, такие как запрет на поставки ПО или утечки информации. Система совместима с широким набором инфраструктурных продуктов и не тормозит задачи комплексного перехода на импортонезависимые решения».

Заключение

Проект внедрения СЭД CompanyMedia в Правительстве Севастополя стал ярким примером успешной цифровой трансформации государственных структур. Он не только позволил решить текущие задачи, но и создал основу для дальнейшего развития региона в условиях цифровой экономики. Сегодня система продолжает развиваться, обеспечивая высокий уровень автоматизации и соответствия современным требованиям.

СЭД Севастополя — это пример успешной цифровой трансформации, которая:

• Повышает эффективность госуправления.

• Снижает затраты на администрирование.

• Обеспечивает безопасность и суверенитет данных.

Мы открыты к сотрудничеству и готовы делиться нашим опытом с другими регионами!