Русэнергоресурс

Как ООО «РУСЭНЕРГОРЕСУРС» построило цифровой фундамент для эффективного управления с помощью CompanyMedia

ООО «РУСЭНЕРГОРЕСУРС» преодолело проблемы ручного документооборота и непрозрачности процессов, реализовав поэтапный проект внедрения и модернизации системы электронного документооборота CompanyMedia, что позволило создать единую управляемую среду для работы, автоматизировать рутинные операции, обеспечить полный контроль над сроками и движением документов, значительно повысив операционную эффективность и надёжность бизнес-процессов компании.

Вызов: В стремлении к глубокой автоматизации бизнес-процессов компания ООО «РУСЭНЕРГОРЕСУРС» столкнулась с проблемами, сдерживающими рост: огромный объем ручного документооборота, непрозрачные процессы согласования, ручной контроль сроков по договорам и высокие операционные риски. Необходимо было автоматизировать рутинные операции и создать единую управляемую среду для работы с документами.

Решение: Компания РУСЭНЕРГОРЕСУРС выбрала стратегию комплексной автоматизации, реализовав проект с Компанией «ИнтерТраст»:

• Первичное внедрение системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia для автоматизации ключевых процессов.
• Стратегическое обновление системы до актуальной версии 4.4 для повышения уровня автоматизации, производительности и доступности.

Этап 1: Фундамент для автоматизации (Первое внедрение)

Проект начался с анализа и автоматизации бизнес-процессов «как есть». Совместная проектная группа настроила в системе организационную структуру, шаблоны документов и автоматизированные маршруты согласования. Были автоматизированы критически важные направления:

• Делопроизводство (учет входящих/исходящих документов).

• Управление договорами (ведение реестра, автоматический контроль сроков).

• Работа с внутренними документами.

Промежуточный результат: Компания получила централизованную систему, которая автоматизировала бумажный workflow. Время на обработку документов сократилось за счет автоматизации рутинных задач. Движение каждого документа стало прозрачным.

Этап 2: Расширение возможностей автоматизации (Обновление до v.4.4)

Следующим шагом стала модернизация платформы для нового уровня автоматизации и интеграции.

• Технологическое обновление: Переход на современный стек (Apache Tomcat, PostgreSQL) повысил производительность автоматизированных процессов.

• Универсальный доступ: Появление полнофункционального веб-интерфейса автоматизировало и упростило доступ к системе с любого устройства.

• Бесперебойность: Все данные и настройки автоматизированных процессов были успешно перенесены, обеспечив непрерывность работы.

Итоговый результат: Компания получила мощную и современную платформу для автоматизации управления документами и процессами.

Ключевые достижения и выгоды:

Повышение операционной эффективности: Значительное сокращение времени обработки документов за счет автоматизации рутинных операций и исключения бумажного цикла.

• Полная прозрачность и контроль: Автоматическая фиксация каждого этапа движения документа исключила потерю задач и повысила управляемость.
• Мобильность и гибкость: Автоматизированный веб-доступ позволил сотрудникам работать эффективно из любой точки.
• Снижение рисков: Автоматический контроль сроков, встроенный аудит и четкое разграничение прав повысили безопасность и дисциплину.
• Надежный фундамент для роста: Современная архитектура позволяет легко масштабировать и дополнять автоматизацию новых бизнес-процессов.

Заключение: Проекты по внедрению и обновлению СЭД CompanyMedia стали для ООО «РУСЭНЕРГОРЕСУРС» основой для полномасштабной автоматизации управления документами и процессами. Сегодня система — это ядро автоматизированной корпоративной среды, обеспечивающее скорость, прозрачность и безопасность бизнеса. Партнерство с ЗАО «Компания «ИнтерТраст» позволило реализовать оба этапа автоматизации в срок и с гарантированным результатом.