Русэнергосбыт

История успеха: 18 лет цифровой трансформации документооборота с CompanyMedia в «Русэнергосбыт»

18 лет — один клиент: как «Русэнергосбыт» прошел путь от бумажных архивов до AI-документооборота с CompanyMedia. В 2007 году «Русэнергосбыт» сделал первый шаг в цифровую эпоху — внедрил систему электронного документооборота CompanyMedia на базе Lotus Domino. Сегодня, спустя 18 лет, компания не просто автоматизировала процессы, а полностью перестроила работу с документами: отказ от бумаги, соответствие ФСТЭК, мобильность и готовность к интеграции с AI.

Как «ИнтерТраст» помог клиенту пройти этот путь безболезненно и какие результаты достигнуты — в нашем кейсе.

2007: Первое внедрение – старт цифрового документооборота

Задача: Автоматизировать бумажный документооборот в быстрорастущей компании.
Решение:

• Развертывание CompanyMedia на базе Lotus Domino с ключевыми модулями:

• Электронное делопроизводство

• Управление договорами

• Библиотека документов
  
  

Результат:
✅ Сокращение времени обработки документов на 40%
✅ Ликвидация дублирования данных между отделами
✅ Первая в истории компании система сквозного контроля поручений

2010–2013: Эволюция – от автоматизации к стратегическому инструменту

Апгрейд до версии 3.4:

• Модернизация ядра Active Frame для поддержки растущего числа пользователей (150+).

• Внедрение гибких профилей доступа для филиалов.

Переход на версию 4.0 (2013):

• Обновление интерфейса для удобства пользователей
• Интеграция с MS Office (прямая работа с документами из знакомых программ)
• Внедрение мобильного доступа для руководителей

Эффект:

✅ 30% рост скорости согласования договоров
✅ Снижение затрат на администрирование за счет централизованных настроек

Итоги 18-летнего партнерства

• 4 крупных этапа модернизации – от первых шагов в digital до импортонезависимой платформы.

• 0 простоев при переходе между версиями благодаря отработанной методологии «ИнтерТраст».

• >500% ROI за счет снижения затрат на бумагу, хранение и ручной труд.

Результаты внедрения и развития CompanyMedia в «Русэнергосбыт» (2007–2025 гг.)

Критерий	До внедрения (2006)	После внедрения (2025)	Эффект
Время обработки документов	5–7 дней (бумажный workflow)	1–2 дня (автоматизированный процесс)	Ускорение в 3,5 раза
Согласование договоров	10+ согласующих, ручная маршрутизация	Автоматические маршруты + ЭП (3 дня)	Сокращение сроков на 70%
Хранение документов	Архивные помещения (100+ м²)	Электронный архив (0 м²)	Экономия 1,2 млн руб./год
Затраты на администрирование	2 штатных архивариуса	1 администратор СЭД	Снижение затрат на 60%
Безопасность данных	Локальные серверы без шифрования	Сертифицированное ПО (ФСТЭК, 152-ФЗ)	100% соответствие гостребованиям
Доступность системы	Только в офисе	Мобильный доступ + веб-интерфейс	Работа из любой точки мира
Интеграции	Нет	Подключение к ЕИС, ГИС ЖКХ, 1С	Сквозная автоматизация процессов
Аварийные ситуации	Потеря документов при ЧС	Резервное копирование + аудит изменений	Гарантированная сохранность данных
Экологический эффект	50+ пачек бумаги/месяц	Полный отказ от бумажного документооборота

Ключевые улучшения в цифрах

• Финансы:

• Снижение операционных затрат на документооборот — до 4 млн руб./год.

• ROI за 18 лет — >500% (за счет экономии на бумаге, хранилищах и персонале).

• Производительность:

• Увеличение скорости поиска документов — с 30 минут до 30 секунд.

• Автоматизация 85% рутинных операций (регистрация, маршрутизация).

• Безопасность:

• 0 утечек данных за весь период эксплуатации.

• 100% аудируемость действий пользователей.

Почему это успех?

1. Доверие – клиент 18 лет выбирает «ИнтерТраст» для развития СЭД.

2. Адаптивность – переход от Lotus Domino к российской платформе без потери данных.

3. Бизнес-ориентированность – каждый этап внедрения решал конкретные задачи компании.