Банк Союз

Компания «ИнтерТраст» завершила проект по внедрению системы электронного документооборота в ПАО КБ «Союз»

Компания «ИнтерТраст» внедренила систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов CompanyMedia в одном из ключевых банковских институтов страны — Публичное акционерное общество «Коммерческий банк «Союз» (ПАО КБ «Союз») . Проект стал важным этапом цифровой трансформации информационных процессов финансовой организации.

Замена устаревшей системы

Проект предусматривал замену действующей системы электронного документооборота на новую, более технологичную и функционально расширенную платформу CompanyMedia , разработанную компанией «ИнтерТраст». Новая система стала основой для полной автоматизации делопроизводства, контроля поручений и документационного обеспечения управления в банке.

Ход выполнения работ

В рамках договора специалисты компании «ИнтерТраст» выполнили комплекс мероприятий:

1. Подготовка инфраструктуры

• Настройка серверов и клиентских рабочих мест.
• Обеспечение совместимости с текущими ИТ-системами банка.

2. Конфигурирование системы под специфику банка

• Настройка маршрутов согласования документов.
• Реализация механизмов контроля исполнения поручений.
• Интеграция с системой усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

3. Обучение персонала

• Проведены тренинги для пользователей и администраторов.
• Разработаны методические материалы и руководства по эксплуатации.

4. Настройка мобильных рабочих мест

• Установка и настройка 20 мобильных рабочих мест на планшетах Android .
• Обеспечение работы вне офиса с сохранением юридической значимости документов.

5. Тестирование и опытная эксплуатация

• Выполнены приемо-сдаточные испытания.
• Подписан акт сдачи-приемки выполненных работ.

6. Передача системы в промышленную эксплуатацию

• Организована техническая поддержка на начальном этапе использования.

Все работы были выполнены в установленные сроки и соответствовали утвержденному плану-графику и техническому заданию.

Функциональные возможности внедренной системы

Система CompanyMedia представляет собой комплексное решение, обеспечивающее полный цикл документооборота и автоматизацию управленческих процессов. В рамках проекта внедрены следующие модули:

• СМ-Делопроизводство – автоматизация входящих, исходящих и внутренних документов;

• СМ-Поручения – контроль исполнения задач от руководства;

• СМ-Договоры – учет обязательств по договорам, графики платежей и сроки исполнения;

• Центр отчетов – формирование аналитических данных и сводок;

• СМ-Портал – единая точка доступа ко всем корпоративным сервисам;

• Рабочее место пользователя – удобный интерфейс с настраиваемыми правами и уведомлениями;

• Мобильные рабочие места – работа с документами вне офиса .

Преимущества внедрения

Внедрение системы CompanyMedia позволило банку «Союз» получить ряд стратегических преимуществ:

• Единое информационное пространство — все документы и процессы объединены в одной системе;

• Автоматизация ключевых процессов — снижение времени обработки документов за счет маршрутизации и напоминаний;

• Повышение прозрачности — возможность отслеживать статус каждого документа и задачи;

• Гибкость и масштабируемость — система адаптирована под бизнес-процессы банка и готова к дальнейшему развитию;

• Юридическая значимость — применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в соответствии с требованиями законодательства РФ;

• Мобильность — доступ к системе вне офиса через мобильные устройства;

• Импортонезависимость — использование полностью отечественного программного обеспечения, соответствующего постановлению Правительства №1236 и федеральному закону №149-ФЗ.

Заключение

Реализация проекта по внедрению системы электронного документооборота CompanyMedia в ПАО КБ «Союз» стала важным этапом цифровой трансформации компании. Внедренное решение уже сегодня способствует повышению оперативности, прозрачности и качества управления документами и бизнес-процессами.