Автоматизация документооборота в НМИЦ нейрохирургии им. Бурденко с помощью CompanyMedia

Национальный медицинский исследовательский центр нейрохирургии имени академика Н.Н. Бурденко автоматизировал документооборот, внедрив систему CompanyMedia. До этого в Центре, который ежегодно проводит около 10 000 сложных операций и является ведущим нейрохирургическим учреждением страны, документооборот велся через электронную почту, что затрудняло контроль и поиск документов. Внедрение CompanyMedia позволило организовать полный цикл работы с документами - от подготовки и согласования до регистрации и контроля исполнения. Системой теперь пользуются более 1000 медицинских сотрудников, в каждом отделении назначены ответственные за документооборот. Проект реализован совместно со специалистами компании "ИнтерТраст", которые развернули систему, настроили ее под нужды Центра и обучили персонал. В результате внедрения удалось устранить потерю документов, сократить время согласований и повысить прозрачность контроля.

Проблематика до внедрения

До 2017 года документооборот в Центре строился на электронной почте, что вызывало сложности:

• Отсутствие контроля получения и исполнения документов

• Трудоемкий процесс согласования

• Сложности с поиском архивных материалов

Цели проекта

Внедрение CompanyMedia решило ключевые задачи:

1. Организация полного цикла работы с документами
2. Автоматизация процессов подготовки, согласования и регистрации
3. Создание системы контроля исполнения

Ход реализации

Проект выполнялся совместно специалистами «ИнтерТраста» и Центра:

• Развернута серверная инфраструктура

• Настроены справочники и конфигурации системы

• Разработаны инструкции по делопроизводству с учетом специфики медучреждения

• Проведено обучение:

• Основной персонал — в Учебном центре «ИнтерТраст»

• Руководство и помощники — на рабочих местах

Результаты внедрения
Система обеспечила:

• Автоматизацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции
• Управление договорной деятельностью медучреждения
• Контроль исполнения документов
• Централизованное хранилище с поиском необходимых документов

Масштаб внедрения

• Обслуживает 1000+ медицинских сотрудников

• В каждом из 100 отделений назначены ответственные за документооборот

• Полностью заменен «почтовый» обмен на регламентированные процессы

Значение для Центра

Переход на CompanyMedia позволил:

• Устранить потерю документов

• Сократить время согласований

• Повысить прозрачность контроля

• Создать основу для цифровизации административных процессов

Как ведущее медицинское учреждение, НМИЦ нейрохирургии им. Бурденко подтвердил статус инновационного центра не только в клинической практике, но и в организации управленческой деятельности.