НОВШЕСТВА В COMPANYMEDIA ВЕРСИИ 6.1.1

1. Проверка на дубли при регистрации Входящего документа

При регистрации входящих документов реализован поиск уже созданных документов с таким же входящим номером и датой. Поиск осуществляется как по проектам документов, так и по уже зарегистрированным документам.

В случае если дубль найден, система предлагает либо открыть найденный документ, либо все равно продолжить регистрацию. Если дубль не найден – регистрация продолжается без дополнительных сообщений.

2. Визуализация состояния документов МЭДО в представлениях для БД Входящие документы, Обращения граждан и Исходящие документы

       В представления для Входящих документов, Исходящих документов и Обращений граждан добавлена дополнительная колонка, в которой отображается пиктограмма для документов, относящихся к МЭДО. Для документов, не относящихся к МЭДО, ничего дополнительно не отображается.

       В представления для зарегистрированных Исходящих документов добавлена дополнительная колонка, в которой отображается информация о получении по МЭДО сводок о работе с документом.

       В случае если по документу отсутствует ответная информация, либо ответная информация поступила не от всех адресатов и среди поступивших сводок нет сводок об отказе в регистрации, в колонке ничего не отображается.

       В случае если среди поступивших сводок есть хотя бы одна сводка об отказе в регистрации, отображается пиктограмма «красный крест».

       В случае если ответная информация поступила от всех адресатов, но для некоторых адресатов поступили только сводки доставке, отображается пиктограмма «серая галочка».

       В случае если сводки о регистрации (и любые другие сводки, кроме сводок о доставке и об отказе в регистрации) поступили от всех адресатов, отображается пиктограмма «зеленая галочка».

3. Изменение логики работы кнопки "Подпись + №"

       Логика работы кнопки «Подпись + №» изменена на следующую:

       Если у сотрудника в основной ШЕ указан способ поиска счетчика, настроено место регистрации по умолчанию и место регистрации по умолчанию совпадает с местом регистрации в РКК, сотруднику доступна кнопка "Подпись + №", иначе доступна кнопка "Подпись".

4. Использование информации из связанных объектов в номерах документов

       Реализована возможность в формулах вычисления номера документа по счетчику использовать информацию из связанных объектов (например, номер связанного документа). При этом можно задать информацию о том, из документа какого типа берется информация и какой должен быть тип связи с этим документом. 

5. Отправка нового, еще не сохраненного проекта резолюции на утверждение руководителю

       Реализована возможность отправить новый, еще не сохраненный проект резолюции руководителю на МРМ.

6. Срок исполнения в представлениях «Неисполненные/Контрольные»

       В представлениях "Неисполненные/Контрольные» добавлен столбец «Срок исполнения».

7. Отображение в истории события создания документа при поступлении документа по МЭДО

       Добавлена фиксация в истории документа даты и времени создания документа в системе в случае, если входящий документ или обращение граждан поступили по МЭДО.

8. Дополнительные поля и представления для Обращений граждан

       В РКК ОГ добавлены поля для указания информации о дополнительном контроле - для контроля фактического исполнения ОГ.

       В случае если по РКК ОГ осуществляется дополнительный контроль, необходимо установить чек-бокс «Доп. контроль» (закладка «Реквизиты»). После установки чек-бокса станут доступны поля для указания срока дополнительного контроля и информации о напоминаниях. В поле «Напоминания» указывается количество дней до истечения срока доп. контроля, когда Контролерам РКК ОГ должно быть сформировано напоминание о необходимости контроля по существу. 

       В БД Обращения граждан добавлено представление «По виду контроля», в котором отображаются зарегистрированные обращения с категоризацией по виду контроля: Контроль, Особый контроль, Нет контроля.

9. Настраиваемость состава шрифтов в виджете работы с текстом

       В системный конфигурационный файл добавлен новый параметр, в котором указывается перечень шрифтов, которые должно быть можно использовать при вводе текстового содержания документов. В случае если в конфигурационном файле шрифты не указаны, используется набор шрифтов по умолчанию. По умолчанию заданы шрифты - Arial, Verdana, Comic Sans MS, Times New Roman, Candara, Calibri.

10. Автоматическая регистрация документа при подписании на МРМ

       Реализована автоматическая регистрация документа для документов, подписываемых Руководителем на МРМ. Если для модуля настроена автоматическая регистрация документа при подписании, то при подписании документа на МРМ документ в системе регистрируется автоматически – так же, как это произошло бы при выполнении операции «Подпись+№» в Web-АРМ.

11. Кастомизируемые кнопки на панели действий документа и представления

       Реализована возможность добавлять кнопки на панель действий и в РКК документа без пересборки кода системы и его обновления на всех серверах.

12. Модуль Заседания – раздел Совещания

       Разработан новый модуль «Заседания», предназначенный для обеспечения документационной поддержки заседаний и совещаний организации.

       В версии 6.1.1 реализован функционал для поддержки совещаний (бизнес-решение «Совещания»), т.е. для разовых заседаний рабочих групп и коллективов, не имеющих постоянных параметров, таких, как список участников, место и время проведения, установленный формат выходных документов (повестки, протокола и др.) и пр. Совещания не предполагают предварительной работы по подготовке документов по отдельным вопросам, а также возможности голосования в электронном виде.

Бизнес-решение «Совещания» обеспечивает следующие потребности:

      – организация процесса совещаний организации (начиная от формирования повестки, до выдачи поручений по решениям из протокола);

      – оповещение участников совещания – внутренних и внешних с рассылкой материалов к совещанию: в системе (участникам из своей организации), а также по электронной почте (всем участникам);

      – передачу на мобильные рабочие места материалов к совещанию;

      – обеспечение контроля исполнения решений, принятых на совещании.

Функции модуля бизнес-решения «Совещания»

Модуль должен решать следующие задачи.

      – Формирование карточки заседания секретарем или заинтересованным в созыве совещания сотрудником в электронном виде.

      – Возможность работы с повесткой в виде отдельной электронной карточки с текстом повестки и/или файлом повестки.

      – Возможность разместить в повестке дополнительные файлы (материалы) по обсуждаемым проблемам.

      – Возможность связать заседание с другими документами системы.

      – Возможность направить на согласование повестку, в том числе, на МРМ.

      – Присвоение статуса «утверждено» для повестки. Снятие статуса «утверждено».

      – Рассылка по электронной почте участникам заседания повестки заседания (приглашение).

      – Отправка на мобильные рабочие места утвержденной повестки (при наличии у участников установленного клиента МРМ).

      – Отправка повестки на ознакомление участникам, подтверждение ознакомления.

      – Создание протокола совещания в системе по повестке в виде текста и/или вложенного файла.

      – Подписание протокола.

      – Регистрация протокола.

      – Создание поручений по протоколу.

      – Рассылка протокола по списку рассылки в системе.

      – Формирование печатных форм повестки и протокола.

      – Передача протокола на мобильное рабочее место.

      – Доставка поручений по протоколу исполнителям – в системе и на МРМ.

      – Исполнение решений протокола.

      – Разграничение доступа участникам разных совещаний.

      – Отображение совещаний, в которых пользователь участвует, в виде календарного представления.

Роли пользователей

Участниками бизнес-процесса являются пользователи Системы - сотрудники текущей организации, имеющие рабочее место системы. Также участниками процесса могут быть сотрудники внешних организаций (Приглашенные), доступа непосредственно к модулю они не получают, но им может быть отправлено приглашение по e-mail с материалами повестки.

В зависимости от выполняемых функций пользователи могут иметь следующие функциональные роли:

       – Председатель (инициатор совещания);

       – Секретарь;

       – Приглашенные;

       – Регистратор протокола (делопроизводитель по ОРД)

       – Согласующие (повестку или протокол);

       – Исполнители поручений.

       Участники процесса – сотрудники организации – получают уведомления в системе: об утверждении повестки, о назначении ответственными за подготовку вопросов, о регистрации протокола, о назначении исполнителями поручений.

       Участники процесса, включая председателя, получают утвержденную повестку на мобильное рабочее место, а также зарегистрированный протокол и поручения по протоколу.

       Внешние участники получают приглашения по e-mail.