ФГУП «ЦАГИ»

Автоматизация процессов документооборота в ФГУП «ЦАГИ» с помощью автоматизированной системы процессов документационного обеспечения управления

ФГУП «ЦАГИ» успешно внедрил современную систему автоматизации документооборота, повысив эффективность работы с документами и обеспечив надежное хранение информации. Благодаря новой системе институт смог исключить потери документов, сократить время на поиск и обработку данных, а также перевести большую часть процессов в электронный формат, что позволило сосредоточить сотрудников на содержательной работе. Проект был выполнен точно в установленные сроки — 80 рабочих дней, и полностью соответствует строгим требованиям по информационной безопасности и законодательным нормам.

Вызовы и исходная ситуация

ФГУП «Центральный аэрогидродинамический институт имени профессора Н. Е. Жуковского» (ФГУП «ЦАГИ») столкнулся с необходимостью модернизации системы управления документооборотом. Существующие процессы были трудоемкими, неэффективными и не отвечали современным требованиям к безопасности и скорости обработки данных. Основные проблемы включали:

• Потери документов из-за ручного управления бумажным документооборотом.

• Сложности с поиском и доступом к информации.

• Отсутствие единой системы для работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

• Высокая нагрузка на сотрудников, связанная с рутинными операциями.

• Необходимость соответствия строгим требованиям законодательства и стандартам по защите информации.

• Настройка взаимодействия с головной головной организацией (НИЦ Жуковский) и другими подведомственными организациями (ЦИАМ, СибНИА)

Решение

Для решения этих задач был внедрен проект автоматизированной системы процессов документационного обеспечения управления (АСПУ). Проект реализован с учетом требований технического задания (ТЗ), которое охватывало все аспекты создания и внедрения системы.

Основные этапы внедрения:

1. Предоставление права использования системы
На первом этапе была предоставлена лицензия на использование программного обеспечения, включая сервер приложений (СМ-ActiveFrame), универсальные рабочие места для 150 пользователей, модули делопроизводства и договорной деятельности. Это позволило заложить основу для дальнейшего внедрения.

2. Миграция данных
Данные о корреспондентах и подписантах из существующей системы IFS Applications были успешно перенесены в новую систему. Был разработан механизм загрузки данных, что обеспечило бесшовную миграцию без потерь информации.

3. Настройка и конфигурирование системы
Система была адаптирована под специфику ФГУП «ЦАГИ». В рамках этого этапа были созданы настройки для системной организации, модулей, ролей пользователей, справочников и шаблонов документов. Особое внимание уделялось соблюдению требований по информационной безопасности.

4. Обучение персонала
Для успешной эксплуатации системы сотрудники прошли обучение с использованием ролевых инструкций. Были разработаны материалы для различных категорий пользователей, включая делопроизводителей, руководителей и администраторов.

5. Организация приемо-сдаточных испытаний
После завершения основных работ система прошла комплексное тестирование на соответствие техническому заданию. Все функциональные требования были успешно выполнены.

6. Все работы связанные с настройкой и обучением проводились на территории Заказчика

Функциональные возможности системы

Новая АСПУ обеспечивает полный цикл работы с документами, включая:

• Управление входящими, исходящими,внутренними и организационно-распорядительными документами: регистрация, согласование, контроль исполнения, формирование отчетов.

• Автоматизацию договорной деятельности: создание проектов договоров, их согласование, подписание и хранение.

• Контроль исполнения поручений: упреждающий контроль за своевременным выполнением задач.

• Поиск и хранение документов: централизованное хранение всех документов и связанных материалов.

• Интеграцию с внешними системами: обмен данными между системными организациями через внутренние форматы и каналы.

Результаты

Проект был успешно завершен в установленные сроки — 80 рабочих дней. Внедрение АСПУ позволило достичь следующих результатов:

• Повышение эффективности работы с документами: сокращение времени на поиск документов и выполнение рутинных операций.

• Исключение потерь документов: благодаря централизованному хранению и автоматизированному контролю.

• Соблюдение нормативных требований: система соответствует ГОСТам и требованиям законодательства РФ.

• Улучшение качества документов: использование единых шаблонов и процедур подготовки.

• Переход к электронному документообороту: снижение зависимости от бумажных носителей.

Заключение

Внедрение АСПУ стало важным шагом в цифровой трансформации ФГУП «ЦАГИ». Новая система не только решила текущие проблемы, но и создала основу для дальнейшего развития. Теперь институт может сосредоточиться на своей основной деятельности, доверив управление документооборотом надежной и современной системе.

Этот проект стал примером успешного сотрудничества заказчика и исполнителя, где четкое следование ТЗ и профессиональный подход привели к достижению поставленных целей.