Правительство Кировской области

Внедрение СЭД CompanyMedia в Правительстве Кировской области

Цель проекта:

Переход органов исполнительной власти Кировской области на полностью электронный документооборот , обеспечение эффективного управления документами, повышение прозрачности, контроля за исполнением поручений и интеграции с федеральными системами.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД CompanyMedia позволило автоматизировать процессы создания, согласования, подписания, исполнения, хранения и передачи документов между структурными подразделениями и внешними организациями.

Основные этапы реализации:

1. Подготовка и настройка системы (2018 г.)

• АО «Компания «ИнтерТраст» провела сбор данных для настройки СЭД.

• Была выполнена установка и конфигурация программного обеспечения.

• Настроены права доступа, организационная структура и роли пользователей.

• Проведены тренинги для ключевых пользователей и администраторов.

На первом этапе система была внедрена в пилотных учреждениях:

• Министерство энергетики и ЖКХ Кировской области;

• Министерство информационных технологий и связи Кировской области;

• КОГБУ «Центр стратегического развития информационных ресурсов и систем управления»;

• КОГАУ «МФЦ».

На начальном этапе система электронного документооборота была развернута на серверной инфраструктуре Кировского филиала ПАО "Ростелеком", где функционировала в качестве корпоративного сервиса документооборота Правительства Кировской области. Наша компания обеспечивала поддержку работоспособности СЭД, в то время как инфраструктурное обслуживание осуществлялось силами Кировского филиала Ростелекома.

В ходе внедрения системы электронного документооборота был не только развернут стандартный функционал, но и успешно реализована интеграция с официальным порталом Правительства Кировской области для автоматической публикации нормативно-правовых актов. 

Вид на Спасский собор

2. Расширение охвата и техническая поддержка (2019 г.)

• Внедрение СЭД было продолжено для пользователей второй и третьей очередей.

• Общее количество пользователей составило более 750 человек .

• Организована комплексная техническая поддержка системы:

• обслуживание системы электронного документооборота

• консультирование пользователей;

• устранение инцидентов и доработка функционала.

3. Доработка и расширение функционала (2020 г.)

• Реализована функция автоматического формирования PDF-образа документа со штампами регистрационного номера и ЭП .

• Функционал был совместим с мобильными рабочими местами и возможностью отправки документов по электронной почте.

• Документы стали более наглядными и удобными для адресатов — достаточно было одного файла, чтобы увидеть содержание, номер регистрации и данные электронной подписи.

4. Перенос системы на сервера Правительства Кировской области, расширение количества пользователей (2022 г.)

В конце 2022 года Правительство Кировской области докупило лицензии на систему электронного документооборота и инициировало миграцию платформы на собственную серверную инфраструктуру. Работы по переносу СЭД были успешно выполнены специалистами компании «ИнтерТраст». К этому моменту система электронного документооборота внедрена только в 28 органах власти и 34 подведомственных учреждениях. 

5. Тиражирование СЭД на подведомственные организации (2025 г.)

С января 2025 года 45 администраций муниципальных образований Кировской области успешно подключились к системе электронного документооборота правительства региона. Это позволило объединить работу исполнительных органов власти и местного самоуправления в едином цифровом пространстве, значительно повысив эффективность управления документами.

Следует также отметить, что в Правительстве Кировской области активно используются мобильные рабочие места СЭД на ОС Android. 

Основные результаты внедрения:

Полный переход на электронный документооборот

• Исключены бумажные носители.

• Автоматизированы процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

• Интеграция СЭД с  официальным порталом Правительства Кировской области для автоматической публикации нормативно-правовых актов. 

Эффективное взаимодействие с федеральными системами

• Интеграция с МЭДО (межведомственный электронный документооборот).

• Возможность обмена документами с другими государственными структурами.

Обработка обращений граждан

• Реализован двусторонний обмен данными с интернет-приемной.

• Отслеживание статусов рассмотрения обращений.

• Передача результатов на портал ССТУ.РФ.

Контроль исполнения поручений

• Установлен механизм учета и мониторинга поручений губернатора и его заместителей.

• Возможность формирования отчетов и получения уведомлений о просрочках.

Высокая степень защиты информации

• Работа с электронной подписью (ЭП).

• Обеспечение конфиденциальности и сохранности данных.

Гибкость и масштабируемость

• Архитектура системы позволяет легко адаптироваться к изменениям в структуре органов власти.

• Поддерживается горизонтальное масштабирование серверной части.

Преимущества для Правительства Кировской области:

• Повышение оперативности и прозрачности документооборота.

• Снижение трудозатрат и времени на обработку документов.

• Улучшение качества взаимодействия с гражданами и государственными структурами.

• Соответствие современным стандартам цифрового управления.

Заключение:

Проект внедрения системы электронного документооборота СЭД CompanyMedia стал важным шагом в цифровой трансформации государственного управления в Кировской области. Компания АО «Компания «ИнтерТраст» профессионально и в срок выполнила все этапы работ, обеспечив надежную работу системы и её дальнейшее развитие.

Сегодня СЭД успешно используется органами исполнительной власти региона и является одной из ключевых платформ цифровизации административных процессов.