Правительство Самарской области

История успеха проекта внедрения автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства в Самарской области

Проект внедрения автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД) в Самарской области, запущенный в 2003 году на базе платформы CompanyMedia, был направлен на оптимизацию работы госструктур через автоматизацию документооборота и контроль исполнения решений. К 2007 году система охватила более 600 сотрудников из 15 ведомств, обрабатывая свыше 260 тысяч документов. В 2021 году проект вышел на новый уровень с переходом на импортонезависимую версию системы с внедрением формата МЭДО 2.7.1. В рамках проекта за три месяца обучено 5000 пользователей, проведена миграция данных и модернизирована система, что способствовало развитию электронного правительства и оптимизации управленческих процессов в регионе.

Самара

Проект внедрения автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД) в Самарской области начал свою историю в 2003 году. Тогда Правительство региона приняло решение о внедрении системы на базе платформы CompanyMedia (Компания "ИнтерТраст"). Этот шаг был частью масштабного плана по информатизации органов исполнительной власти на 2003-2005 годы. Основной целью проекта стало повышение эффективности работы государственных структур за счет оптимизации документооборота, обеспечения оперативного взаимодействия сотрудников и контроля исполнения постановлений и распоряжений губернатора и правительства.

Уже в 2003 году была приобретена и адаптирована система электронного документооборота CompanyMedia. В последующие годы АИС ДД активно развивалась. Количество автоматизированных рабочих мест увеличилось с 122 в 2004 году до 538 в 2005 году. К 2007 году в системе работали около 600 сотрудников из 15 органов исполнительной власти, включая Аппарат Правительства, Министерство финансов, Министерство транспорта и другие ключевые ведомства.

Пейзажи Самарской области

Система позволила автоматизировать такие процессы, как подготовка и согласование документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, создание поручений и контроль их исполнения. Благодаря АИС ДД удалось наладить автоматическое напоминание о сроках исполнения документов, что значительно повысило дисциплину и прозрачность работы. К 2007 году в базах данных системы хранилось более 260 тысяч карточек документов, а объем информации продолжал стремительно расти.

Внедрение АИС ДД стало важным шагом в рамках административной реформы, позволившим оптимизировать управленческие процессы, устранить рутинные операции и создать единую базу знаний для госслужащих. Это способствовало формированию электронного правительства в регионе и повышению эффективности работы органов власти.

Новый этап развития: переход на импортонезависимую платформу

В 2021 году проект вышел на новый уровень. Правительство Самарской области приняло решение о переходе на обновленную, импортонезависимую версию системы CompanyMedia. Этот шаг был обусловлен необходимостью импортозамещения и перехода на отечественное программное обеспечение, а также внедрения нового формата межведомственного электронного документооборота (МЭДО 2.7.1).

Музей «Самара Космическая»

Проект был реализован в рекордно сжатые сроки. Контракт на выполнение работ был заключен 10 августа 2021 года, а уже в ноябре того же года система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Для достижения таких результатов была создана рабочая группа, в которую вошли специалисты со стороны заказчика и разработчика,  которая координировала взаимодействие между заказчиком и исполнителем — компанией "ИнтерТраст".

Важным этапом проекта стала миграция данных из старой версии системы в новую. Параллельно проводилось обучение пользователей, которые перешли с  клиента Lotus Notes на web-клиент. Для облегчения адаптации были организованы углубленные обучающие программы, дистанционные вебинары и инструктажи на местах. Все необходимые адаптации системы выполнялись с учетом специфики работы правительства Самарской области.

Набережная Самары

В результате проекта около 5000 пользователей органов исполнительной власти и подведомственных учреждений перешли на новую версию системы. Были перенесены документы за последние два года и все справочники, а также успешно внедрен новый формат МЭДО 2.7.1. Все цели проекта были достигнуты в установленные сроки, несмотря на высокую сложность и сжатые временные рамки.

Планы на будущее

Успешная реализация проекта открыла новые перспективы для развития АИС ДД. В ближайших планах — обновление системы для органов местного самоуправления (ОМСУ) Самарской области. Это позволит расширить охват автоматизации документооборота и повысить эффективность работы на всех уровнях власти в регионе.

Жигулёвский пивоваренный завод

История проекта АИС ДД в Самарской области — это пример успешного внедрения и развития информационных технологий в государственном управлении. От первых шагов по автоматизации документооборота в 2003 году до перехода на современную импортонезависимую платформу в 2022 году проект демонстрирует, как системный подход и грамотное управление могут привести к значительным улучшениям в работе органов власти.

Источник фото: https://cuva.ru/blog/dostoprimechatelnosti-samary-i-samarskoj-oblasti