Системные сервисы CompanyMedia являются универсальными и используются в работе различных прикладных модулей и бизнес-решений. Информационным ядром системы является сервис ActiveFrame – его программная архитектура включает в себя прочие базовые сервисы и обеспечивает работоспособность всех прикладных компонентов CompanyMedia.

В число общесистемных сервисов CompanyMedia входят:

Палитра инструментов для адаптации бизнес-решений

Актуальная версия CompanyMedia предлагает богатый набор инструментов, позволяющих быстро адаптировать бизнес-решения под потребности заказчиков. С их помощью становится возможным внесение функциональных и визуальных доработок в систему. Операции по доработке прикладных решений реализуются в основном на уровне настроек и не требуют программирования. Перенос доработок, выполненных в более ранних версиях CompanyMedia, также осуществляется с помощью настроечных инструментов системы.

Настраиваемые реквизиты. Возможность настройки реквизитной части документов без программирования:

• Добавить/скрыть/удалить секцию

• Изменить название секции

• Изменить порядок следования секций

• Добавить/скрыть/удалить поле

• Изменить название поля

• Изменить порядок следования полей

• Переместить поле в секцию/из секции

• Добавить закладку 

Благодаря механизму настаиваемых реквизитов в CompanyMedia возможно создание различных типов регистрационно-контрольных карточек в зависимости от типа документа и потребностей заказчика (пользователей). К примеру, можно настроить два типа карточек, один — для служебных записок, другой — для докладных записок. Набор полей для каждого типа карточек будет уникальным. Настройка реквизитов может осуществляться ИТ-специалистами заказчика и не требует программирования.

Бизнес-правила.  Могут использоваться для создания преднастроенных шаблонов согласования. К примеру, можно настроить шаблоны согласования для договоров в зависимости от суммы контракта: если сумма больше пятисот тысяч рублей — необходима виза финансового директора, если меньше — достаточно согласовать с главным бухгалтером. При заполнении соответствующей строки в реквизитах договора система предложит пользователю необходимый шаблон листа согласования. Тем самым исключается влияние человеческого фактора: невозможно запустить согласование по ошибочному маршруту либо не включить в число согласующих необходимого специалиста. Кроме того, готовые шаблоны существенно экономят время сотрудников — нет необходимости заполнять лист согласования вручную.

Настройка шаблонов в зависимости от бизнес-правил, применяемых в организации, не является уникальной доработкой — при внесении изменений система остается типовой и обновляемой до следующих версии. Это достигается за счет того, что при создании шаблонов нет необходимости вносить изменения в программный код — применяются механизмы быстрой настройки. Важно отметить, что настройка может осуществляться силами ИТ-специалистов заказчика. Для этого им необходимо пройти соответствующий курс по администрированию CompanyMedia.

Настраиваемая обработка событий. Настраиваемые обработчики событий предназначены для описания логики работы приложения в тех случаях, когда специфические требования заказчика не могут быть реализованы в рамках типового функционала. Обеспечена возможность управлять действиями системы при работе с документами разных форм в момент открытия, сохранения или перехода в режим редактирования. 

Примером задачи, которая решается с применением данного инструмента, может служить создание так называемой маски для названий организаций. К примеру, в справочнике организаций может значиться «Внешторгбанк», и это название в системе закреплено как единственно правильное. Однако пользователи могут неверно вносить название организации в регистрационные карточки организаций или других документов: «ВнешТоргБанк», «ВнешторгБанк» или «ВТБ». Настройка событий позволяет избежать создания в справочнике новых организаций, а по сути — дубликатов. С учетом всех возможных вариантов написания создается маска, и в какой бы из форм пользователь не ввел название организации, система при сохранении документа автоматически подставит верный вариант.

Реляции. При запуске согласования, ознакомления или простой рассылки документа система применяет механизм автоматического вычисления адресатов в зависимости от их положения в иерархии организации. Такие отношения вычисляются по отношению к инициатору. К примеру, если специалисту необходимо сделать рассылку документа только тем сотрудникам, которые работают в его подразделении, достаточно выбрать соответствующую реляцию «рассылка по подразделению». При этом нет необходимости искать имена сотрудников в почтовых справочниках или справочнике по структуре организации. Существует возможность сделать и другие выборки — только по подчиненным, только по руководителям организации, только непосредственному руководителю и т.д.

Workflow

Автоматизация предприятия, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, — вполне реальна, благодаря современным workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и будут интегрироваться другие программные продукты.

Сервис CompanyMedia Workflow представляет пользователю набор инструментов для организации деловых процессов и электронного документооборота любой сложности. Сервис предоставляет возможность для реализации workflow-моделей в любых самостоятельных разработках бизнес-процессов.

• Легкость администрирования
• Эргономичность
• Наличие русифицированного интерфейса.

Работа CompanyMedia Workflow основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели, с помощью CM Workflow создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Участниками процессов могут являться как пользователи, так должности и подразделения, указанные в организационной структуре.

Пользователям предоставляется возможность сохранения версий дизайнов процессов, т.е. всегда можно взять на редактирование и активизировать для использования любую из уже существовавших версий процесса. Это существенно, когда при разработке процесса была допущена неточность и проще вернуться к одной из предшествующих версий, чем исправлять внесенные изменения.

Сервис позволяет отслеживать нормативы исполнения как всего процесса, так и конкретных стадий. При этом, возможны, как отправка сообщений участникам процесса, так и принудительный перевод на конкретную стадию.

Как уже показала мировая практика, внедрение подобной технологии в десятки раз сокращает продолжительность рабочих циклов и позволяет свести к минимуму время реакции на запросы клиентов и на изменение ситуации на рынке. Сегодня технологию workflow рассматривают как основу модели организации бизнеса и корпоративных информационных систем наступившего века.

Справочники и классификаторы

Сервис обеспечивает целостность, непротиворечивость и достоверность основных данных организации. Система общекорпоративных и локальных справочников – необходимая основа для организации документооборота, управления бизнес-процессами и проектами. К общим справочникам, используемым прикладными модулями и бизнес-решениями CompanyMedia, относятся:

• «Структура организации»
• «Справочник организаций»
• «Справочник персон»
• «Номенклатура дел».

«Структура организации» – центральный справочник и динамический инструмент CompanyMedia, с его помощью решаются следующие ключевые задачи:

• Поддержание в актуальном состоянии данных о существующей организационной структуре и ее изменениях
• Создание картотеки всех работников организации – с занесением в систему персональных данных и сведений о лицензиях на право работы с базами данных CompanyMedia
• Формирование списков субъектов документооборота – сотрудников, руководителей, рабочих групп, подразделений, структурных единиц и назначаемых функциональных ролей
• Профилирование субъектов документооборота с помощью типовых настроек
• Персонализированная настройка системы уведомлений для разных категорий пользователей
• Управление правами пользователей на доступ и проведение различных операций с документами и их коллекциями
• Назначение замещающих и аудиторов для отдельных пользователей или их категорий
• Организация процедур передачи дел при кадровых перемещениях и увольнениях сотрудников.

«Справочник организаций» служит для хранения и обновления информации о внешних контрагентах и внутренних организациях в составе групп компаний. Сведения об организациях содержат адресные и контактные данные, банковские реквизиты, информацию об области их деятельности и пр. Компаниям-контрагентам, где также установлена CompanyMedia, может быть предоставлено право на совместную работу с определенными документами в рамках делового сотрудничества.

«Справочник персон»– место хранения досье на сотрудников внешних организаций и частных лиц. Досье может включать в себя персональные, контактные и регистрационные данные, сведения о месте работы и занимаемой должности, любую дополнительную информацию.  Досье используются в таких процессах, как регистрация обращений, ведение переписки, предоставление информации, заключение договоров.

«Номенклатура дел» – справочник, содержащий информацию о системе индексов дел организации, их номенклатуре, а также о правилах и сроках их хранения.

Администрирование

Сервис Администрирование обеспечивает мониторинг, управление, автоматическую установку, настройку и обновление программного обеспечения системы CompanyMedia.

• Формирование и ведение конфигурации системы — «Структура системы» (СС)
• Управление серверными агентами баз данных системы (CompanyMedia «агентами») — «CMAgMa»
• Конфигурирование серверной задачи AFServer — «AFServer Configurator» (используется при работе серверной задачи AFServer)
• Настройка установки связей между документами — «Классификатор связей»
• Графическое отображение информации с помощью программных компонентов технологии VisualDocs («Визуализация»)
• Временное хранение протоколов изменений и чтения документов – «Обработка протоколов»
• Долговременное хранение протоколов изменений и чтения документов – «Архив протоколов» (серия баз данных, подменяемых администратором).

Сервис автоматизированного формирования дел

Такие компоненты CompanyMedia, как «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Организационно - распорядительные документы», «Договоры» и  «Обращения граждан», позволяют выполнить операцию отнесения документов к делам подразделений в соответствии с местом работы с документами – по месту регистрации, по месту получения (адресования), по месту исполнения. При этом в записи отнесения к делу указывается тематика вопроса, по которому это отнесение производится. Данная операция выполняется с помощью сервиса автоматизированного формирования дел.

При работе с регистрационно-контрольной карточкой (РКК) документа, имеющего связи с другими документами, сервис позволяет отнести документ к тому же делу, что и связанный документ. Тем самым, с одной стороны составляется подборка документов по одному вопросу, а с другой - происходит наполнение дел документами.

Все данные из регистрационно-контрольных карточек, карточек резолюций и карточек исполнения по отношению документа к делу отражаются в базе данных Формирование дел, что позволяет просматривать состав дел и открывать любой документ или выполнять действие по нему.

При отметке в деле о сдаче в архив соответствующая запись отражается во всех документах, отнесенных к делу.

Контроль исполнения заданий

Сервис предназначен для автоматического сбора информации обо всех заданиях организации, поставленных на контроль в каком-либо из прикладных решений CompanyMedia. В свою очередь, при работе с бизнес-решениями и модулями системы пользователи могут использовать сервис для создания и обновления карточек заданий.

Контрольная карточка задания, выданного в форме резолюции или поручения, хранит все основные атрибуты «родительского документа», в том числе информацию о прикладном решении, из которого задание поступило. С помощью карточки можно настроить автоматическую рассылку уведомлений о приближении или наступлении срока исполнения задания. Периодичность напоминаний определяет сотрудник, создавший резолюцию или поручение. По умолчанию такие уведомления приходят автору и исполнителю задания за один день до назначенного срока исполнения.

• Статус
• Текст задания
• Реквизиты
• Уведомления
• Комментарии.

Сервис адресован в первую очередь руководителям, выдающим задания, а также сотрудникам специализированных служб контроля.

Контроль исполнения поручений руководителя

Чтобы обеспечить высокий уровень исполнительской дисциплины, специалисты компании «ИнтерТраст» создали сервис «Контроль исполнения поручений руководителей» (сокращенно «КИПР»). В основе сервиса – база данных, в которой хранится набор автоматически формируемых и обновляемых отчетов (оформленных в виде простой удобной таблицы) с информацией о состоянии исполнения поручений.

Руководитель получает доступ к актуальным данным о том, сколько поручений и по каким документам (входящие, внутренние, обращения граждан, приказы, распоряжения и пр.) должен выполнить тот или иной подчиненный ему сотрудник, отдел или филиал. Так, в таблице будет указано, что Пользователь должен выполнить одно поручение по входящему документу, одно - по внутреннему, одно - по приказу и два - по обращениям граждан.

Щелкнув мышью по ненулевому числу поручений, руководитель получает детальное представление их списка. Он также может ознакомиться с реквизитами, содержанием, ходом исполнения нижестоящих поручений.

Таблица настраивается в соответствии с потребностями пользователя и содержит необходимые ему данные и названия столбцов.

Обсуждение

Сервис обеспечивает пользователям системы возможность оперативной совместной работы над различными объектами системы, такими как документы, резолюции, поручения, отчеты об исполнении, кейсы.

• Создание нового обсуждения
• Выбор участников
• Создание вопроса
• Создание ответа.

Создание нового обсуждения

Для создания обсуждения пользователь открывает документ и в карточке документа выбирает вкладку "Обсуждения". После этого нажимает на кнопку "Создать новое обсуждение".

Выбор участников

С помощью кнопки «Добавить адресата» пользователь выбирает участников обсуждения. Привлечь к обсуждению можно сотрудников как из списка участников работы с документом, так и из списка всей организации.

Инициатор обсуждения имеет возможность изменить состав его участников - нажав на кнопку «Участники обсуждения», он может удалять адресатов и добавлять новых.

Участнику обсуждения доступна возможность с помощью той же кнопки добавлять новых адресатов. 

Пользователь, добавленный в список участников обсуждения, получает об этом уведомление в системе. 

Создание вопроса

В открывшееся поле инициатор обсуждения вводит вопрос и нажимает «Добавить». Введенное сообщение отображается на вкладке «Обсуждения», одновременно все участники обсуждения получают уведомление.

Создание ответа

Перейдя по ссылке, полученной в уведомлении, пользователь может принять участие в обсуждении и добавить свой ответ.

При необходимости список адресатов ответа можно отредактировать, удалив одного или нескольких из участников обсуждения или добавив новых.

Центр отчетов

Сервис позволяет строить отчеты любой сложности на основе информации, содержащейся в документах в базах данных CompanyMedia. Потенциальными пользователями сервиса является широкий круг специалистов, в числе которых: топ-менеджмент, аналитики, специалисты по документообороту, работники кадровых и юридических служб, сотрудники других подразделений организации.

Реализуемые в системе отчеты служат основой для принятия взвешенных управленческих решений и анализа ключевых показателей эффективности всей организации, ее структурных единиц и отдельных сотрудников.

Отчеты могут быть построены следующими способами:

• По содержанию полей текущего документа базы данных
• По выделенным в представлении документам
• По результатам поиска с использованием поисковых форм баз данных
• Из картотеки отчетов – по заранее составленным запросам к данным.

Пользователи сервиса получают возможность:

• Формировать отчеты на базе предварительно настроенных типовых форм, входящих в комплект поставки CompanyMedia
• Пользоваться шаблонами, разработанными в организации для подготовки регулярно формируемых отчетов
• Создавать собственные шаблоны для быстрой подготовки отчетов
• Формировать произвольные отчеты по запросу
• Строить отчеты в табличной форме, а также в виде графиков и диаграмм
• Пользоваться для получения отчетов данными, находящимися в различных модулях и бизнес-решениях CompanyMedia
• Осуществлять выбор и печать данных о документах в виде сводок, списков и т.д. с наглядным представлением о ходе работ с документами и их исполнении

Корпоративный тренинг

Сервис обеспечивает информационную поддержку и автоматизацию процессов дистанционной подготовки и переподготовки пользователей и инструкторов системы CompanyMedia.

Функциональные возможности сервиса

• Обучение работе в системе CompanyMedia
• Тестирование пользователя после обучения 

Сервис интерактивного обучения пользователей состоит из курса лекций и аттестационных тестов, позволяющих оценить качество приобретенных знаний. 

Организация-заказчик может выбрать один из двух способов использования сервиса:

• Арендовать в компании «ИнтерТраст» системы управления обучением (LMS) с интерактивным корпоративным тренингом на любой удобный срок
• Приобрести необходимый пакет курсов. Этот способ оптимален при наличии в организации системы управления обучением (LMS). 

Обучение работе в системе CompanyMedia

Перед началом обучения пользователь получает персональную учетную запись. Введя свои данные (логин и пароль), он получает доступ к курсу обучения.

Обучение можно приостанавливать и возобновлять в любой удобный момент. 

Рис. 1.  Демонстрация материала курса 

Тестирование пользователя после обучения

По окончании курса сервис предлагает пройти набор тестов для самостоятельной проверки знаний системы и выработки практических навыков. 

Особенности сервиса

Сотрудники могут проходить обучение как через web-интерфейс. В случае приобретения пакета курсов компания «ИнтерТраст» записывает («публикует») необходимые курсы на любой носитель в форматах:

• AICC (http://www.aicc.org/)
• SCORM 1.2 (http://www.adlnet.org/)
• SCORM 1.3 (SCORM 2004) (http://www.adlnet.org/). 

Преимущества использования

Для руководителей:

• Повышение профессионального уровня сотрудников организации в удобном формате и без отрыва от рабочего процесса
• Возможность организовать обучение и тестирование всех сотрудников вне зависимости от территориальных особенностей организации.

Для сотрудников:

• Простой и удобный способ повысить свою квалификацию.