+7 (495) 956-79-28

Системные сервисы

Системные сервисы CompanyMedia являются универсальными и используются в работе различных прикладных модулей и бизнес-решений. Информационным ядром системы является сервис ActiveFrame – его программная архитектура включает в себя прочие базовые сервисы и обеспечивает работоспособность всех прикладных компонентов CompanyMedia.

В число общесистемных сервисов CompanyMedia входят:


ActiveFrame

Предоставление через открытые стандарты и интерфейс прикладного программирования (API) доступа к сервисам ActiveFrame любых внешних приложений,  позволяет резко сократить сроки получения новых прикладных решений, повысить надежность работы новых бизнес-приложений за счет использования профессионально написанных сервисов и обеспечить единые инструменты администрирования прикладных систем.

Таким образом, ActiveFrame представляет собой универсальную информационную шину для документоориентированных систем,  с которой взаимодействуют приложения, обеспечивающие конкретные бизнес-процедуры сотрудников организации.

ActiveFrame состоит из:
  • Баз данных, объединенных в три подсистемы: ActiveFrame-Администрирование, ActiveFrame-Справочники, ActiveFrame-Сервис; использование этих подсистем для построения прикладных решений резко уменьшает сроки получения новых информационных систем и обеспечивает единые инструменты администрирования.
  • Внешних программ, устанавливаемых на рабочих станциях и сервере.
  • Технологии обмена данными между БД (PullPushRefresh-процедуры); с помощью этих процедур сервер осуществляет обновление в БД данных, имеющих ссылочные связи со справочниками, создание и обновление документов в одних БД с учетом содержания документов в других БД; эти процедуры программируются в основном на языке @-формул, указываемых в специальных документах настроек этих процедур.

Основной механизм доставки информации в ActiveFrame - это репликации баз данных

Таким образом, программная архитектура ActiveFrame включает в себя универсальные справочники, типовые сервисы и единые механизмы администрирования, которые могут пригодиться во всех прикладных решениях. При таком подходе существенно экономится время не только на разработку таких прикладных решений, но и на их внедрение.


Сервис адаптивного кейс-менеджмента

Сервис адаптивного управления кейсами – универсальный инструмент, основанный на применении проектного подхода к выполнению различных документоемких и/или многозадачных дел, в том числе заранее не предопределенных и слабоструктурированных.  Сервис предназначен для решения различных задач, при выполнении которых изначальный план работ может быть изменен или дополнен. Технология адаптивного кейс-менеджмента ориентирована на задачи, которые могут находиться на пересечении нескольких управленческих процессов и требуют коллективной работы большого числа исполнителей.

Сервис  позволяет в рамках единой структуры связать поставленную цель с необходимыми для ее достижения ресурсами. Кейсы содержат следующие встроенные компоненты, позволяющие осуществлять комплексную работу над поставленной задачей:

  • Задачи – поручения и действия, которые выполняются участниками кейса в процессе работы над кейсом
  • Документы – все документы, информационные материалы, графическая и иная информация, которая создается и/или используется в процессе работы над кейсом
  • Контрольный список – чек-лист, по которому последовательно выполняется работа для достижения поставленной цели
  • Таймлайн – визуальное отображение событий в кейсе

Пользователи сервиса имеют возможность использовать различные компоненты CompanyMedia, предоставляющие как контент для кейсов, так и необходимый инструментарий.

Краткое описание возможностей

Планирование работ по кейсу осуществляется с помощью контрольного списка – опционального перечня условий, выполнение которых необходимо для того, чтобы кейс считался завершенным. Контрольный список содержит информацию о запланированных действиях, их последовательности, временных интервалах их выполнения и ответственных специалистах.

Конечная цель кейса может быть разделена на несколько подзадач, коллективных либо персональных. Подобные под-кейсы могут быть инициированы как ответственным за кейс, так и другими участниками работ.

Обсуждение задач или документов, которые необходимо выполнить или подготовить, осуществляется исполнителями непосредственно в среде кейса с применением социальных инструментов CompanyMedia.

Для своевременного информирования участников кейса обо всех изменениях кейса (изменение состояния кейса задач по нему, документов, состава участников, комментирование кейса и его элементов и др.) производится автоматическое создание и рассылка системных уведомлений. Ответственный за кейс может просматривать все уведомления кейса и ежедневно получает подобные сообщения в виде дайджеста с перечнем всех событий, произошедших в кейсе. Система уведомлений, встроенная в сервис адаптивного кейс-менеджмента, помогает контролировать и при необходимости корректировать ход выполнения бизнес-задачи, оперативно выявлять и разрешать возникающие проблемы.

Аналитический инструментарий системы дает возможность оценивать результаты завершенных кейсов, выявлять тенденции и формировать лучшие  управленческие практики. Для повторяющихся задач в CompanyMedia могут быть созданы типовые шаблоны кейса.


Workflow

Автоматизация предприятия, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, — вполне реальна, благодаря современным workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и будут интегрироваться другие программные продукты.

Сервис CompanyMedia Workflow представляет пользователю набор инструментов среды Notes/Domino для организации деловых процессов и электронного документооборота любой сложности. Сервис предоставляет возможность для реализации workflow-моделей в любых самостоятельных разработках бизнес-процессов.

Преимущества использования CompanyMedia Workflow:
  • Легкость администрирования
  • Эргономичность
  • Наличие русифицированного интерфейса.

Работа CompanyMedia Workflow основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели, с помощью CM Workflow создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Участниками процессов могут являться как пользователи, так должности и подразделения, указанные в организационной структуре.

Пользователям предоставляется возможность сохранения версий дизайнов процессов, т.е. всегда можно взять на редактирование и активизировать для использования любую из уже существовавших версий процесса. Это существенно, когда при разработке процесса была допущена неточность и проще вернуться к одной из предшествующих версий, чем исправлять внесенные изменения.

Сервис позволяет отслеживать нормативы исполнения как всего процесса, так и конкретных стадий. При этом, возможны, как отправка сообщений участникам процесса, так и принудительный перевод на конкретную стадию.

Как уже показала мировая практика, внедрение подобной технологии в десятки раз сокращает продолжительность рабочих циклов и позволяет свести к минимуму время реакции на запросы клиентов и на изменение ситуации на рынке. Сегодня технологию workflow рассматривают как основу модели организации бизнеса и корпоративных информационных систем наступившего века.


Справочники и классификаторы

Сервис обеспечивает целостность, непротиворечивость и достоверность основных данных организации. Система общекорпоративных и локальных справочников – необходимая основа для организации документооборота, управления бизнес-процессами и проектами. К общим справочникам, используемым прикладными модулями и бизнес-решениями CompanyMedia, относятся:

  • «Структура организации»
  • «Справочник организаций»
  • «Справочник персон»
  • «Номенклатура дел».
Краткое описание возможностей

«Структура организации» – центральный справочник и динамический инструмент CompanyMedia, с его помощью решаются следующие ключевые задачи:

  • Поддержание в актуальном состоянии данных о существующей организационной структуре и ее изменениях
  • Создание картотеки всех работников организации – с занесением в систему персональных данных и сведений о лицензиях на право работы с базами данных CompanyMedia
  • Формирование списков субъектов документооборота – сотрудников, руководителей, рабочих групп, подразделений, структурных единиц и назначаемых функциональных ролей
  • Профилирование субъектов документооборота с помощью типовых настроек
  • Персонализированная настройка системы уведомлений для разных категорий пользователей
  • Управление правами пользователей на доступ и проведение различных операций с документами и их коллекциями
  • Назначение замещающих и аудиторов для отдельных пользователей или их категорий
  • Организация процедур передачи дел при кадровых перемещениях и увольнениях сотрудников.

«Справочник организаций» служит для хранения и обновления информации о внешних контрагентах и внутренних организациях в составе групп компаний. Сведения об организациях содержат адресные и контактные данные, банковские реквизиты, информацию об области их деятельности и пр. Компаниям-контрагентам, где также установлена CompanyMedia, может быть предоставлено право на совместную работу с определенными документами в рамках делового сотрудничества.

«Справочник персон»– место хранения досье на сотрудников внешних организаций и частных лиц. Досье может включать в себя персональные, контактные и регистрационные данные, сведения о месте работы и занимаемой должности, любую дополнительную информацию.  Досье используются в таких процессах, как регистрация обращений, ведение переписки, предоставление информации, заключение договоров.

«Номенклатура дел» – справочник, содержащий информацию о системе индексов дел организации, их номенклатуре, а также о правилах и сроках их хранения.


Администрирование

Сервис Администрирование обеспечивает мониторинг, управление, автоматическую установку, настройку и обновление программного обеспечения системы CompanyMedia.

Сервис предназначен для выполнения следующих функций:
  • Формирование и ведение конфигурации системы — «Структура системы» (СС)
  • Управление серверными агентами баз данных системы (CompanyMedia «агентами») — «CMAgMa»
  • Конфигурирование серверной задачи AFServer — «AFServer Configurator» (используется при работе серверной задачи AFServer)
  • Настройка установки связей между документами — «Классификатор связей»
  • Графическое отображение информации с помощью программных компонентов технологии VisualDocs («Визуализация»)
  • Настройка работы внешней программы Notka для формирования и представления уведомлений о документах без запуска Lotus Notes
  • Временное хранение протоколов изменений и чтения документов – «Обработка протоколов»
  • Долговременное хранение протоколов изменений и чтения документов – «Архив протоколов» (серия баз данных, подменяемых администратором).

Сервис автоматизированного формирования дел

Такие компоненты CompanyMedia, как «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Организационно - распорядительные документы», «Договоры» и  «Обращения граждан», позволяют выполнить операцию отнесения документов к делам подразделений в соответствии с местом работы с документами – по месту регистрации, по месту получения (адресования), по месту исполнения. При этом в записи отнесения к делу указывается тематика вопроса, по которому это отнесение производится. Данная операция выполняется с помощью сервиса автоматизированного формирования дел.

При работе с регистрационно-контрольной карточкой (РКК) документа, имеющего связи с другими документами, сервис позволяет отнести документ к тому же делу, что и связанный документ. Тем самым, с одной стороны составляется подборка документов по одному вопросу, а с другой - происходит наполнение дел документами.

Все данные из регистрационно-контрольных карточек, карточек резолюций и карточек исполнения по отношению документа к делу отражаются в базе данных Формирование дел, что позволяет просматривать состав дел и открывать любой документ или выполнять действие по нему.

При отметке в деле о сдаче в архив соответствующая запись отражается во всех документах, отнесенных к делу.


Контроль исполнения заданий

Сервис предназначен для автоматического сбора информации обо всех заданиях организации, поставленных на контроль в каком-либо из прикладных решений CompanyMedia. В свою очередь, при работе с бизнес-решениями и модулями системы пользователи могут использовать сервис для создания и обновления карточек заданий.

Контрольная карточка задания, выданного в форме резолюции или поручения, хранит все основные атрибуты «родительского документа», в том числе информацию о прикладном решении, из которого задание поступило. С помощью карточки можно настроить автоматическую рассылку уведомлений о приближении или наступлении срока исполнения задания. Периодичность напоминаний определяет сотрудник, создавший резолюцию или поручение. По умолчанию такие уведомления приходят автору и исполнителю задания за один день до назначенного срока исполнения.

Информация в карточке задания состоит из следующих данных:
  • Статус
  • Текст задания
  • Реквизиты
  • Уведомления
  • Комментарии.

Сервис адресован в первую очередь руководителям, выдающим задания, а также сотрудникам специализированных служб контроля.


Контроль исполнения поручений руководителя

Чтобы обеспечить высокий уровень исполнительской дисциплины, специалисты компании «ИнтерТраст» создали сервис «Контроль исполнения поручений руководителей» (сокращенно «КИПР»). В основе сервиса – база данных, в которой хранится набор автоматически формируемых и обновляемых отчетов (оформленных в виде простой удобной таблицы) с информацией о состоянии исполнения поручений.

Руководитель получает доступ к актуальным данным о том, сколько поручений и по каким документам (входящие, внутренние, обращения граждан, приказы, распоряжения и пр.) должен выполнить тот или иной подчиненный ему сотрудник, отдел или филиал. Так, в таблице будет указано, что Ппользователь должен выполнить одно поручение по входящему документу, одно - по внутреннему, одно - по приказу и два - по обращениям граждан.

Щелкнув мышью по ненулевому числу поручений, руководитель получает детальное представление их списка. Он также может ознакомиться с реквизитами, содержанием, ходом исполнения нижестоящих поручений.

Таблица настраивается в соответствии с потребностями пользователя и содержит необходимые ему данные и названия столбцов.


Обсуждение

Назначение

Сервис обеспечивает пользователям системы возможность оперативной совместной работы над различными объектами системы, такими как документы, резолюции, поручения, отчеты об исполнении, кейсы.

Функциональные возможности сервиса 
  • Создание нового обсуждения
  • Выбор участников
  • Создание вопроса
  • Создание ответа.
Краткое описание возможностей

Создание нового обсуждения

Для создания обсуждения пользователь открывает документ и в карточке документа выбирает вкладку "Обсуждения". После этого нажимает на кнопку "Создать новое обсуждение".

Выбор участников

С помощью кнопки «Добавить адресата» пользователь выбирает участников обсуждения. Привлечь к обсуждению можно сотрудников как из списка участников работы с документом, так и из списка всей организации.

Инициатор обсуждения имеет возможность изменить состав его участников - нажав на кнопку «Участники обсуждения», он может удалять адресатов и добавлять новых.

Участнику обсуждения доступна возможность с помощью той же кнопки добавлять новых адресатов. 

Пользователь, добавленный в список участников обсуждения, получает об этом уведомление в системе. 

Создание вопроса

В открывшееся поле инициатор обсуждения вводит вопрос и нажимает «Добавить». Введенное сообщение отображается на вкладке «Обсуждения», одновременно все участники обсуждения получают уведомление.

Создание ответа

Перейдя по ссылке, полученной в уведомлении, пользователь может принять участие в обсуждении и добавить свой ответ.

При необходимости список адресатов ответа можно отредактировать, удалив одного или нескольких из участников обсуждения или добавив новых.


Центр отчетов

Сервис позволяет строить отчеты любой сложности на основе информации, содержащейся в документах в базах данных CompanyMedia. Потенциальными пользователями сервиса является широкий круг специалистов, в числе которых: топ-менежмент, аналитики, специалисты по документообороту, работники кадровых и юридических служб, сотрудники других подразделений организации.

Реализуемые в системе отчеты служат основой для принятия взвешенных управленческих решений и анализа ключевых показателей эффективности всей организации, ее структурных единиц и отдельных сотрудников.

Отчеты могут быть построены следующими способами:

  • По содержанию полей текущего документа базы данных
  • По выделенным в представлении документам
  • По результатам поиска с использованием поисковых форм баз данных
  • Из картотеки отчетов – по заранее составленным запросам к данным.
Краткое описание возможностей

Пользователи сервиса получают возможность:

  • Формировать отчеты на базе предварительно настроенных типовых форм, входящих в комплект поставки CompanyMedia
  • Пользоваться шаблонами, разработанными в организации для подготовки регулярно формируемых отчетов
  • Создавать собственные шаблоны для быстрой подготовки отчетов
  • Формировать произвольные отчеты по запросу
  • Строить отчеты в табличной форме, а также в виде графиков и диаграмм
  • Пользоваться для получения отчетов данными, находящимися в различных модулях и бизнес-решениях CompanyMedia
  • Осуществлять выбор и печать данных о документах в виде сводок, списков и т.д. с наглядным представлением о ходе работ с документами и их исполнении
Особенности сервиса

Сервис поддерживает версии MS Office с версии 2000 до версии MS Office 2007, позволяет выводить отчеты в форматах XML, HTML, CSV, а также в OpenOffice 3.х и IBM Lotus Symphony. Формирование отчетов проходит в фоновом режиме, не отрывая пользователя от выполнения основной работы. Обработка данных может проходить как на рабочем компьютере пользователя, так и на серверных мощностях организации.


Корпоративный тренинг

Сервис обеспечивает информационную поддержку и автоматизацию процессов дистанционной подготовки и переподготовки пользователей и инструкторов системы CompanyMedia.

Функциональные возможности сервиса

  • Обучение работе в системе CompanyMedia
  • Тестирование пользователя после обучения 
Краткое описание возможностей

Сервис интерактивного обучения пользователей состоит из курса лекций и аттестационных тестов, позволяющих оценить качество приобретенных знаний. 

Организация-заказчик может выбрать один из двух способов использования сервиса:

  • Арендовать в компании «ИнтерТраст» системы управления обучением (LMS) с интерактивным корпоративным тренингом на любой удобный срок
  • Приобрести необходимый пакет курсов. Этот способ оптимален при наличии в организации системы управления обучением (LMS). 

Обучение работе в системе CompanyMedia

Перед началом обучения пользователь получает персональную учетную запись. Введя свои данные (логин и пароль), он получает доступ к курсу обучения.

Обучение можно приостанавливать и возобновлять в любой удобный момент. 

Демонстрация материала курса

Рис. 1.  Демонстрация материала курса 

Тестирование пользователя после обучения

По окончании курса сервис предлагает пройти набор тестов для самостоятельной проверки знаний системы и выработки практических навыков. 

Особенности сервиса

Сотрудники могут проходить обучение как через web-интерфейс, так и в Notes-клиенте  системы. В случае приобретения пакета курсов компания «ИнтерТраст» записывает («публикует») необходимые курсы на любой носитель в форматах:

Преимущества использования

Для руководителей:

  • Повышение профессионального уровня сотрудников организации в удобном формате и без отрыва от рабочего процесса
  • Возможность организовать обучение и тестирование всех сотрудников вне зависимости от территориальных особенностей организации.

Для сотрудников:

  • Простой и удобный способ повысить свою квалификацию.



← Назад в раздел