Заседания

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания», созданное компанией «ИнтерТраст», предназначено для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний. Решение ориентировано на широкий круг пользователей, в их числе: высшее руководство организации, независимые директора, руководители подразделений и филиалов, корпоративные секретари и помощники руководителей, а также сотрудники, принимающие участие в подготовке материалов заседаний. Одна из ключевых особенностей решения – возможность дистанционного участия в работе заседаний с применением планшетных устройств.

Характерные особенности решения «CompanyMedia. Заседания»

• Системный подход к работе разных групп пользователей
• Интегрированность в бизнес-процессы организации, поддерживаемые COMPANYMEDIA, использование единых сервисов с СЭД (согласование, ознакомление, ход исполнения, уведомления)
• Комплексный подход к автоматизации процесса (все этапы жизненного цикла).
  • Функциональная поддержка всех этапов процесса: от подготовки до исполнения решений.
  • Обеспечение работы всех участников процесса: от секретаря до исполнителей поручений (вплоть до конечного исполнителя).
  • Наличие разных типов рабочих мест в зависимости от роли участника, его задач и местонахождения.
  • Обеспечение работы руководителя в режиме «с помощником».
  • Подтверждение ЭП всех значимых действий пользователя:  согласование документов, утверждение повестки, выдача поручений и пр.
• Соответствие решения высоким требованиям к информационной безопасности

Основные возможности решения

Сквозная автоматизация на всех этапах	Интерфейсы системы
Формирование проекта повестки заседания Подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним) Утверждение повестки заседания Рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания Проведение заседания в очной или заочной форме Проведение голосований по вопросам заседания, как в очной, так и заочной форме с планшета Подготовка и согласование протокола заседания Подписание и регистрация протокола Рассылка протокола участникам заседания Выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания.	Наличие web-интерфейса с расширенным функционалом Мобильное приложение для планшетных устройств Полная синхронизация данных сервера CompanyMedia c браузерным и мобильным клиентами решения Возможность рассмотрения вопросов, согласования материалов и голосования с применением web-интерфейса или мобильного приложения Просмотр статистики исполнительской дисциплины по выданным поручениям в мобильном клиенте или web-интерфейсе.

Решение поддерживает три режима работы

• Централизованный режим. Всю работу по информационному наполнению заседаний выполняет секретарь в однопользовательском режиме: формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему дополнительные информационные материалы по вопросу, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит протокол и рассылает его участникам заседания. 

• Многопользовательский режим. Секретарь формирует повестку заседания, создает вопросы к ней и уведомляет ответственных за подготовку о назначении их ответственными за подготовку вопроса. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам заседания готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные сотрудники, секретарь выполняет контрольную функцию.

• Инициативный режим. Вопросы формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственные руководители — в зависимости от возникшей потребности. Секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует более срочного принятия решения, чем в следующий плановый период. Инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

При любом режиме работы может осуществляться синхронизация данных решения с мобильным приложением. В частности, после утверждения повестки она поступает на мобильные рабочие места участников заседания вместе с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола, этот документ также пересылается на мобильные рабочие места участников заседания.

Преимущества решения

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания» обеспечивает ряд преимуществ:

• Дистанционное участие в работе заседаниях
• Оперативность получения информации о планируемых заседаниях (в том числе на мобильные устройства)
• Ускорение поиска документов, относящихся к заседанию
• Сокращение длительности подготовки и согласования повестки, материалов заседания и протоколаВозможность подготовки материалов и вопросов заседания специалистами головной организации, сотрудниками филиалов, дочерних организаций
• Упорядочивание регистрации протоколов совещаний в организации
• Оптимизация процесса выдачи и контроля исполнения поручений
• Контроль исполнения решений заседания по срокам и исполнителям
• Отчетность по планируемым и проведенным совещаниям
• Возможность применения электронной подписи