Корпоративный электронный архив

Подсистема «Архив Организации» в составе CompanyMedia

Подсистема «Архив Организации» в системе CompanyMedia автоматизирует процессы архивного делопроизводства: от формирования дел до передачи документов на государственное хранение. Решение опирается на требования регуляторов и позволяет организовать работу с архивом в едином информационном пространстве. Подсистема состоит из двух взаимосвязанных модулей — «Номенклатура дел» и «Архив», которые обеспечивают полный контроль над жизненным циклом документов вплоть до их передачи в архив или уничтожения.

Преимущества подсистемы «Архив Организации»

• Возможность отслеживать финальные стадии жизненного цикла документов в единой системе, сохраняя связь документов с делами.
• Автоматизированная подготовка сводной номенклатуры дел и описей для передачи в архив в соответствии с организационной структурой.
• Поэтапное внедрение: от настройки формирования дел в модуле «Номенклатура дел», к подключению модуля «Архив» для импорта дел с документами, завершёнными делопроизводством.
• Разграничение доступа к делам специалистов архива и делопроизводителей, отдельный читательский доступ к делам для сотрудников организации.
• Подготовка учетных документов (описи, акты, протоколы экспертной комиссии) в общей информационной среде электронного документооборота с использованием привычных сервисов.

Модуль «Номенклатура дел»

Модуль «Номенклатура дел» в СЭД CompanyMedia – это современный инструмент для комплексной работы с номенклатурой дел и организации системного хранения документов. Он превращает сложный процесс в четкий, контролируемый и прозрачный workflow, объединяя усилия делопроизводителей подразделений и архивной службы.

Ключевые возможности модуля:

Подготовка и управление номенклатурой дел организации:

• Ежегодное формирование и актуализация: создавайте номенклатуры дел для каждого подразделения и формируйте сводную номенклатуру. Вносите необходимые изменения в течение года.
• Внутренний справочник: используйте утвержденную сводную номенклатуру в качестве единого и актуального справочника для всего организации документооборота.
• Справочник сроков хранения: создавайте и ведите справочник сроков хранения для сортировки и поиска документов по срокам хранения.

Формирование и ведение дел

• Текущее делопроизводство: Настройте режим отнесения документов к делам. Учитывайте документы, созданные вне системы, с помощью прикрепления электронных образов или карточек электронных документов.
• Гибкость операций: Работайте с переходящими делами, используйте резервные номера, учитывайте подлинники и копии документов.
• Оперативная отчетность: формируйте и выгружайте внутренние описи документов дела.
• Возможность загрузки реквизитов всех дел подразделения из файла

Юридическая значимость и интеграция

• Единый электронный архив копий и подлинников: Модуль может стать основой для единого электронного архива. Относите к делам файлы и любых документов из внешних информационных систем (бухгалтерских, кадровых).
• Прозрачность и контроль: Каждая операция с делом (создание, завершение, перемещение документов) фиксируется в истории, обеспечивая аудит действий пользователей.
• Управление доступом:  настраивайте читательские права для сотрудников, обеспечивая необходимый уровень конфиденциальности.

Преимущества для вашего бизнеса:

• Порядок и стандартизация: Систематизация документооборота по единым правилам.
• Сокращение временных затрат: Автоматизация рутинных процессов подготовки номенклатур дел, сдаточных описей и отчетности.
• Плавный переходу к Электронному архиву: Создание структурированной основы для электронного архива организации.
• Снижение рисков: мониторинг соблюдения сроков хранения и требований законодательства в области архивного дела.

Модуль «Архив»

Модуль «Архив» в СЭД CompanyMedia – это профессиональное решение для организаций, стремящихся к переходу на безбумажные технологии и нуждающихся в строгом учете архивных документов. Модуль автоматизирует процессы ведомственного архива: от приема дел из подразделений до подготовки к передаче в государственные архивы.

Ключевые возможности модуля:

• Систематизация и учет: Формируйте полный комплект учетных форм архива, включая описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также ведите дело фонда.
• Модуль поддерживает полный цикл работы с бумажными архивными документами.
• Подготовка к передаче: Автоматически создавайте сдаточные описи, годовые разделы и все необходимые печатные формы для оформления передачи дел на государственное хранение.
• Экспертиза ценности: Систематизируйте работу по отбору документов на уничтожение. Ежегодно формируйте акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Эффективное обслуживание и доступ

• Исполнение запросов: Пользуясь расширенным поиском, ищите нужные архивные дела, готовьте ответы на запросы, архивные справки и выписки на основе введенных в систему реквизитов архивных дел и документов.
• Контролируемый доступ: Предоставляйте сотрудникам читательский доступ к архивным делам и документам, обеспечивая сохранность и конфиденциальность.
• Предоставление копий: формируйте и предоставляйте заверенные электронные копии архивных документов.

Сквозная интеграция и автоматизация

• Бесшовный переход из делопроизводства: Получайте дела и документы из модуля «Номенклатура дел» с автоматическим заполнением реквизитов архивного дела, исключая ошибки и двойной ввод.
• Работа с документами на разных носителях: учитывайте как электронные дела, так и дела, сформированные традиционным способом (на бумажных носителях), создавая для любого архивного документа электронную карточку с возможностью прикрепления файлов документа или его электронного образа.
• Специализированный функционал для организаций-источников комплектования госархивов: Используйте расширенные настройки и отчеты, разработанные для организаций, передающих документы на государственное хранение.

Преимущества для вашей организации:

• Соблюдение законодательства: соответствие требованиям Росархива и иных регулирующих органов при работе с архивными документами.
• Сокращение издержек: экономия времени архивистов на рутинных операциях по описанию дел, составлению описей и актов.
• Снижение рисков: Минимизация человеческих ошибок, гарантия сохранности документов за счет строгого учета и протоколирования всех действий.
• Повышение эффективности: Мгновенный поиск и удаленный доступ к архивной информации ускоряют исполнение запросов.
• Единое информационное пространство: Интеграция архива с текущим делопроизводством создает сквозную, среду для управления всем жизненным циклом документа.