Автоматизация группы компаний "Корстон"

Роль документов в качестве носителей информации в современных организациях очень велика. Они выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, организацией, ее клиентами и партнерами. От эффективности документооборота во многом зависит успешная деятельность всей компании

В процессе работы с документами задействованы большинство сотрудников – от рядовых исполнителей до руководителей. Непосредственное участие в документообороте принимают секретари и работники служб документационного обеспечения управления, которые выполняют ответственную задачу – ведение делопроизводства организации.

Для повышения качества работы с документами компании все чаще используют специальное программное обеспечение – системы электронного документооборота (СЭД). Они позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, устранить случаи потери документов, увеличить скорость обмена информацией, сократить непроизводственные затраты и затраты на приобретение расходных материалов.

Когда же возникает необходимость в автоматизации документооборота и делопроизводства? Как правильно выбрать систему? Опытом решения этих и многих других вопросов делится Светлана Сергеевна Дрижова, ведущий консультант отдела автоматизации документооборота группы компаний "Корстон".

Зачастую решение об автоматизации принимается на этапе активного развития бизнеса, когда объем бумажных документов возрастает и достигает определенной критической величины, а операции, связанные с их обработкой и доставкой, замедляют работу организации. Затрудняется поиск нужной информации для принятия решений и их исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов. Все эти факторы приводят к снижению эффективности процессов управления и деятельности организации в целом.

В группе компаний "Корстон" необходимость автоматизации делопроизводства возникла в 2003 г., когда активное развитие предприятия, открытие новых филиалов в других городах потребовали ускорения процессов подготовки документов и четкости выполнения принятых решений.

Выбирая систему, мы обращали внимание на наличие в программных решениях таких свойств, как:

• способность работать в компании с разветвленной филиальной сетью;
  
• возможность настроить систему так, чтобы она автоматизировала специфические процессы, присущие конкретной организации;
  
• масштабируемость (автоматизация в дальнейшем новых рабочих мест; подключение к системе других филиалов);
  
• реализация возможности гибкого поиска нужных документов.
  

Проанализировав рынок информационных технологий и изучив функциональные возможности различных СЭД, представленных на российском рынке, мы приняли решение о внедрении системы электронного документооборота CompanyMedia, разработанной компанией "ИнтерТраст".

Выбор определили следующие преимущества системы:

• возможность работы в компании со сложной структурой, включающей дочерние компании, филиалы и пр.;
  
• гибкая структура, которая позволяет настроить систему под особенности конкретного заказчика;
  
• модульность (наличие нескольких самостоятельных подсистем, автоматизирующих разные задачи), что позволяет автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;
  
• масштабируемость, что дает возможность в дальнейшем установить систему на других рабочих местах, в других филиалах;
  
• несколько вариантов поиска документов: полнотекстовый, по реквизитам;
  
• надежность, высокая "отказоустойчивость", что позволяет системе работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году;
  
• возможность создания и ведения электронного архива.
  

При выборе системы сыграло свою роль и то обстоятельство, что она совершенствовалась в течение многих лет (выходили ее новые версии, учитывающие потребности пользователей) и завоевала доверие и популярность на рынке, что подтверждается ее успешным внедрением во многих предприятиях и организациях.

Выбрав систему и подписав договор с поставщиком, мы прежде всего изучили существующие на предприятии процессы ведения делопроизводства. Это позволило описать реальное положение дел, и в результате для каждого вида документа был определен его жизненный цикл. В соответствии с данными этой экспертизы и была настроена система электронного документооборота.

В ходе внедрения и во время опытной эксплуатации проводилась модернизация системы с учетом потребностей компании. Специалисты "ИнтерТраст" специально для нашей организации разработали собственные входящие в систему подсистемы, обеспечивающие жизненно важные бизнес-процессы (например, выполнение платежей со всей цепочкой их согласования). После опытного запуска была начата и успешно продолжается промышленная эксплуатация системы.

Внедрение системы электронного документооборота позволило перейти на качественно новый уровень организации документационного обеспечения управления.

При помощи системы электронного документооборота в компании осуществляются:

• полный учет входящей документации (в том числе и поступающей по электронной почте) при однократной централизованной регистрации документов;
  
• полный электронный учет исходящей корреспонденции в единой базе данных при децентрализации регистрации документов по месту их исполнения, с сохранением электронных файлов;
  
• ведение электронной базы учета договоров и сопровождающих документов;
  
• безбумажный внутренний документооборот, включающий все формы работы с документами в режиме реального времени вне зависимости от удаленности рабочего места;
  
• осуществление полного цикла подготовки, согласования и централизованного учета организационно-распорядительных документов в электронном виде, с электронной рассылкой, включая ознакомление сотрудников с нормативными документами в режиме реального времени; учет, согласование и передача на оплату в финансовые службы платежных документов с регистрацией факта оплаты и доведение этой информации до различных служб и подразделений.
  

На сегодняшний день СЭД успешно эксплуатируется в головном офисе компании и некоторых ее филиалах. С системой работают более 500 человек: руководители, юристы, бухгалтеры, менеджеры и, конечно же, секретари и специалисты служб ДОУ.