CompanyMedia как основа для автоматизации делопроизводства косметического гиганта.

ОАО "Концерн "КАЛИНА" -  крупнейший российский производитель косметической продукции и средств личной гигиены. Концерн является одним из лидеров на российском парфюмерно-косметическом рынке. Ведущие бренды - "Черный жемчуг", "Чистая линия", "MIA", "100 Рецептов Красоты" и "Бархатные Ручки" в средствах по уходу за кожей, "32" и "Лесной бальзам" в средствах по уходу за полостью рта, "Черный Жемчуг" и "MIA" в декоративной косметике. На сегодняшний день Концерн "КАЛИНА" обладает производственным оборудованием, соответствующим самым строгим международным стандартам, а поставщиками компании являются крупнейшие в мире компании по производству сырья для парфюмерно-косметической продукции.

В состав Концерна "Калина", кроме фабрики в Екатеринбурге, входят: Kalina International SA (Швейцария), Дочернее предприятие "Паллада-Украина" (Украина), Kalina Overseas Holding B. V. (Нидерланды). ОАО Концерн "КАЛИНА" является владельцем контрольного пакета акций немецкой компании Dr. Scheller Cosmetics AG/www.dr-scheller-cosmetics.com/. Региональная торговая сеть Концерна в России и странах СНГ состоит из 188 компаний-дилеров. Дополнительную информацию о Концерне можно найти по адресу http://www.kalina.org/.

Ежедневно сотрудниками Концерна создается и обрабатывается несколько сотен документов. Огромный их массив, децентрализованное хранение, увеличение и усложнение документопотоков способствовали возникновению некоторых проблем:

• сложность поиска необходимой информации;
• сложность учета всех документов;
• сложность получения достоверной информации о текущем состоянии документов и в следствие этого отсутствие у руководства целостной картины происходящего на предприятии или в отдельных структурных подразделениях.

Для их ликвидации в 2007 году было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов.

Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты Концерна "Калина" провели тендер. Основными требованиями, предъявляемыми к системе, были:

• поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов (текстовые, графические, аудио-, видео-файлы), возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;
• создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;
• разграничение прав доступа на изменение документов;
• установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;
• протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;
• защита информации от несанкционированного доступа;
• поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;
• возможность расширения функционала системы до создания на ее основе системы электронного документооборота.

Рассмотрев все предложенные программные продукты, специалисты Концерна остановились на системе "CompanyMedia-Библиотека электронных документов" (компания "ИнтерТраст").

Помимо соответствия всем предъявленным требованиям система также отличалась такими возможностями, как:

• возможность настроить или доработать систему, что позволяет учесть специфику бизнеса заказчика;
• способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний.

Практическая реализация проекта внедрения системы была возложена на "Интермаст", бизнес-партнера ИнтерТраст в Екатеринбурге.

Проект начался в октябре 2006 года. Сотрудники ОАО "Интермаст" провели обследование потребностей подразделений и специалистов ОАО "Концерн "КАЛИНА", доработали "CompanyMedia-Библиотека электронных документов" в соответствии пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название "Электронный архив", была сдана в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет, контроль исполнения, преемственность информации "от поколения к поколению", что положительно сказывается на управляемости Концерна в целом.

На сегодняшний день в информационной системе "Электронный архив" работают сотрудники 10 групп маркетинга Концерна.

Валерий Булевич, начальник отдела ИТ Концерна "Калина", отмечает: "Возможность, используя систему, быстро найти необходимый документ, обеспечивает сохранность, актуальность и доступность для сотрудников Концерна хранимых документов, что позволяет более оперативно и качественно выполнять свои профессиональные обязанности".

В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.